ERP環境下中小企業固定資產生命周期管理研究

○李玉清 趙合英

（1、嘉興職業技術學院旅游與管理分院 浙江 嘉興 314036 2、捷源綠能科技（上海）有限公司 上海 201801）

一、引言

固定資產是企業的重要資產，也是企業各項工作開始的物資基礎。但由于中小企業固定資產相對較少、資產購置的隨意性較大，后期又不重視維護管理，造成資產毀損、丟失、閑置等浪費。

隨著科學技術的日新月異，中小企業為增強核心競爭力，已將ERP等先進的管理軟件運用在日常管理和財務核算中。固定資產管理和核算是ERP管理中的一個模塊。如何科學合理地投資、使用、維護和管理固定資產，提高固定資產的運營效益，是實現企業資產保值增值、盤活固定資金的一大重要課題。

針對上述問題，本文設定在已實現ERP管理的中小企業中，把固定資產生命周期分為預算、購置、驗收、使用、處置等五個階段，并分別提出了各個階段的管理策略。

二、中小企業固定資產生命周期管理概況

固定資產生命周期管理以資產為管理對象，以實現企業總體目標為宗旨，以建立一體化的信息平臺為主要手段，統籌考慮、系統優化資產生命周期內各個環節，即：規劃、設計、采購、建設、運行、檢修、技改、報廢的全過程，在滿足安全、效能的前提下追求資產全生命周期內可靠性和經濟性的最優結合，從而實現企業價值最大化。

中小企業在固定資產生命周期的各個階段都存在不同程度的管理問題。有些中小企業重大項目固定資產購置是由個別領導拍板決定缺失科學決策的，缺少對市場機遇的調查分析，缺少投資可行性分析，出現不符合企業長遠利益盲目購置。有些中小企業在固定資產購置時，缺少統籌安排，重大項目完工之后，達不到使用要求，出現反反復復的更新改造，影響生產。最終造成企業固定資產閑置浪費，或者企業固定資產不能充分發揮其作用，固定資產投資失利。

由于中小企業日常管理制度不完善，實際工作中資產管理出現脫節，造成財務部門、固定資產管理部門和使用部門之間的制約失衡和互相銜接不連貫。清查中主要出現固定資產賬實不符的情況。如財務賬面上記載的資產存放或者使用地點與資產實際存放或使用的地點不一致；固定資產購置時財務登記入而實物管理部門未登記；固定資產已報廢，實物在不通知財務的情況下清理變賣，造成財務錯誤記賬。

中小企業在固定資產的處置階段存在很多管理制度不科學造成的問題：如維護固定資產繼續使用是否經濟合理；固定資產到期報廢處理有無經過相關部門的審批程序；固定資產殘值處理價格是否公允等等。固定資產對外投資或出售也會出現以上狀況。所以，對固定資產處置工作不進行嚴格管理控制，會造成資產非正常損失，企業財產非正常流失。

很多企業的領導片面地認為，資產只要在企業管轄范圍內，又是“固定”資產，“跑”不了。所以不設置專門的固定資產管理人員，而是由其他崗位的人員兼職管理固定資產，既要做好本職工作又要管理固定資產，很容易造成顧此失彼。

三、ERP環境下中小企業固定資產生命周期管理中的策略

1、加強固定資產投資項目預算的施行

中小企業在進行固定資產投資決策時，既要考慮國家宏觀政策、行業發展狀況和市場需求等外部因素，還要結合企業自身的戰略目標、發展方向，應認真做好決策前的需求分析、投資效益分析等投資可行性分析工作。固定資產項目投資前的調研、可行性論證非常重要，特別是工藝流程的可操作性、設備技術的先進性等，以提高投資決策正確的可能性，提高固定資產投資的效益性。

年度經營預算是企業對下年度經營發展狀況的預計。在綜合銷售情況、企業現有固定資產生產能力等方面估算企業未來新增固定資產的項目和資金預算，并明確固定資產項目實施的授權批準制度。對預算額度內資產項目的構建狀況進行追蹤分析，定期提交執行報告，年終考核預算執行情況。

開工建設前由項目使用部門會同管理部門提出申請“固定資產項目建設申請單”，根據內部權限的劃分，經有額度審批權限的人簽字后，此項目才真正立項。

財務部接到額度內經授權批準的“固定資產項目建設申請單”相關信息后，在ERP“在建工程”科目下設立“XX項目固定資產”二級科目。此二級科目專門核算該項目的實際執行情況。

2、強化購置過程的監督管理

采購部接到經批準的固定資產采購需求后，先尋找供應商、開展詢價等工作。采購一般固定資產要做到“貨比三家”，大型固定資產采購盡可能執行招投標的采購方式。評標工作需要有使用部門的參與，在性價比、保修條款等方面展開認真評定，經律師審核后擇優簽訂采購合同。

一項固定資產的采購涉及多份合同或多個訂單，中小企業的采購部門在ERP系統中正式記錄“采購訂單”，經采購經理批準后，作為固定資產價值管理的財務部門需認真審核項目歸集的準確性和各訂單明細列示的清晰性項目。在實物到達企業后，經使用部門或固定資產管理部門等相關人員檢驗，由物管部門根據“采購訂單”在ERP系統做入庫動作，此時系統自動過賬。

借：在建工程——XX項目

貸：應付賬款——暫估

財務部收到發票后，調出ERP系統中“采購訂單”。根據發票上的信息檢查供應商名稱、各明細行的是否已收貨、收貨數量與發票是否一致等。在ERP系統中輸入發票號碼、開具日期、接收日期、過賬日期等信息，匹配相應的發票。

借：在途物資——暫估

貸：應付賬款——XX供應商

運行收貨收發票清算后，系統自動過賬清算分錄。

借：應付賬款——暫估

貸：在途物資——暫估

3、理順固定資產項目的驗收流程

當固定資產構建完成，試運行達到預定標準后，項目轉入完工驗收階段。由采購部門牽頭，固定資產管理部門、使用部門、財務部門共同填制固定資產完工驗收單，正式移交使用部門使用。

驗收過程中，應當認真記錄固定資產的名稱、規格、型號、數量、技術參數、存放地點等信息。對于需要專業人員檢查驗收的精密設備，須聘請專職機構或人員進行檢驗，并在驗收單上簽字或出具驗收報告。

財務部根據完工驗收單，在ERP系統中將在建工程轉入固定資產。首先建立固定資產主數據卡片，詳細登記固定資產類別、成本中心、折舊年限、折舊起始日期等。其次，根據在建工程二級科目的明細記錄，逐條新建子資產（一般ERP系統達不到固定資產明細自動映射的功能，所以需手動設立）。再次，將子資產記錄加入固定資產主數據中。系統根據主數據相關信息計提折舊、生成唯一的固定資產編號等。

財務部將固定資產主數據中的資產類別、資產名稱、規格型號、完工日期、存放地點、使用部門等信息，特別是固定資產編號通知固定資產實物責任管理部門和人員，以便日常管理。

4、完善固定資產日常使用的管理

固定資產完工驗收轉入使用部門后，固定資產就進入了維護管理階段。此階段一般比較漫長，使固定資產更好地為企業服務與日常管理工作密不可分。

首先要保證固定資產實物的存在。企業一般都會定期對固定資產的情況實地盤存，防止資產的丟失，查看資產的狀況。盤點工作應由固定資產的管理部門、使用部門和財務部等共同參加，核對固定資產的名稱、類別編號、使用部門、存放地點、使用狀態等。盤點結束后，應對固定資產的盤點過程、管理情況、使用狀態等盤點結果形成盤點報告，對盤點中發現的問題提出處理意見和建議。對盤點后需要另行處理的事務，指定專人負責追蹤最后的執行結果。

5、嚴格固定資產處置的執行

固定資產處置制度不完善會造成企業財產流失，增加財產損失風險。企業應完善固定資產處置制度，固定資產管理部門、使用部門、財務部門等應加強固定資產處置制度的執行，嚴格監控固定資產的處置過程。

固定資產的處置清理過程一般分以下幾種情況。

（1）對于使用壽命到期正常報廢的固定資產，由固定資產的使用部門提出申請，資產管理部門分析復核資產的使用狀況，財務部核實資產的財務記錄狀況，報經企業授權部門或人員批準后轉入報廢清理程序

（2）對于使用壽命未到期非正常報廢的固定資產，由固定資產的使用部門提出申請，資產管理部門復核資產的使用狀況，分析繼續使用此項資產是否符合經濟效益原則；財務部列示賬務記載狀況，報經企業授權部門或人員批準后轉入報廢清理程序。

（3）對外投資或出售的固定資產，經其他程序批準后，由相關部門提出處置申請，財務部核實固定資產的財務記錄，報經企業授權部門或人員批準后轉入清理程序。

財務部根據企業授權部門或人員批準后處置申請，在ERP固定資產模塊選中此項固定資產主數據卡片，選擇“報廢”后，賬面凈值轉入“固定資產清理”總賬科目。固定資產清理程序是由采購部尋找購買方報價、固定資產管理部門和財務部門參與，相關部門協助，固定資產實物轉出企業。

[1]趙合英：試析ERP環境下中小企業固定資產管理對策[J].會計師，2012（7）.

[2]張雅榮：中小企業固定資產管理問題與對策[J].企業研究，2012（4）.

[3]吳琳：對于企業固定資產管理的調研與分析[J].現代經濟信息，2011（1）.

[4]劉紅梅：企業固定資產管理中存在的問題及其對策[J].企業導報，2011（1）.