關于學校檔案管理存在的問題和對策探究

孫錫軍

（吉林省白山市通化礦業集團職工培訓中心，吉林 白山 134300）

關于學校檔案管理存在的問題和對策探究

孫錫軍

（吉林省白山市通化礦業集團職工培訓中心，吉林 白山 134300）

本文針對目前學校檔案管理的缺陷進行探討，研究完整可行的檔案管理方案，對學校檔案管理進行進一步完善。

檔案管理；真實性；完整性

檔案對于學校和學生有著重要的作用，也是學校價值的體現，這些主要包含老師對學生數據統計的依據，還有日常學生們在學習中的問題的突出，這些問題都記錄在檔案中。因此，檔案的真實性也就是對學生進行評估的重要指標，沒有真實的檔案也就不能對學生進行正確的管理，所以檔案是學校發展的重要指標，是學校教學發展的重要前提條件。

1 學校檔案管理在學校的重要地位

檔案是學校工作的總結，也是學校領導決策的參考，對于學校的所有事情當記錄在檔案里，也是學校生活的記錄，檔案能夠反映之前所發生的事情，對每一件事的記錄在檔案里，這也就是企業領導者的眼睛，只有這雙眼睛沒有被沙子傷害，才能對整個管理工作全面進行。在學校里就是通過檔案來判斷這所學校的成績，了解學校的發展、專業的設置、實驗設備等；這些都是通過檔案來完成的，所以檔案的正確性也就直接影響到學校的發展。

檔案也是反映教學管理的重要依據，學校的管理工作最主要的就是教學管理，這也是一個復雜系統的工程，在教學管理中每一個環節都離不開數據，在這個工作進行中都是根據檔案數據來開展，每一步的發展都記錄在案。學校在進行教學評估的時候也就是依據數據來進行，對老師的教學能力、學生的學習狀況和教學工作開展的進度，這些都是通過檔案進行，檔案管理工作在學校管理中有著重要的作用。

2 學校檔案管理工作存在的問題

學校檔案管理工作到現在為止還是存在很多問題，主要的問題存在以下幾點；

2.1 沒有正確的設立檔案管理機構

目前，很多高校已經認識到了檔案管理工作的重要性，但是對檔案管理工作上還是存在一些問題，在對檔案管理機構的設立和人員分配中存在管理問題，學校在檔案管理上還是存在一些認識上的錯誤，他們認為設立檔案管理機構就能很好的進行檔案管理，這些想法也就導致檔案管理的不完整性，在檔案管理的設備上也跟不上現代學校的進步，也就使得檔案管理嚴重的存在漏洞。

2.2 檔案管理人員對檔案管理的意識不強

由于學校在檔案管理安排上存在問題，也沒有足夠的認識到問題的嚴重性，在對檔案管理工作人員的管理也就不夠重視，在由于學校的教職員工對檔案管理方面也沒有重視，對一些檔案的整理收集也就沒有很好地開展，導致很多的檔案不完整，也就對檔案記錄的質量受到影響。

2.3 檔案管理設備的落后

在學校管理工作中存在很多的硬件問題，在管理設備上存在的問題也就是檔案管理的難度加到，有加上檔案管理人員的不重視更加導致檔案管理的嚴重影響，在對檔案管理上沒有一定的規章制度，也就不能更好的開展檔案管理工作。在加上一些學校的檔案管理資料比較混亂和不規范，在查找的時候比較困難，嚴重影響了檔案的查找率。

2.4 檔案管理人員的態度問題

由于檔案管理設備的問題，也就導致檔案管理工作量增加，在檔案管理中管理人員也就沒有經過嚴格培訓，對檔案管理工作態度存在問題。很多學校的檔案管理工作有很多種類，在人員的分配管理中也就導致檔案管理存在不足。

3 加強學校檔案管理的對策

3.1 學校檔案管理的制度化

檔案管理的主要原則就是進行制度化，在學校的檔案管理中主要就是對檔案進行評估，健全檔案管理各個方面的內容，我們在平常教學中對學生教學、學籍、業務等各方面的檔案，不斷的豐富檔案管理中檔案的內容。同事我們還要建立專業的檔案管理人員，在管理人員中要進行嚴格的檔案管理工作的培訓，充分認識檔案管理工作的重要性，對檔案管理整個流程全方位進行培訓。

3.2 領導加強對檔案管理的認識

檔案管理能否順利的進行開展，最主要的就是學校領導的觀念，學校領導對檔案管理工作高度重視也就能夠使檔案管理工作順利開展。因此學校檔案管理工作學校領導要重視檔案建設，并善于利用檔案資料對學校進行管理，同事檔案管理工作人員應該對學校領導進行檔案講解，加強領導對檔案管理工作的重視和配合，讓學校領導認識到檔案管理工作的重要性，也要加強檔案管理工作的費用支出，不斷的改善檔案管理工作條件。

例如：某學校的檔案管理主要分成兩個階段：第一，是檔案進入庫房之前的保管工作。第二，是進入庫房之后的保管工作。該學校對于學生的檔案管理工作非常嚴謹，學校的領導意識較強，對于檔案管理工作的態度認真負責。因此，致力給予學校檔案管理人員良好的工作環境和工作待遇。此外，學校還明確規定要求檔案管理做到以下幾點：首先，學生的學籍檔案管理資料填寫一定要使用藍黑墨水筆或者鋼筆，不得使用圓珠筆和鉛筆。檔案的書寫要求規范，字跡工整，不得有涂改的現象出現。其次，對于學生和老師的檔案要進行嚴格檢查，檢查資料是否齊全。進行了認真仔細的檢查之后，并給予安全保護工作，以維護檔案的真實性。最后，由于學校的檔案具有一定的特殊性，因此，在進行入庫的時候一定要給予良好的保管環境，避免檔案受到損壞。

3.3 加強檔案管理人員的管理意識

檔案管理是一種管理和知識意識的工作，隨著社會的發展，檔案管理工作人員應該不斷的加強這種管理意識，要加強這種檔案管理意識，主要就是要建立檔案管理人員不斷學習，并樹立正確的人生觀和價值觀，要求檔案管理人員認真學習有關法律，了解學校檔案的真實面貌。同事還要熟練的掌握檔案管理工作的技術，不斷優化自身的專業性，并在此時適當提高檔案管理人員的待遇，激發他們工作積極性。

結語

做好學校檔案管理工作，有利于對學生的教學工作，也提高了學校的教學建設，因此，必須重視檔案管理工，讓學校檔案的管理工作為學校職工提供更加及時、準確和有效的服務。

[1]解穎嫻.高校學籍檔案管理存在問題與解決對策[J].教育學院學報，2010（11）：01.

[2]李凌.學校檔案管理存在的問題和對策[J].教育導刊，2009（01）：12.

[3]唐立真.高校檔案管理存在問題與解決對策[J].教育學院，2010（11）：01.

[4]崔凌.企業檔案管理存在的問題和對策[J].實習報告，2009（01）：12.

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10.13612/j.cnki.cntp.2014.06.133