如何提高高校檔案管理的科學(xué)化水平

摘 要：本文分析了高校檔案管理的現(xiàn)狀，并從四個方面闡述了提高高校檔案管理科學(xué)化水平的措施。它們分別是：健全制度，更新觀念；實現(xiàn)檔案管理信息化；提高檔案管理人員的素質(zhì)；提高檔案的安全意識。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；科學(xué)化；措施

高校檔案管理工作對于高校的發(fā)展有著積極的作用，甚至是推動社會、經(jīng)濟(jì)發(fā)展不可或缺的一環(huán)。隨著社會的發(fā)展，檔案管理的科學(xué)化問題已經(jīng)被提到議事日程上。高校在進(jìn)行檔案管理的過程中必須要敢于直面工作中出現(xiàn)的各種挑戰(zhàn)，才能夠讓檔案管理工作與時俱進(jìn)，才能夠適應(yīng)高校發(fā)展的客觀要求，才能夠更好的為高校各項工作的開展服務(wù)。

1 高校檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案意識薄弱

長期以來，由于人們檔案意識不強，在工作過程中，上至領(lǐng)導(dǎo)下至一線員工，“重工作、輕檔案”的意識還在相當(dāng)程度上存在，認(rèn)識不到檔案工作的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

檔案意識薄弱，還導(dǎo)致很多高校沒有綜合檔案室，各科室只負(fù)責(zé)把自己科室自認(rèn)為有用的材料加以收集整理匯總，檔案保管各自為政。加之沒有健全的檔案管理制度，又缺少必要的監(jiān)督機制，檔案的錯歸錯放、隨意歸檔、缺失散失現(xiàn)象相當(dāng)嚴(yán)重。這就對高校檔案管理造成了不可彌補的損失。

1.2 管理手段落后

目前的檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，工作上也只是“你查我調(diào)”，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，信息化程度不高，難以充分實現(xiàn)檔案的利用價值。在當(dāng)今國家高等教育事業(yè)和計算機信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢下，這種傳統(tǒng)落后的檔案管理狀況使高校檔案工作陷入十分尷尬的境地。

1.3 管理隊伍素質(zhì)較低

由于對檔案工作重視程度不夠， 高校檔案隊伍總體素質(zhì)不高。高校檔案工作人員大都使用編外人員，即使有些高校配有專職的檔案管理人員，但大都年紀(jì)較大或是工勤人員轉(zhuǎn)崗而來，缺乏基本的知識和技能。真正科班出身、從事檔案管理工作的人少，受過全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)的工作人員少，懂計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的人少。另外，檔案管理人員在職稱、待遇及工作時間等方面，和專職教師相比有著較大的區(qū)別，也導(dǎo)致許多高層次、高素質(zhì)人才不安心或不愿從事這項工作。

2 提高檔案科學(xué)化管理的措施

2.1 健全制度，更新觀念

健全檔案制度是搞好檔案工作的重要保證。高校要大力宣傳《檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)法律，依法建檔。制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出及時，真正實現(xiàn)資源共享。只有制定和建立各類檔案管理制度，形成檔案管理制度體系，才能確保檔案科學(xué)化管理工作的有效實現(xiàn)。

更新觀念是做好檔案管理的前提和有力保障。改變追求“小而全”“大而全”，以藏為主，重藏輕用，被動服務(wù)的思想，主動地把檔案工作重點與學(xué)校工作中心結(jié)合起來，為教學(xué)、科研服務(wù)，使高校檔案管理走上主導(dǎo)地位，樹立開放意識，改變長期封閉的局面，增強服務(wù)意識，打造檔案工作的新形象。

2.2 實現(xiàn)檔案管理信息化

檔案管理信息化是指，在檔案資源的各項管理過程中，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行加工和通過計算機網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行保存?zhèn)鬏敚瑢⒃械牟煌d體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。

檔案管理信息化，是高校檔案管理的必然趨勢，也是提高高校檔案管理的科學(xué)化水平的重要措施。主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面提高檔案工作效率，克服以往檔案工作人工操作的落后性，如利用計算機進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技手段，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動等問題，通過計算機技術(shù)對文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實行一體化管理，使檔案室成為一個信息供應(yīng)中心。

2.3 提高檔案管理人員的素質(zhì)

由于現(xiàn)代化的檔案管理工作是以計算機為手段，通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行，這就對檔案管理人員的素質(zhì)提出了較高的要求。對于高校來說培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍，實現(xiàn)檔案管理的信息化、系統(tǒng)化、科學(xué)化已經(jīng)勢在必行。為了讓高校中的檔案管理人員能夠適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的步伐，必須對他們進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)與管理意識培訓(xùn)。通過相關(guān)的知識學(xué)習(xí)、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度和最新的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，熟練的掌握計算機操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息檢索技術(shù)等方面的專業(yè)知識，而且還能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行信息處理工作。在新形勢下，高校檔案管理人員不僅應(yīng)是文獻(xiàn)史料的管理者，更應(yīng)是文獻(xiàn)信息的開發(fā)者。

2.4 提高檔案的安全意識

檔案信息具有一定的保密性，需要加強檔案信息系統(tǒng)安全防范規(guī)劃，做好安全防范措施。電子檔案上網(wǎng)后， 必須從進(jìn)入、傳輸、使用三方面采取安全保密措施。防止外部攻擊可以采取防火墻、安全代理等技術(shù)實現(xiàn)；防止內(nèi)部成員泄露，在管理技術(shù)上要做到信息安全存放。 同時，逐步完善檔案信息安全管理體制。在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強安全意識，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上外網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全保護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運轉(zhuǎn)。

總之，檔案管理的科學(xué)化是知識經(jīng)濟(jì)時代檔案管理發(fā)展的必然趨勢，新的世紀(jì)是檔案事業(yè)發(fā)生深刻變革的世紀(jì)。新技術(shù)的發(fā)展使檔案管理工作便利與難度并存，作為高校的檔案管理工作者應(yīng)該充分利用科技力量的強大優(yōu)勢，更新觀念，提高自身素質(zhì)，推動檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，為學(xué)校和社會的發(fā)展提供更好的服務(wù)。

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作者簡介

常春玲，（1980-），女，館員，本科，主要從事檔案管理工作。