淺談如何提高國土資源檔案管理

侯 穎

（菏澤市國土資源局，山東 菏澤274000）

國土檔案是國土資源管理工作的重要組成部分，是一項基礎性工作。加強國土檔案管理，促進檔案工作制度化、規范化、信息化建設，更好地服務國土資源管理工作，服務地方經濟建設，是國土檔案管理遵循的一條重要原則。

檔案是歷史的真實記錄，具有憑證價值和法律效力，為我們提供各種歷史資料、數據，對揭開歷史遺留問題起了很大的作用。國土資源檔案詳細記錄了各項目建設占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產的土地權屬來源，交易變化過程，是土地確權、土地權屬管理、土地利用規劃、耕地保護和執法監察等國土工作的科學依據，與政府的工作和群眾的生活有著十分密切的關系。因此研究和探討如何規范、提高檔案管理工作是十分必要的。國土資源檔案信息量大，種類繁多，既有綜合類檔案，又有地籍管理、建設用地、土地利用規劃、國土資源監察、地礦檔案等十大類。在新的形勢下，國土檔案工作只有緊貼國土中心工作，轉變傳統觀念，拓寬服務領域，延伸服務范圍，創新服務機制，研究把握檔案管理工作規律，最大限度地開發挖掘檔案信息資源，才能充分發揮國土檔案獨特的服務功能，使之真正成為增強國土工作發展后勁的基礎業務工作。

加強檔案管理意識是實現檔案工作規范化、完善化的基礎。 認真學習《檔案法》、《檔案法實施辦法》。檔案人員要有高度的責任感，嚴肅認真的工作態度和全心全意的服務思想。 作為檔案人員首先要靠自己，要主動有所為，以貢獻求支持，以效率求發展，努力在平凡的崗位上創造出不平凡的工作業績。其次，利用《檔案法》、《檔案法實施辦法》在全局范圍內展開廣泛加強檔案管理、 保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設，提高對檔案工作重要性的認識，提高全局干部職工的檔案意識。 其三，利用各種機會和場合向領導宣傳局檔案工作取得的成績，宣傳檔案工作的地位和作用，不斷擴大檔案工作的知名度，爭取得到領導的重視和支持，確保足夠的人力、物力、資源的配備，使檔案工作從人員、硬件、資金投入得到領導的重視。

檔案工作是一項專業性很強的技術性工作，檔案人員要有較好的專業素質才能勝任檔案管理工作。需要人的細心、耐心和安心。提高檔案工作人員的素質是實現檔案管理工作規范化、完善化的前提。 檔案工作人員要自覺樹立愛崗敬業精神，認真遵守“忠于職守，維護史實，埋頭苦干，優質服務”的檔案職業道德規范，以勤為本，無私奉獻，不斷培養實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風。要明確檔案工作者的職責任務，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優質的檔案服務，同時不斷強化依法治檔意識，嚴格執行政治紀律、組織紀律和工作紀律。檔案部門也要積極加強各項業務培訓、實地培訓、分類培訓等多種方式，還可創造條件邀請檔案學專家學者來本地講解新的或重點檔案業務知識。

做好文書處理是實現檔案工作規范化、完善化的重點。檔案工作規范化、完善化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作規范化、完善化的重要基礎工作。 在實際工作中，把住文書處理工作規范化的入口關，做好實現檔案工作規范化、完善化的基礎工作。 首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定，排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。 二要注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。 三是公文字跡要牢固清晰，不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。 四是使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

加快檔案信息化建設是實現檔案工作規范化、 完善化的有效途徑。 伴隨著信息時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網絡的新天地。數字化優勢，方便了檔案查詢，提高了檔案查詢效率，方便了檔案利用成果分析。 檔案數字化，是“數字國土”工作的必然要求。首先，國土管理工作既形成各類土地檔案文件材料，又依賴于這些土地檔案文件材料開展日常工作，要建設“數字國土”，必須要建設數字檔案室；其次，電子文件的歸檔工作已成為檔案數字化建設的重要內容；第三，國土管理工作的辦公自動化及土地申報、審批等工作的網上辦公，必然要求檔案工作緊隨其后，實現檔案數字化。

近年來，國土資源系統將信息化建設作為提升國土資源管理水平的突破口，大力推進國土資源電子政務建設，積極實施“數字國土”工程，各種信息技術在國土資源管理中得到了廣泛應用，

也促使國土檔案管理的數字化建設發展迅猛，形成了國土檔案工作發展的新起點。檔案人員除了繼續做好單位檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解單位需求，擴大服務內容。檔案信息化必須加快檔案管理應用系統的建設，建立數據庫是一項長期的任務，檔案管理信息化，實現機讀數據的共享，讀者用戶通過服務器，點擊相關聯結，可以方便地查詢所需資料，使部門間相互溝通更容易。 于是網絡安全問題便成了頭等大事。