檔案管理工作的創新性研究

張治霞

摘 要：隨著社會的不斷發展和市場競爭的激烈，企業對于檔案工作越來越重視，為企業的經營發展提供了重要的基礎。在企業不斷發展的過程中，會不斷的涌現新技術和新理念，所以檔案工作也要及時的創新，跟上時代的步伐，為企業的發展提供更加堅實的基礎。

關鍵詞：檔案管理；創新；檔案工作

1 目前檔案管理工作的困境

由于受多年形成的封閉保守的傳統檔案管理意識的影響，檔案人員缺乏市場競爭意識和優勝劣汰的危機感，缺乏開拓創新的精神和應有的活力，沒有創新的主觀愿望，檔案中潛在的價值不能充分地開發出來，致使檔案工作與經濟建設和精神文明建設不協調。

1.1 檔案基礎建設落后

由于傳統的檔案文件都是以紙質的形式保管的，所以在數量上比較多，這就需要良好的保存條件。而現階段很多的企業檔案保管條件還停留在上個世紀五六十年代，安全防范措施不夠規格，溫濕度條件不符合保存條件。在檔案歸納整理方面不夠規范，給信息的錄入帶來了困難。隨著科學技術的發展，很多企業的檔案管理工作中已經應用了計算機和網絡技術，但是部分企業中硬件設施不夠齊全，無法進行現代化的檔案管理工作。

1.2 檔案管理意識淡薄

檔案管理是現階段企業發展中的重要工作，為企業的發展提供了重要的依據。但是還有很多檔案管理人員沒有意識到檔案工作的重要性，每天都是得過且過，沒有積極主動的投入到工作中去，致使檔案工作毫無創新可言，對于企業的發展也沒有借鑒性。

1.3 檔案從業者的綜合素質不高

由于部分企業對檔案工作的不重視，所以檔案管理人員的綜合素質較低，沒有引進專業的技術人員，工作態度以及工作方式都無法適應現階段的發展形勢。檔案工作始終停留在過去的俗套中，只是簡單的整理文件，并沒有進行創新。

1.4 檔案收集范圍窄

目前的檔案工作大多數主要針對零散的文件，對于企業生產過程中的技術材料，平時的會議記錄，機械設備的安裝調試記錄等都沒有進行收集整理，致使很多寶貴的資料丟失，不利于檔案管理工作的有效開展。

2 檔案管理創新

2.1 創新管理思路

要想改變檔案管理工作目前的狀態，首先要從思路上進行創新。將過去被動的工作轉變為主動工作，積極主動的到企業的各個部門去收集資料，將收集到的資料進行科學合理的分類，為企業的經營發展提供有利的條件。

2.2 創新管理模式

對于檔案管理的模式應該進行創新，改變過去繁瑣的工作流程，加工檔案收集整理的步伐，提高工作效率，縮短歸檔周期。在此過程中，可以充分的利用現代化的信息技術，將計算機和網絡技術充分的應用到檔案管理工作中來。將檔案信息錄入到電腦中，然后通過掃描條形碼的方式對檔案進行管理，從而可以快速的進行整理和查閱，大大的提高了工作效率，同時提升了檔案的利用率。在檔案的收集方面，應該積極的調動各個部門的人員，主動將手中用過的具有一定價值的技術資料交到檔案室保存，然后將信息進行共享，對于企業的發展具有重要的意義。

2.3 創新檔案基礎工作

2.3.1 豐富檔案資料。將檔案收集工作的范圍擴大，不要局限在文字資料方面，對于企業中的科技類資料要重視收集。在企業日常生產中，會有很多的創新和科研，對于這些技術資料應該妥善的保存，為企業以后的工作提供參考借鑒。在企業平時的會議記錄也要收集整理，對于企業經營理念的制定具有重要的意義。在對機器設備進行安裝和調試時，要將過程進行記錄，并且封擋保存，在日后的使用中可以有所借鑒。

2.3.2 編制高效的檢索工具體系。檢索工具編制得越科學，對檔案的揭示就越全面，檔案信息就開發得越迅速。根據目前狀況，除了建立一個科學的更加完善的手工檢索系統外，還要逐步適應信息社會的需要，積極應用計算機技術建立自動化的檢索系統。在檢索工具編制中，要注意類型多樣化，泛化檢索點，既要有總目錄，也要有專題目錄，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。

2.3.3 現代技術手段的運用。可以建立檔案服務網站，制作信息含量高，個性化強，界面美觀的主頁。一方面有利于對檔案部門的宣傳，另一方面也便于企業了解和利用檔案，人們可以不受時間和地域的限制，隨時可以在網上瀏覽檔案信息。數字化檔案館也充分顯示出了它的優勢，通過建立檔案數據庫，既節省空間又方便利用。

2.4 創新檔案工作機制

在管理體制上，要遵從管理創新的一般規律，建立以人為本的管理體制和服務機制。為員工創建良好的工作環境和生活條件，對員工的管理不再是以使用為中心，而是將人視為最有價值和最富有競爭力的資本，以企業和員工的共同發展（即“雙贏”）為中心。在用人制度上，要愛才，招才，惜才和用才。管理者應在企業內各項工作中體現愛才之心，容才之量，舉才之德，護才之魄，用才之道。推進“能上能下”的競爭制度，在檔案工作中形成“能者上，平者讓，庸者下”的有效競爭機制，廢除領導干部職務終身制和員工職稱終身制，改管理干部的任命制為聘用制，員工用工制度的單項選擇為雙項選擇。在分配制度上，堅決打破“大鍋飯”。與實際工效掛鉤，多勞多得，充分調動全體員工的積極性，主動性。

2.5 提高檔案從業人員的素質

2.5.1 樹立創新意識。檔案工作的創新來自對檔案管理的創新想法，沒有創新的認識，檔案創新就無從談起。網絡經濟時代是一種全新的經濟時代，檔案工作要適應這種新時代的要求，就應當有創新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創新工作為知識經濟的靈魂，在檔案工作網絡化方面，滲透創新思想，開展創新實踐。

2.5.2 培養知識的創新能力。檔案工作者應努力優化自己的知識結構，持有懷疑的精神，求變的態度和綜合選擇的能力，使自己成為適應、符合時代要求的復合型人才。

2.5.3 培養信息的處理能力。檔案工作者應掌握如何使用計算機網絡、如何利用計算機處理信息等信息處理技術，使用網絡應成為每一位檔案工作者的基本功。

2.5.4 培養信息技術開發應用的能力。檔案工作者不僅應學會利用網絡進行檔案信息的應用開發，最好還能根據工作實際獨立開發檔案網絡信息資源，在管理方面實現計算機網絡管理，做到檔案信息資源共享。

3 結束語

檔案工作是企業發展中的基礎，為企業的發展提供了有利的條件。隨著市場經濟的不斷發展，企業間的競爭逐漸加劇，所以檔案管理工作也要與時俱進，不斷的創新。在管理理念、管理模式以及管理人員方面都要不斷的提升和改善，高度重視檔案管理工作，將其納入企業的重要工作日程中。在創新的過程中，要將現代化的計算機和網絡技術與檔案管理工作相結合，有效的提高檔案管理工作的效率。積極的調動企業各個部門的積極性，主動的上交檔案資料，拓寬檔案收集的范圍，為企業的發展創造更加有利的條件。

參考文獻

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