基于信息化視角的高校大型儀器設備開放共享機制研究

任金妮，高祿梅，孫 宇

(西安交通大學 實驗室與資產管理處，陜西 西安 710049)

近年來，國家加大了對高等教育的投資。特別是伴隨著國家“985工程”和“211工程”的建設，我國高校基礎設施和教學、科研環境得到巨大改善，重點裝備與大型儀器設備的持有水平較世界一流大學差距逐步縮小。然而，相對于體量的飛速躍進，切實提升高校大型儀器設備的利用效率，推進大型設備共享，已成為高校大型儀器設備管理工作的重要內容。

1 推進大型儀器設備共享要理念先行

為切實解決大型儀器設備共享這一關鍵問題，許多高校都在進行積極的嘗試與探索[1]。筆者認為，共享思路大致有3個方面。

(1) 解放思想，深入推進共享理念。推進共享理念是工作基礎，在這一基礎上配置相關組織機構、核算儀器設備、確定人員編制、論證購置可行性、設立專項維修經費和運行經費。

(2) 充分調研，科學設計管理制度。科學管理制度是工作保障，高校必須結合學校特點與實際情況進行深入調研，制定合理可行的管理制度，保障各項規章制度順利運轉，監控各項經費的合理開支。

(3) 精細設置，落實價值導向。價值導向指引是長效機制，儀器設備開放共享工作必須步入良性運行軌道，要充分調動所有設備管理人員的積極性，才能保障資金的投入進入良性循環并得到價值提升。

在這樣理念的指引下，西安交通大學10年來穩步推進大型儀器設備共享工作，設備共享的理念在全校上下得到充分的認可。學校在人員編制、購置論證、資金撥付上均已步入正軌。學校專門設置了大型設備共享管理中心以推動大型設備共享工作，對大型儀器設備共享與績效考核制定了一系列政策。隨著大型儀器設備共享工作的深入，對突顯的問題也進行了新的思考。

關于大型儀器設備共享的思考集中在5方面：

(1) 如何在保障教學、科研需求的基礎上，充分提高設備共享程度[2]；

(2) 如何在人員編制不增加的情況下，提升設備管理人員的管理效率[3]；

(3) 如何在現有財務管理制度下，打通學生賬戶使用大型儀器設備的局限；

(4) 如何在現有流程不變的情況下，加強專項資金的監管；

(5) 如何提供科學數據支撐。

2 積極探索，尋找途徑

為找到以上5個問題答案，筆者從內涵式發展的角度進行了思考，認為設備共享率低是因為：(1)缺乏強制控制手段與實時數據監測，設備所屬單位以本單位使用時間不足為由，拒絕向外單位提供服務；(2)管理效率低是由于現有設備管理手段落后，大量紙質記錄流轉耗費時間；(3)學生賬戶使用設備范圍受到局限是因為各設備單位財務獨立核算，缺少通用記賬手段[4-5]；(4)資金監管漏洞，是由于未能建立學生、管理員、管理中心互相監管的機制；(5)統計數據的欠缺是由于上報數據的不準確與繁瑣的統計工作量。

據此，西安交通大學于2010年開展了大型設備預約管理信息系統的開發工作。筆者認為采用信息化技術[6-8]手段是解決上述5個困惑很好的途徑。

3 創新思維，落實措施

3.1 系統總體設計

在大型設備預約管理信息系統中，需要設置兩類關鍵的分配資源：實驗時段與信用額度。共享中心將這兩類資源設置分配給設備管理員及導師，學生分別從這兩類用戶中獲取資源后即可進行設備使用。系統包含預約管理、信用管理、經費管理[9]、業務流轉管理、數據統計管理[10]等5個功能模塊，由這5個功能模塊分別操作設備數據庫、人員數據庫、預約數據庫和資金數據庫。通過對數據庫的管理，實現工作流程的正常運轉與各項功能的實現(見圖1)。

圖1 大型設備預約管理信息系統框架圖

3.2 提升設備共享程度

在系統中，對于實驗時間資源的分配是提升設備共享效率的關鍵所在。時間資源的分配需要符合設備特點與管理實踐，系統采用3個手段予以保障。

3.2.1 時間片段化

由于高校設備種類繁多，性質各異，每臺設備完成一次實驗的耗時各不相同。如果在用戶預約時，讓用戶靈活選擇需求時間，會產生2個問題：一是預約時間超出所需；二是產生過多的時間碎片，造成浪費。所以系統中按照不同設備，由設備管理員自行設置實驗預約的最小片段，用來限制最小的預約單元。系統設計了順序預約模式與隨機預約模式供設備管理員選擇，用來設置用戶在一天內預約時間的排列順序。經過時間片段化，為實驗時間的分配做好了鋪墊工作。

3.2.2 基于角色的彈性時間分配算法

高校儀器設備共享的原則是優先保證課題組的需求。然而由于各單位的需求各不相同，我校的大型設備預約管理信息系統采用了基于角色的彈性時間分配算法，將用戶分為單位內與單位外兩類角色，進行時間片段的有條件競爭。

在系統中，針對每臺設備分別設置兩類用戶獲取實驗時間分配比例的上限與下限，在某一類用戶暫時達到上限后，即限制該類用戶的預約行為，直到另一類用戶達到它的下限時，放開鎖定用戶的預約狀態。為避免設備出現空轉情況，當另一類用戶始終無人預約時，在設備管理員設置的解限天數內，系統自動放開解限時段內的時間片段，供兩類用戶自由競爭。這樣的分配規則能根據不同用戶的需求程度，靈活分配兩類用戶的使用時間，既保證了設備最大的運轉效率，又保證了盡可能提升設備的共享效率，同時在需求量飽滿的情況下，保證單位內用戶的優先使用。

3.2.3 補錄機制

在上述規則的運行下，系統能夠提前將實驗時間資源靈活分配出去。然而，系統對于緊急情況的處理功能也必不可少。為了賦予設備管理員一定的管理靈活度、保證數據完整性，在系統中設立了與預約并行的補錄機制。即設備管理員可以在空閑時段內，針對未預約的用戶手動添加設備使用記錄。這時，系統采用登記即成功的策略，直接跳轉到實驗完成登記環節。

補錄機制使系統在與設備管理單位充分溝通的情況下，能夠靈活設置共享標準，并按照相應標準，實時對數據進行監測，為日常的設備實驗資源的監管提供了數據支撐，也賦予設備管理員充分的管理靈活度。

3.3 提高設備管理效率

由于一些高校實驗技術人員不足，優秀的實驗技術人員往往需要承擔多臺大型儀器的送樣服務工作。為減輕設備管理員的工作負擔，系統采用了以下的模式進行設計解決。

3.3.1 事件冒泡通知機制

當用戶登錄后，首先進入控制中心，控制中心將所有的系統事件中最緊急的部分劃分為3類：消息提醒、業務處理和便捷工具，每一類的右上角均有冒泡提醒用戶進行相關操作。用戶可以通過點擊直接轉入處理界面，處理完成后冒泡消失。該處理機制既能減少用戶處理時間，也能減少事務遺漏處理的發生。

3.3.2 “點菜式”實驗項目管理

原有的實驗管理，設備管理員需要手動登記設備使用情況，并對實驗費用進行累加，工作效率較低。在系統中設計了“點菜式”的實驗項目管理方式(見圖2)。

圖2 “點菜式”實驗項目管理界面圖

針對每臺設備可以進行的實驗，由設備管理員進行維護，并分別列出不同身份用戶的計費標準。在用戶進行預約時，系統依照用戶登錄角色，直接給出所選實驗項目的計費標準供用戶參考。在實驗結束后，系統會自動核算實驗費用，極大地節省了設備管理員的計算工作量。此外，系統對于收費標準的變更也采用了浮動管理機制，即實驗完成時的收費標準按照預約時的收費標準計算，保證了在任何時段進行收費調整后，實驗收費統計的正確性。

3.3.3 自動記錄功能

按照教育部和科技部的要求，大型儀器設備每年需要上報機時統計。設備的預約批準、日常日志登記、狀態記錄、機時統計都使用了系統的自動記錄功能。例如，用戶預約后，只要能夠通過設備管理員設置的預約條件檢驗，預約即成功；系統依據每日預約情況自動維護設備日志。當設備發生故障后，隨著設備管理員對于設備狀態的調整，自動寫入日志，并在年底對于設備的機時進行分類別統計匯總。自動記錄功能減輕了設備管理員工作負擔，使設備管理員能夠用更多的精力進行設備功能的開發等工作。

3.4 打通學生賬戶使用設備局限

出于安全考慮，我國高校的財務系統禁止與任何其他系統對接，因此財務系統往往成為高校信息化體系中的孤島。當學生需要使同類但屬于不同單位的設備時，就需要開通不同的賬戶，不僅增加了學生的辦事繁瑣程度，同時增加了設備管理員管理的負擔。在遵守現有財務管理規定的基礎上，我校在打通資金管理的思路上進行了開拓，開通了信用保障機制。

信用保障機制是信用額度資源分配的根基。我校實驗室與資產管理處和財務處合作，共同推出信用機制，打通全校范圍內師生使用設備的信用額度，向每位校內教師開通信用使用權限，再由導師給他指定的學生。在指定的時間范圍內和指定的若干臺設備上開通指定信用額度，學生就可以在全校任何一臺設備的管理員處，憑借導師署名的“信用額度開通申請表”開通額度，使用規定范圍內的設備。

在使用設備時，學生可以先完成實驗，然后去財務處繳款銷賬。導師對于簽字認可的信用額度內的費用承擔信用風險。信用機制的開設，使得學生在使用設備時，不再需要頻繁地往來于設備管理員與財務處，可以于一定時間段后，統一將實驗費用打包繳納，系統出具自動匯總核算的繳費清單，一次性結算賬戶欠費。

3.5 加強專項資金的監管

加強學校“大型設備運行維修專項資金”的監管，落實資金使用途徑、彌補監管漏洞是系統設計的另一特色。系統采用了2項措施加強了資金的監管。

3.5.1 用戶角色監督

系統將學生、設備管理員、管理中心3種角色進行分離，建立了互相監督的流程規范。

首先，實驗的預約方是學生，由其產生實驗項目，并按照學校批準的設備使用收費標準核算實驗費用。依照用戶身份，系統自動判斷是否符合共享補助資格；其次，由設備管理員進行經費資助身份確認和實驗費用確認，對于超出或不足實驗標準收費的情況，需要填寫說明；第三，再次由學生進行總費用額度認可，并提交中心審核；第四，中心確定最終補助比例，將該次實驗欠款劃分為兩部分，由中心進行實驗運行補助部分的直接劃轉，由學生進行剩余部分的繳費。

3.5.2 離線對賬機制

為了保障該系統與財務系統數據的一致性，系統設置了離線對賬機制，即通過“還款”過程，由設備管理員和管理中心分別將系統中的實驗記錄與財務憑單進行離線綁定，做到每項實驗、每筆經費都可查，可追溯。這一綁定操作可以進行打包處理，也可以單筆處理。這樣做既能為設備管理員提供便捷的資金管理手段，又能達到對信用體系穩定監管的目的。

設備管理員可以通過系統很方便地看到統計時間段內完成實驗總額、已收回費用、待收回費用，并與財務處劃轉收入筆筆對應。中心也能看到每位導師或者小組的欠款狀況，及時提醒他們維護信用額度。

3.6 支撐科學數據統計

每年開展大型設備考核工作，是學校對于設備共享的價值導向的集中體現。在這個系統的設計中，希望借助于系統中真實有效的數據為合理評價指標的構建提供基礎。

系統可以針對設備共享數據、實驗收入數據、基金使用數據分別按照實驗日期、實驗機組、設備管理員、導師、學院等條件進行統計匯總，這樣在進行儀器設備考核工作中，就獲取了直接的量化數據，為考核工作提供基礎數據。

4 信息聯通，有力保障

西安交通大學在“十一五”期間，對于全校的信息化建設進行了全面部署和提升，而這些提升也成為本系統運行的重要保障。

首先，本校師生對系統的使用無需注冊、無需申請，系統直接對接學校“統一身份認證”[11]系統，對用戶所有信息直接采集，使系統的安全性得到保障。

其次，由研究生院和人力資源部進行身份信息的維護，能夠及時得到導師、學生的身份對應關系，為系統的自動判斷提供依據。

第三，財務處與信息中心合作，通過離校系統對惡意欠費的學生進行約束，通過財務管理系統對惡意欠費的教師進行約束，維護校內信用體系的良性運轉。

5 結束語

西安交通大學對大型儀器設備共享方面的突顯問題逐步理順了思路，積極破解難題，走出了一條內涵發展的新路。借助信息化手段，在擴大大型儀器設備共享、提高管理效率、打通使用局限、加強資金監管、制定科學考評等方面作出了認真的思考和積極的嘗試。伴隨著國家“2011協同創新計劃”[12]的部署，學校同研究所、企業和其他社會單位之間互通互惠、共享資源，為解決國家重大戰略需求承擔重任，并將在進一步發揮高精尖設備效能，促進教學、科研質量方面繼續深入探索與實踐。

[1] 陳德敬,周海濤,賈延江，等.高校貴重儀器設備資源共享管理的實踐與體會[J].實驗技術與管理，2009,26(5):11-14.

[2] 楊海軍，李勇.基于學生培養的大型儀器開放共享新模式[J].實驗室研究與探索，2011,30(11):243-245.

[3] 梁軍，高惠玲，李曉林，等.可持續發展理念在大型精密儀器開放共享中的探索與實踐[J].實驗技術與管理，2011,28(11):255-257.

[4] 楊樹國，武曉峰，聞星火，等.設立實驗室開放基金促進學校儀器設備開放共享[J].實驗室研究與探索，2011,30(11):382-386.

[5] 申嫦娥.基于共享的科學儀器設備財務運行機制研究[J].中國科技論壇，2010(1):9-12.

[6] 張玉平.高校大型儀器設備共享的系統管理[J].實驗技術與管理，2010，27(9):9-12.

[7] 高祿梅,賈申利,楊帥，等.推進大型設備開放共享的研究與實踐[J].實驗技術與管理,2011,28(11):217-220.

[8] 宋玉厚,朱榜芹,喬威，等.基于ERP管理思想,構建大型儀器設備開放共享體系[J].現代教育技術,2012,22(1):11-16.

[9] 趙韞哲，高祿梅，孫宇.大型儀器設備對外服務收費方式的改革與實踐[J].實驗室研究與探索,2011,30(11):259-262.

[10] 姜愛民,李明弟,王少華，等.大型儀器設備使用效率評估、檢查的實踐與探索[J].實驗技術與管理,2012,29(1):1-3.

[11] 劉海韜,陳磊,李衛.基于校園一卡通的大型科學儀器共享預約系統的設計與實現[J].現代教育技術,2012,22(11):68-72.

[12] 教育部，財政部.關于實施高等學校創新能力提升計劃的意見[EB/OL].(2012-04-20)[2013-06-25].http://www.moe.gov.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/A16_zcwj/201204/134371.html.