南京地鐵企業(yè)資產(chǎn)管理系統(tǒng)的物資管理之路

王 迪

(南京地鐵運營分公司物資中心，210012，南京∥工程師)

企業(yè)資產(chǎn)管理(Enterprise Asset Management，簡為EAM)是面向資產(chǎn)密集型企業(yè)的信息化解決方案的總稱。它以提高資產(chǎn)可利用率、降低企業(yè)運行維護(hù)成本為目標(biāo)，以優(yōu)化企業(yè)維修資源為核心，通過信息化手段，合理安排維修計劃及相關(guān)資源與活動，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和市場競爭力。

南京地鐵EAM系統(tǒng)采用的是瑞典IFS公司的應(yīng)用系統(tǒng)。它主要包括物資管理模塊、設(shè)備管理模塊、工單管理模塊、定額管理模塊、文檔管理模塊等。其中，物資管理模塊實現(xiàn)物資的計劃、采購、倉儲、財務(wù)控制等業(yè)務(wù)流程;設(shè)備管理模塊采用地鐵設(shè)備結(jié)構(gòu)樹的形式，對設(shè)備進(jìn)行層級管理;工單管理模塊實現(xiàn)設(shè)備的報修、任務(wù)分配、維修、報告、歷史記錄等，對維修工作進(jìn)行全過程的計劃和掌控;定額管理模塊則是對年度維修過程中消耗的物資進(jìn)行統(tǒng)計;文檔管理模塊對物資信息、設(shè)備資料、歷史信息等進(jìn)行存儲及管理。

1 南京地鐵的物資管理之路

南京地鐵自2005年1號線運營以來，在短短7年時間內(nèi)生產(chǎn)性物資庫存由不足千萬元到現(xiàn)在22800萬元的規(guī)模，增長速度驚人。現(xiàn)回顧一下南京地鐵的物資管理之路。

1.1 EAM系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)

作為夯實基礎(chǔ)的第一步，進(jìn)行了EAM系統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)。在EAM系統(tǒng)上線之前南京地鐵已有一套物資管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要記錄生產(chǎn)性物資的收發(fā)情況。為實現(xiàn)對資產(chǎn)的全面有效管理，南京地鐵運營公司于2007年啟動了EAM項目。該系統(tǒng)實現(xiàn)了生產(chǎn)性物資從申報、審核、詢價、采購，到貨物驗收、入庫、發(fā)料等全業(yè)務(wù)流程的管理，建立起了統(tǒng)一的物資編碼體系;搭建起了高效、開放的數(shù)據(jù)平臺;開發(fā)了反應(yīng)物資管理流程的各類報表，將原來的手工業(yè)務(wù)改造成在EAM系統(tǒng)運行的電子化業(yè)務(wù)。這一步打下了EAM系統(tǒng)建設(shè)的堅實基礎(chǔ)，也實現(xiàn)了EAM系統(tǒng)建設(shè)的最初和最基本的期望。

1.2 物資管理業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

作為摸索前行的第二步，進(jìn)行了物資管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化。隨著南京地鐵2號線、1號線南延線的開通，為了更好地滿足現(xiàn)場維修保養(yǎng)的需要，對EAM系統(tǒng)的物資管理環(huán)節(jié)做了如下的改進(jìn)與優(yōu)化。

1.2.1 采購計劃的優(yōu)化

采購計劃的主要作用是合理地安排物資的采購，保證數(shù)量正確的物資在正確的時間內(nèi)能夠及時滿足日常運營維護(hù)要求。制訂合理的采購計劃可以減少除正常物料需求和安全庫存之外的多余物資，從而達(dá)到壓縮庫存資金的作用。采購計劃來源于具體的需求和工班對生產(chǎn)維護(hù)的預(yù)測，主要包括:生產(chǎn)一線檢修工單、項目計劃修的物料需求，日常性消耗物資的需求，工班根據(jù)生產(chǎn)和維護(hù)的實際情況做出的預(yù)測，設(shè)備委外修、改造等服務(wù)或勞務(wù)采購的需求，固定資產(chǎn)購置需求等。

EAM系統(tǒng)中，采購計劃的主要表現(xiàn)形式是采購申請。為了及時有效地反應(yīng)生產(chǎn)一線的需求，將采購申請?zhí)顖髥挝挥筛髦行募?xì)化到班組;在保留年度申購的前提下，將日常申報時間由季度改為月度，即在每月15日前由各生產(chǎn)班組進(jìn)行申報，過期不予申報;將物資屬性劃分成生產(chǎn)型與儲備型，合理安排采購資金;把物資實際采購價乘以相應(yīng)系數(shù)作為物資采購預(yù)算價，采購申請采用中心、部門、財務(wù)三級審核。這樣填報的采購計劃，需求明確、預(yù)算真實，為采購計劃的制訂提供了有力支持。此外，EAM系統(tǒng)新增了采購申請包功能，將經(jīng)常性申購的物資打包申請，減少了生產(chǎn)班組申報的工作量，提高了工作效率。

1.2.2 新增網(wǎng)上詢價功能

為了拓寬采購渠道、提高采購效率、降低采購成本，在外網(wǎng)新建了網(wǎng)上采購系統(tǒng)的詢價平臺，實現(xiàn)了供應(yīng)商注冊、網(wǎng)上發(fā)布公告、供應(yīng)商報價、報價返回、密封開啟報價、價格對比等功能。南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)功能如圖1所示。

圖1 南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)功能

供應(yīng)商在規(guī)定的報價截止日期前在南京地鐵的網(wǎng)上采購系統(tǒng)進(jìn)行報價，報價截止后結(jié)果會轉(zhuǎn)到EAM系統(tǒng)中。采購員就可以根據(jù)報價結(jié)果(價格、折扣等信息)，綜合考慮供應(yīng)商的運輸方式、信譽(yù)、質(zhì)量等因素，并在確定供應(yīng)商后，提交相關(guān)負(fù)責(zé)人審批，審批通過后直接生成采購訂單。對于其余落選的供應(yīng)商，網(wǎng)上采購系統(tǒng)可以向其打印拒絕信。每個供應(yīng)商的詢價結(jié)果會記錄到數(shù)據(jù)庫中，以便日后查證或參考。

1.2.3 采購訂單優(yōu)化

由于地鐵運營線路的增加，EAM系統(tǒng)內(nèi)的采購訂單也需要按線路生成，因此一個訂單會有多個流水號。采購員在EAM系統(tǒng)生成采購訂單時會有遺漏或重復(fù)現(xiàn)象，為此制作了采購訂單模板，將同一個訂單下的多個清單頁面合并到一起，生成合同文本，以方便采購員與供應(yīng)商簽訂合同，同時也將合同保存在EAM系統(tǒng)內(nèi)(做成電子合同備份)。庫管員也可以在采購訂單頁面選擇打印到貨物資清單，以確保采購物資與送貨物資的一致性。

1.2.4 采購?fù)瓿汕闆r統(tǒng)計與分析優(yōu)化

為了更好地對采購情況進(jìn)行統(tǒng)計與分析，利用水晶報表(CRYSTAL REPORT)開發(fā)工具來統(tǒng)計采購計劃的執(zhí)行情況。計劃工程師可以查看每一個已完成和正在進(jìn)行中的采購訂單，并分析具體原因;也可將報表中記錄采購的進(jìn)展情況生成進(jìn)度表，以便對采購進(jìn)度能夠有很直觀的感知。

1.3 業(yè)務(wù)流程的重組及再造

作為關(guān)鍵的第三步，進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程的重組及再造。眾所周知，BPR(業(yè)務(wù)流程重組)是ERP(企業(yè)資源計劃)類軟件實施的核心工作，而對于EAM系統(tǒng)，BPR就意味著物資管理業(yè)務(wù)的重組與再造，意味著需要改變傳統(tǒng)的辦法，轉(zhuǎn)向更為高效貼近實際的方式。

1.3.1 新增采購任務(wù)模塊

以前的任務(wù)劃分是在EAM系統(tǒng)之外用EXCEL表進(jìn)行，因此會產(chǎn)生錯劃與漏劃，同時采購任務(wù)的進(jìn)度由采購員自行控制，缺乏有效的監(jiān)督。

為此，2012年在EAM系統(tǒng)中新增加了采購任務(wù)模塊。采購申請一旦通過審核，計劃工程師便會按照采購員和采購物資類別進(jìn)行劃分。采購任務(wù)一旦生成，那么采購人員即按照采購管理規(guī)定的要求，明確采購類型、采購周期。在采購任務(wù)的執(zhí)行過程中，由計劃工程師對采購任務(wù)進(jìn)展情況進(jìn)行記錄和提醒。每一個采購任務(wù)都提供備注功能，相關(guān)人員可以把采購任務(wù)執(zhí)行中的實際情況在EAM系統(tǒng)內(nèi)加以備注。

1.3.2 新增二級庫管理模式

根據(jù)生產(chǎn)實際需要和成本精細(xì)化管理要求，2012年南京地鐵運營公司在每個生產(chǎn)中心下設(shè)立了若干二級庫，所有生產(chǎn)性物資由總庫調(diào)撥入二級庫，各生產(chǎn)班組根據(jù)現(xiàn)場設(shè)備維修保養(yǎng)實際情況，在EAM系統(tǒng)內(nèi)登記物資消耗。EAM系統(tǒng)新增二級庫調(diào)撥模塊，實現(xiàn)了總庫與各個二級庫之間的調(diào)撥功能;實現(xiàn)了各二級庫的工單發(fā)料、自助盤點功能，開發(fā)了二級庫盤點表、庫存收發(fā)余額表等相應(yīng)報表。通過近一年時間的推廣應(yīng)用，二級庫管理模式較好地滿足了現(xiàn)場應(yīng)急搶險的需要，完善了設(shè)備維修定額，同時也真實地反應(yīng)出物資成本的支出，達(dá)到了精細(xì)化管理的目的。

1.3.3 制訂按修程發(fā)料模式

在2012年之前，物資領(lǐng)料模式主要是按需隨時領(lǐng)料。這雖然滿足了一線的生產(chǎn)需要，但也出現(xiàn)了一些問題:①領(lǐng)料與月度檢修計劃不對應(yīng)，隨意性較大，領(lǐng)料批次多;②一旦限制領(lǐng)料次數(shù)，則需求部門會一次性多領(lǐng)，造成物資積壓;③ 由于領(lǐng)料多為即時領(lǐng)料，倉庫臨時備料時領(lǐng)料人員等待時間較長，同時還對倉庫正常工作造成干擾。

隨著物資消耗的歷史數(shù)據(jù)不斷積累和設(shè)備維修管理修程的不斷完善，定額從無到有，再到日趨準(zhǔn)確。在某些修程定額準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，根據(jù)其月度檢修計劃，制訂了按修程發(fā)料的新模式。具體來說就是對某些修程制訂了需求定額包，這樣每當(dāng)月度檢修計劃出臺后，需求單位即可按需求定額包領(lǐng)料，減少了申領(lǐng)的工作量。同時，倉庫在月初根據(jù)需求單位的檢修計劃提前分包備料，這樣既提高了工作效率，又合理地安排了工作計劃。如庫存不足時可提早發(fā)現(xiàn)，避免缺貨。

物資管理的前兩步要求“把事情做正確”，而第三步則提出了“做正確的事”。換句話說，在物資管理領(lǐng)域的工作分為策略和執(zhí)行二個層面，再好的執(zhí)行如果策略不當(dāng)，其效果也是有限的，甚至是無用的。而EAM系統(tǒng)則是通過BPR進(jìn)行全面業(yè)務(wù)的重組與再造，達(dá)到這一層次時，EAM系統(tǒng)所能創(chuàng)造出來的就不僅僅是效果而是經(jīng)濟(jì)效益了。不再只想著把事情做正確，而是要制定出正確的策略，能夠真正應(yīng)用好EAM系統(tǒng)，以提升物資管理水平。

2 結(jié)語

物資管理的信息化之路絕對不是一蹴而就的，而物資管理業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和改變更需要一個過程，作為物資信息系統(tǒng)的管理者，要做的就是加速和催化這個過程。在EAM系統(tǒng)應(yīng)用的現(xiàn)階段，不僅要夯實基礎(chǔ)、探索前行，更重要的是要對物資管理的業(yè)務(wù)流程改造進(jìn)行長遠(yuǎn)規(guī)劃，不能因其難而生畏。在業(yè)務(wù)流程改造過程中不宜目標(biāo)分散，而要集全力去攻一點。一旦在一個點上取得突破，就能夠獲得更多的支持和信任，畢竟廣大的一線員工是EAM系統(tǒng)的使用者和評論者。總而言之，在EAM系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用過程中，應(yīng)重在持續(xù)改進(jìn)和完善。

［1］白小平.EAM系統(tǒng)在物資管理中的應(yīng)用［J］.物流技術(shù)，2006(10):73.

［2］溫力強(qiáng)，劉亮，楊卓成.基于ERP固定資產(chǎn)采購管理系統(tǒng)研究與創(chuàng)新［C］∥河北省冶金協(xié)會.2011年河北省冶金信息化自動化年會論文集，2011:207.

［3］崔衛(wèi)麟，陳荔，徐福緣，等.軌道交通企業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)淺析［J］.城市軌道交通研究，2010(4):33.