檔案數字化的實踐與思考

高新霞 劉治蘭 齊小琳

（中國石油總公司新疆油田公司檔案中心，新疆克拉瑪依，834000）

當前，信息化發展戰略的實施，為檔案事業發展提供了難得的機遇。加強檔案信息化建設是檔案事業適應時代和社會發展的必然選擇，也是加速檔案管理現代化的客觀要求，更是提高檔案服務水平的必由之路。為更好地適應形勢發展的要求，新疆油田著眼未來，運用數字化、信息化技術，以服務主營業務的地質檔案為首選，在數字化方面進行了有益的探索與實踐。

1.檔案數字化勢在必行

1.1 檔案保護的變化。一是館藏檔案實體的老化。新疆油田自1950年代投入開發以來，形成了大量原始及成果檔案，這些檔案是新疆油田真實的歷史記錄，是企業重要的無形資產，具有非常重要的查考作用。但隨著時間的推延，受檔案制成材料、書寫材料、保管條件和頻繁借閱等因素的影響，有些檔案已出現紙張變黃、發脆、破損、字跡退色等現象。二是檔案載體形式的轉變要求保管個性化。計算機和計算機網絡使檔案信息保存實體發生了變化，產生了各種新型存儲介質，特別是數字信息記錄載體，如磁帶、硬磁盤、軟磁盤、光盤、光帶等，檔案的載體形式呈多樣化。不同載體有不同的保管要求，電子檔案載體的保管不同于紙質檔案。紙質檔案保管的重點是溫濕度控制、修裱加固、字跡恢復等；電子檔案的保護重點是維護載體上數字記錄信息的可讀性。三是存放檔案庫房緊張的問題日益突出。隨著油氣勘探開發事業的不斷發展壯大，檔案資料有增無減，存放檔案的庫房使用年代久，設施設備不能滿足現代化管理的需求。因此，實施檔案數字化，形成以數字信息為載體的電子檔案，減少存檔份數、改變利用方式，是解決庫房緊張和利用頻繁問題的有效途徑。

1.2 利用服務方式的轉變。油田最重要的產品是油氣，最珍貴的財富是檔案資料。這些檔案資料就是公司生存的基礎、認識的源泉，是推動公司持續發展的動力。離開了檔案資料的支持和支撐，再好的油氣田也會荒廢，水平再高的地質專家也找不到用武之地。作為油田主營業務的地質檔案是科研人員認識、研究、探討油氣開發的寶貴資料。據統計，地質檔案的年利用率在90%以上。大量的利用檔案需求，加之信息技術的發展和應用，改變了檔案資源的結構和獲取信息的方式，由利用紙質檔案為特征的傳統服務模式，向以開放式、網絡式為特征的檔案信息服務模式轉變，電子檔案成為提供檔案信息的根本基礎。

1.3 信息化建設的必然結果。信息化建設的發展，給檔案工作帶來前所未有的變化。計算機的輔助設計、輔助制造，形成了大量的CAD、CAM 文件；辦公自動化等專業系統的推廣應用，產生大量的電子文件；各種數據庫的建立需大量基礎數據和各類檔案數據做基礎；檔案管理手段的計算機化、信息的網絡化拉近了檔案和用戶的距離，用戶可通過網絡實現對檔案信息資源的共享。檔案工作從紙質檔案時代到計算機輔助管理時代，再到當今的檔案信息數字時代，這是信息化發展建設的結果。

2.檔案數字化的實踐

2.1 制定數字化的規劃。圍繞新疆油田信息化建設發展規劃，在“完善標準體系、加強基礎設施、數據知識共享、系統集成整合、提高應用效益、確保信息安全、集中統一管理、建設數字油田”的思想指導下，檔案工作提出“檔案資料數字化、業務工作程序化、數字館藏桌面化”的建設目標，在“十一五”、“十二五”檔案發展規劃的落實中，先后制定了《新疆油田公司檔案資料數字化建設規劃》《新疆油田公司數字檔案建設實施方案》《紙質檔案數字化操作規范》《音像檔案數字化技術規范》等指導性文件材料，保證檔案數字化工作目標明確，運作規范。

2.2 檔案數字化的實施。檔案數字化是一項復雜的工程,不是一蹴而就的,要根據實際情況和需要,分層次、分步驟、看輕重、講實用地“漸進式”開展、實施。一是統籌部署。盤點館藏檔案是實施數字化統籌部署的第一步。檔案數字化是一個龐大的系統工程。必須站在全局高度，統籌規劃、部署安排，形成實施數字化一盤棋管理的模式。確立“突出重點，分步進行”的原則，對館藏情況調查，摸清檔案類型、館藏數量、載體形態、利用等基本情況。確定從主營業務檔案到查詢利用率高的檔案逐步實施數字化。二是準確定位。檔案數字化必須有所選擇。優先“珍貴檔案、重點檔案、利用率高檔案”的數字化，做到數字化的檔案信息是高價值、高利用率、有特色的信息資源。三是保護與轉儲并行。檔案數字化是對歷史檔案的搶救保護。用字跡恢復技術處理褪色檔案，用修復技術處理破損檔案，用降噪、優化畫面等技術手段處理老化、磁粉脫落、信號差的聲像檔案，保護了檔案原件，為數字化工作打下基礎。檔案數字化是檔案形式的轉化，將紙質檔案、特殊載體檔案轉化成數字檔案，通過網絡提供檔案信息，減少對檔案實體的頻繁利用，有效保護館藏珍貴的歷史檔案。通過數字化形成大量的電子檔案，電子檔案具有信息和載體可分離的特點，載體可以通過多種技術手段得以再生，而信息一旦受損，則不能復生。因此在數字化過程中，檔案的保護和轉儲必須同步部署。

3.檔案數字化工作的幾點思考

檔案數字化工作，不是簡單的檔案掃描轉化問題，而是一項周期長、任務量大、流程繁雜的系統工程。由于沒有現成的經驗可借鑒，在實施過程中，不可避免地遇到一些矛盾和問題。從實踐看，以下幾個問題需要引起關注：

3.1 要重視檔案數字化工作標準體系的研究。制度規范化和標準化是進行檔案數字化工作的基礎，也是數字檔案信息資源生存和發展的基礎。檔案數字化的目的是適應信息時代檔案利用需要，實現網上共享共用，統一的標準則是數字檔案資源共享的基礎。檔案數字化標準規范體系的建設，如各類別各載體檔案的數字化規范，電子檔案備份、保管、鑒定、下載利用等，都需要科學研究。標準體系建設應從管理性標準規范、業務性標準規范、技術性標準規范三個層面來研究制訂、確實推行。從簡單的標準化向科學、精確的標準化，從孤立的標準向標準間的聯系與協調發展，從單個標準向標準體系發展，是標準化發展的趨勢。但目前看，檔案數字化標準化建設還處在簡單、孤立、單個的狀態，還沒有形成完整的體系，在軟件開發、流程管理、數據管理等方面的標準還很不完善，亟需加強研究。

3.2 要確保檔案數字化協調展開。這是館藏檔案數字化的關鍵問題。館藏全部檔案數字化，在理論上是最徹底的數字化方案，事實上，對于館藏較大的綜合性檔案館來說，不可能也沒有必要。數字化的根本目的是服務利用，檔案數字化的所有工作應都圍繞服務利用展開。如果偏離，則不利于體現檔案的真正價值，也影響檔案數字化工作效益的發揮。檔案數字化首先要充分認識檔案數字化是信息化建設的重要組成部分，要將檔案數字化納入企業單位信息化總體建設中，與其信息化通盤規劃，協調發展，而不應單獨實施，只考慮檔案部門這個小盤。

3.3 要考慮到資金投入。實現數字化，設備必不可少，需要打印機、掃描儀、刻錄機等設備。電子檔案的讀取受機器的限制，完全依靠著計算機技術，計算機的硬件、軟件更新速度快，存儲于光盤庫、磁盤庫等大容量存儲介質上，光盤、硬盤或其它磁盤使用壽命無法達到永久性保存的目的，其信息內容需要定期復制或制作。檔案數字化工作派生出的一系列問題需要資金作保障解決。

3.4 檔案數字化要循序漸進。通過新疆油田近5年的數字化工作，總結得出數字化工作應將利用效果與數字化質量放在首位。目前檔案部門的領導、專家也在反思數字化范圍、速度、質量問題。筆者認為檔案工作要循序漸進，不應一擁而上，應根據系統建設來

考慮數據建設，應根據企業內部其它系統對數據的需求考慮數字轉化，這是一個循序漸進的過程。否則數字化的檔案，用戶因沒有相應的支持軟件而打不開，因格式等原因不能與其它系統建立鏈接關系，給將來電子檔案存儲、檢測、數據恢復、格式轉變等留下隱患。

3.5 要與企業信息化建設有效融合。目前企業各項工作都以合作為基礎，以實現效益最大化。效率是一切社會活動所追求的基本目的，檔案數字化建設同樣要注重效益。要將與企業主營業務結合緊密的檔案拿出來與其它系統及數據建設有效融合，真正實現檔案資料數字化。特別要關注通過系統、軟件等形成的電子檔案，從流程、管理制度上保證數據的歸檔、電子格式的有效轉化。 雖然GB/T18894--2002《電子文件歸檔與管理規范》規定了系統與數據的同時歸檔、規定了格式要求，但實際操作有一定的局限，這就要求檔案部門著眼全局，在企業各系統建設中爭取話語權、建議權，這樣可以實現各應用系統數據項的定義與檔案著錄規則一致，電子文件與檔案要求相符，真正達到數據共享，避免數字化浪費。

3.6 要切實保證檔案數字化的安全。確保檔案安全是檔案工作的重要責任，也是檔案數字化建設不可忽視的一個重要方面。檔案數字化工作的安全，涉及檔案實體管理、信息管理和數據管理三個方面。實體管理就是要加強檔案實體流動全過程的監控，確保檔案實體的絕對安全。信息管理就是要做好檔案內容的保密工作，嚴防失泄密。數據管理主要是防止數據的丟失、破壞、被盜、更改，消除電磁輻射、非法下載復制、病毒侵襲、系統崩潰、硬件損壞等不安全因素。上述三個方面，必須綜合管控，不可偏頗，任何一方出了問題，都可能帶來不可估量的損失。電子檔案的保護重點是維護載體上數字記錄信息的可讀性，電子檔案的轉儲必須進行異地異質的備份。

總之，檔案數字化要始終堅持以“開發利用”為目標，以“現代化管理”為導向。從縱向上，抓統籌規劃、統一規范，提高館藏檔案數字化工作的速度、質量和效率。從橫向上，抓協助配合、互通有無，提高檔案數據的流暢歸檔和電子檔案的快速利用。檔案數字化改變了檔案人員的工作理念，創新了服務方式，提升了檔案信息的增值作用。隨著檔案數字化的深入進行，檔案工作必定會持續發展。