高校檔案管理信息化建設的幾點思考

梅瓊

摘 要：高校檔案是高校重要的信息資源。高校檔案管理信息化是高校管理現代化的基礎和重要組成部分。目前，我國高校檔案管理信息化還存在很多不足的地方。我們必須強化對其重要性的認識，增加資金投入，培養人才，以加快我國高校檔案管理信息化的建設步伐。

關鍵詞：高校檔案；管理；信息化

當今社會，隨著科技的迅猛發展，互聯網的普及，人們的信息意識不斷增長。信息成為了勞動力、資本等之后越來越重要的生產要素。高校檔案是高等院校信息資源的基礎和重要組成部分。面對當前我國高等院校改革和校務信息公開的大趨勢，高校檔案管理信息化勢在必行。

1 高校檔案管理信息化建設的內涵

高校檔案是指高等學校在從事教學、科研、管理和其他各項工作活動中直接形成的，對學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄，是高校的重要信息資源，它全面反映了高等院校的辦學實力和教學水平，是維護高校真實面貌的重要工作，對高校的建設和發展起著重要的作用。 “實現檔案管理的信息化，是檔案管理工作現代化的核心。”檔案管理信息化是指利用先進的數字化技術、網絡技術及計算機技術加工、整理檔案信息資料，以實現對檔案資料的科學，合理的開發和利用，提高檔案資料的社會共享度和利用率。所謂高校檔案信息化建設，是指為了使高校檔案資源得到最大程度的開發利用，大規模建設計算機網絡，對紙質檔案、館藏重要檔案、照片、底片及音響資料等進行數字化建設。

高校檔案管理信息化建設是我國高校進行“數字化校園”建設的一個重要組成部分，是逐步實現我國高校檔案資源數字化、信息化和管理規范化的重要途徑，是提高我國高校檔案資源利用率的有效方法。它的最終目標就是實現我國高校館藏信息資源數字化，把高校檔案管理的工作重點從進行檔案實體保管和利用轉向檔案信息的數字化存儲和向全校及社會提供優質高效的服務，以達到高校檔案工作規范化、數字化、網絡化和社會化的最終目的。

2 高校檔案管理信息化建設的現狀

2.1 檔案管理思想落后，管理意識淡薄

現代高等學校要實現高校信息資源的現代化就必須做好高校檔案管理的現代化。但目前，我國很多高校的部分領導對檔案工作的必要性和重要性缺乏充分的認識，沒有戰略思維和全局觀念，還沒有意識到檔案管理在整個學校工作中的重要地位。此外，高校的一些檔案工作者也存有不思進取、墨守陳規和等、靠、要的惰性。這些人由于在思想觀念上的認識不足導致他們在行動上只求安于現狀，不思進取。無論是高校的領導還是檔案管理的具體工作人員，由于他們對檔案管理認識的欠缺，管理意識的淡薄，直接影響到高校檔案管理信息化的步伐。因此，我們要從檔案工作的實際情況出發，結合我國當前的經濟社會發展形勢，執行正確的檔案工作的方針、政策、法規和標準，對高校檔案工作者進行檔案管理的培訓，強化他們的管理意識，提高服務質量。

2.2 資金不足，基礎實施建設落后

有些高校由于資金不足，檔案管理工作的信息化建設非常落后，往往不能滿足檔案管理的現實需要。所以，在我國高等院校的檔案管理中，由于缺乏信息化設備和相應的管理手段，手工操作的現象在高校檔案管理中是很常見的。還有一些高校雖然有計算機設備，但在實際操作中仍然完全或大部分使用人工進行檔案管理，導致現代化的管理設備成為了擺設。同時，有些高校檔案館雖然建成了規模大小不等的檔案數據庫，但相互之間缺乏合作，各自為政，沒有形成完整的互聯網絡。

2.3 人員素質較低，專業化程度不高

目前，一些高校雖已具備了進行檔案管理信息化的基本條件，但由于現有的工作人員專業化素質較低，對信息化技術普遍缺乏良好的掌握，這就給檔案信息化管理帶來了很大的問題。我國大部分高校目前還沒有形成一支素質優良、結構合理、科學高效的檔案管理隊伍。現代高校的檔案管理人員不僅要掌握現代的信息技術，而且還要熟悉檔案工作的專業認識。部分檔案管理人員專業不對口，沒有經過正規的信息化技術的訓練，所掌握的信息化專業詞匯少，在實際工作中運用計算機技術解決檔案工作的能力也比較差；有的工作人員雖然專業對口，但學歷結構、知識結構、年齡結構又不盡合理；有的檔案工作人員甚至幾乎從未接受過檔案管理專業的專門訓練，對檔案管理及檔案信息化管理中的基本理論、知識和技能都缺乏認識和了解，對檔案管理工作幾乎一無所知。

3 關于高校檔案管理信息化建設的建議

3.1 強化認識，營造良好氛圍

在這個高度信息化的時代，面對高校改革和校務信息公開的趨勢，高校檔案信息化建設已是勢在必行。特別是由于目前高校中存在的對檔案管理的認識上的不足和管理意識上的淡薄，我們必須強化學校的有關部門及檔案工作人員對檔案管理信息化建設重要性的認識。要進一步認識到檔案管理在學校教學、科研、信息交流中發揮的不可替代的作用，大力宣傳，給檔案管理信息化營造一個良好的氛圍。各高校要根據自己的實際情況，明確任務，分清主次，與時俱進，研究新情況，解決新問題，樹立新觀念，形成新認識，按步驟，有計劃的加以建設。

3.2 增加資金投入，增強基礎實施建設

充足的經費是加快高校檔案管理信息化建設的物質保證。檔案信息化的基礎建設投入大、過程長、見效慢，我們要做好長期準備。我們必須多方籌措資金，不僅要爭取國家的財政支持還要積極自籌，充分發揮自身的主觀能動性，解決目前建設資金匱乏的局面。首先，積極向各級政府和教育主管部門爭取經費，保障信息化建設有穩定可靠的資金來源。其次，高校自身也要做好自己的財政安排，加大檔案管理信息化建設方面的資金投入，保證建設資金能按時到位。同時，檔案管理部門要合理使用建設資金，精心建設，為高校的廣大師生乃至社會提供優質的信息服務。

3.3 加強人才隊伍建設，提高從業人員素質

檔案管理工作最終的主體是人。完善的信息化設備需要有專業化技能的工作人員來操作。因此，檔案工作人員的素質將直接影響到檔案管理工作的實際成效，建立一支結構合理、素質優良的檔案管理人才隊伍成為高校檔案信息化建設的重要環節。一是直接培養檔案管理人才。充分利用高等院校自身的強大優勢，加強與檔案管理信息化相關的學科建設，自己培養一批檔案管理的高級專門人才，加強我國檔案管理方面的人才儲備。二是提高在職檔案管理人員的綜合素質。針對在職的檔案管理人員，為了優化他們的知識結構，提高他們的專業化技能，高校應該通過在職教育、脫產培訓、專題講座等幾種形式向他們普及信息化管理知識，提高他們的業務水平。三是加強對檔案管理人員的業務考核。高校檔案管理的主管部門應定期考核檔案人員的實際操作技能，實行優勝劣汰的競爭機制，并且將考核結果與職員的工資水平直接掛鉤。通過以上幾種方式激勵檔案人員不斷提高自身業務水平，以滿足高校檔案管理信息化建設的需要。

綜上所述，高校檔案管理信息化化建設是一項長期、系統、艱巨的工程。目前，我國高校的檔案管理信息化建設面臨很多問題。面對全球信息化的浪潮，我們必須順應形勢，增加資金投入，進一步完善信息化基礎實施建設，培養專業化的人才，為我國高校檔案管理信息化的建設邁上新臺階而不斷努力。

參考文獻

[1]郝惠君.高校檔案管理現代化、信息化、網絡化芻議[J].蘭臺世界，2008（3）.

[2]陳玉英.高校檔案管理信息化建設芻議[J].企業技術開發，2008（3）.

[3]郭紅.高校檔案管理信息化建設略論[J].蘭臺世界，2008（2）。

[4]葛桂珍.試論高校檔案信息化管理[J].科技情報開發與經濟，2005（5）.

[5]劉碧華.高校檔案管理的現代化建設[J].邵陽學院學報（社會科學版），2005（12）.