淺談如何提高國土資源檔案管理

侯 穎

（菏澤市國土資源局，山東 菏澤274000）

國土檔案是國土資源管理工作的重要組成部分，是一項基礎(chǔ)性工作。加強國土檔案管理，促進檔案工作制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，更好地服務(wù)國土資源管理工作，服務(wù)地方經(jīng)濟建設(shè)，是國土檔案管理遵循的一條重要原則。

檔案是歷史的真實記錄，具有憑證價值和法律效力，為我們提供各種歷史資料、數(shù)據(jù)，對揭開歷史遺留問題起了很大的作用。國土資源檔案詳細記錄了各項目建設(shè)占用土地的情況，土地分類的變化及每一宗房地產(chǎn)的土地權(quán)屬來源，交易變化過程，是土地確權(quán)、土地權(quán)屬管理、土地利用規(guī)劃、耕地保護和執(zhí)法監(jiān)察等國土工作的科學(xué)依據(jù)，與政府的工作和群眾的生活有著十分密切的關(guān)系。因此研究和探討如何規(guī)范、提高檔案管理工作是十分必要的。國土資源檔案信息量大，種類繁多，既有綜合類檔案，又有地籍管理、建設(shè)用地、土地利用規(guī)劃、國土資源監(jiān)察、地礦檔案等十大類。在新的形勢下，國土檔案工作只有緊貼國土中心工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，延伸服務(wù)范圍，創(chuàng)新服務(wù)機制，研究把握檔案管理工作規(guī)律，最大限度地開發(fā)挖掘檔案信息資源，才能充分發(fā)揮國土檔案獨特的服務(wù)功能，使之真正成為增強國土工作發(fā)展后勁的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。

加強檔案管理意識是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、完善化的基礎(chǔ)。 認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案法實施辦法》。檔案人員要有高度的責(zé)任感，嚴肅認真的工作態(tài)度和全心全意的服務(wù)思想。 作為檔案人員首先要靠自己，要主動有所為，以貢獻求支持，以效率求發(fā)展，努力在平凡的崗位上創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績。其次，利用《檔案法》、《檔案法實施辦法》在全局范圍內(nèi)展開廣泛加強檔案管理、 保護檔案資料的宣傳工作，并不斷加強檔案法制建設(shè)，提高對檔案工作重要性的認識，提高全局干部職工的檔案意識。 其三，利用各種機會和場合向領(lǐng)導(dǎo)宣傳局檔案工作取得的成績，宣傳檔案工作的地位和作用，不斷擴大檔案工作的知名度，爭取得到領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，確保足夠的人力、物力、資源的配備，使檔案工作從人員、硬件、資金投入得到領(lǐng)導(dǎo)的重視。

檔案工作是一項專業(yè)性很強的技術(shù)性工作，檔案人員要有較好的專業(yè)素質(zhì)才能勝任檔案管理工作。需要人的細心、耐心和安心。提高檔案工作人員的素質(zhì)是實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、完善化的前提。 檔案工作人員要自覺樹立愛崗敬業(yè)精神，認真遵守“忠于職守，維護史實，埋頭苦干，優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的檔案職業(yè)道德規(guī)范，以勤為本，無私奉獻，不斷培養(yǎng)實干精神和嚴謹、細致、認真的工作作風(fēng)。要明確檔案工作者的職責(zé)任務(wù)，既做好檔案收集和保管工作，又要為基層和群眾提供最優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，同時不斷強化依法治檔意識，嚴格執(zhí)行政治紀律、組織紀律和工作紀律。檔案部門也要積極加強各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)、實地培訓(xùn)、分類培訓(xùn)等多種方式，還可創(chuàng)造條件邀請檔案學(xué)專家學(xué)者來本地講解新的或重點檔案業(yè)務(wù)知識。

做好文書處理是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、完善化的重點。檔案工作規(guī)范化、完善化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、完善化的重要基礎(chǔ)工作。 在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、完善化的基礎(chǔ)工作。 首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準，符合國家的有關(guān)規(guī)定，排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。 二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。 三是公文字跡要牢固清晰，不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。 四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

加快檔案信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、 完善化的有效途徑。 伴隨著信息時代的到來，檔案管理也伴隨著信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。數(shù)字化優(yōu)勢，方便了檔案查詢，提高了檔案查詢效率，方便了檔案利用成果分析。 檔案數(shù)字化，是“數(shù)字國土”工作的必然要求。首先，國土管理工作既形成各類土地檔案文件材料，又依賴于這些土地檔案文件材料開展日常工作，要建設(shè)“數(shù)字國土”，必須要建設(shè)數(shù)字檔案室；其次，電子文件的歸檔工作已成為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容；第三，國土管理工作的辦公自動化及土地申報、審批等工作的網(wǎng)上辦公，必然要求檔案工作緊隨其后，實現(xiàn)檔案數(shù)字化。

近年來，國土資源系統(tǒng)將信息化建設(shè)作為提升國土資源管理水平的突破口，大力推進國土資源電子政務(wù)建設(shè)，積極實施“數(shù)字國土”工程，各種信息技術(shù)在國土資源管理中得到了廣泛應(yīng)用，

也促使國土檔案管理的數(shù)字化建設(shè)發(fā)展迅猛，形成了國土檔案工作發(fā)展的新起點。檔案人員除了繼續(xù)做好單位檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解單位需求，擴大服務(wù)內(nèi)容。檔案信息化必須加快檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)，建立數(shù)據(jù)庫是一項長期的任務(wù)，檔案管理信息化，實現(xiàn)機讀數(shù)據(jù)的共享，讀者用戶通過服務(wù)器，點擊相關(guān)聯(lián)結(jié)，可以方便地查詢所需資料，使部門間相互溝通更容易。 于是網(wǎng)絡(luò)安全問題便成了頭等大事。