IT治理：為降低IT外包風(fēng)險(xiǎn)提供全面支持

IT治理：為降低IT外包風(fēng)險(xiǎn)提供全面支持

當(dāng)前，IT外包研究關(guān)注的焦點(diǎn)從為什么外包，將哪些東西外包，轉(zhuǎn)向了怎么樣有效地管理外包的實(shí)施。

IT外包關(guān)系管理中的治理需求

IT外包合同簽訂后，外包關(guān)系的管理與控制就成為了外包工作的重心。外包關(guān)系一旦建立也就意味著一個(gè)跨組織的利益聯(lián)盟的建立。同時(shí)，也意味著需要對(duì)涉及到多個(gè)利益相關(guān)方的責(zé)任、權(quán)利、義務(wù)進(jìn)行明確。需要更多的溝通與協(xié)同，在有效控制外包風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)外包雙方共同的目標(biāo)利益，可以發(fā)現(xiàn)，這些目標(biāo)與治理的理念和目標(biāo)是一致的。表1對(duì)IT治理和外包關(guān)系管理的目標(biāo)進(jìn)行了一個(gè)比較，從中可以分析出IT外包關(guān)系管理中的治理需求。

IT治理的目標(biāo)

IT治理著眼于4個(gè)方面的目標(biāo)，分別是∶

1.IT與業(yè)務(wù)的融合∶IT治理的優(yōu)先目標(biāo)之一是保證組織業(yè)務(wù)同IT的緊密融合。

2.權(quán)責(zé)到位∶治理其實(shí)就意味著責(zé)任。良好的治理結(jié)構(gòu)應(yīng)當(dāng)明確各種決策權(quán)利和責(zé)任的劃分，由什么角色制定哪些決策，并應(yīng)當(dāng)承擔(dān)什么樣的責(zé)任等問(wèn)題都應(yīng)當(dāng)能通過(guò)治理結(jié)構(gòu)的設(shè)計(jì)得到很好的解決。

3.IT績(jī)效的衡量與改進(jìn)∶IT治理要求組織關(guān)注IT績(jī)效的度量和跟蹤，以形成管理良性閉環(huán)，促進(jìn)IT部門持續(xù)改進(jìn)其績(jī)效。

4.IT風(fēng)險(xiǎn)管理控制∶越來(lái)越多的組織的未來(lái)價(jià)值建構(gòu)在IT之上，同IT相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)常常等同于業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。因而，有效管理控制IT風(fēng)險(xiǎn)是IT治理重點(diǎn)關(guān)注的目標(biāo)之一。

外包關(guān)系管理的目標(biāo)

1.外包雙方戰(zhàn)略目標(biāo)與戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)的協(xié)調(diào)一致∶IT外包成果必須保證外包雙方的戰(zhàn)略、戰(zhàn)術(shù)目標(biāo)是協(xié)調(diào)一致的，否則，IT外包實(shí)施會(huì)出現(xiàn)雙方無(wú)法溝通和協(xié)調(diào)的問(wèn)題。

2.外包雙方權(quán)責(zé)到位∶外包合作雙方必須設(shè)計(jì)一種清晰的合理的角色與權(quán)責(zé)結(jié)構(gòu)，并將其應(yīng)用于外包實(shí)施過(guò)程中的決策制定。

3.外包績(jī)效的考核與改進(jìn)∶應(yīng)持續(xù)對(duì)外包實(shí)施過(guò)程中雙方的績(jī)效做出評(píng)估和監(jiān)控，提出改進(jìn)的措施。

4.外包風(fēng)險(xiǎn)的實(shí)時(shí)監(jiān)控與有效管理∶對(duì)IT外包實(shí)施過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)實(shí)施監(jiān)控、管理和控制，以減少外包失敗的可能性。

從以上分析可以看出，IT治理的目標(biāo)與IT外包關(guān)系管理的目標(biāo)幾乎是完全一致的。因此，我們完全可以將治理的理念引入到IT外包關(guān)系管理中，對(duì)外包關(guān)系管理的四大目標(biāo)進(jìn)行聚焦。設(shè)計(jì)和實(shí)施IT外包關(guān)系管理的組織結(jié)構(gòu)、協(xié)作流程和協(xié)作機(jī)制，提高IT外包實(shí)施的效率和效果。

IT外包關(guān)系治理框架

參考IT治理的理念和框架，結(jié)合外包關(guān)系管理上的實(shí)際問(wèn)題，我們提出了一種IT外包治理框架。

IT外包關(guān)系治理的原則

IT外包關(guān)系治理的原則定義了外包合作雙方共同認(rèn)可的信念、政策、原則。這些原則通過(guò)準(zhǔn)確、明晰的語(yǔ)句指明了外包合作雙方共同的行動(dòng)方向和溝通基礎(chǔ)。以下列舉了一些治理原則的例子∶

表1 IT治理和外包關(guān)系管理的目標(biāo)比較

表2 發(fā)包方和承包方職能重心變化

1.合作雙方的溝通應(yīng)當(dāng)是開誠(chéng)布公且清晰的。

2.所有的評(píng)估報(bào)告、協(xié)議、分析報(bào)告應(yīng)當(dāng)?shù)玫诫p方當(dāng)事人的溝通和認(rèn)可。

3.所有的任務(wù)完成必須規(guī)定相應(yīng)的時(shí)間截至點(diǎn)，且時(shí)間截至點(diǎn)應(yīng)當(dāng)?shù)玫诫p方的溝通和認(rèn)可等等。

IT外包關(guān)系治理的結(jié)構(gòu)

IT外包關(guān)系治理結(jié)構(gòu)包括外包合作雙方的角色定義、職責(zé)分配和相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)。

1.角色和職能的重新定義。外包實(shí)施后，發(fā)包方中IT部門的職能和角色發(fā)生了重要的改變，某些傳統(tǒng)上的角色和職責(zé)通過(guò)外包轉(zhuǎn)移到了承包方的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，更多時(shí)候，發(fā)包方中IT部門的職能和工作重心變成了外包合同的管理者，外包實(shí)施過(guò)程的監(jiān)控者。

2.聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。外包項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，由于涉及到發(fā)包方和承包方大量的協(xié)同工作，在簽訂外包合同時(shí)，除了雙方現(xiàn)有的管理機(jī)構(gòu)，發(fā)包方和承包方還應(yīng)當(dāng)共同設(shè)立聯(lián)合的組織機(jī)構(gòu)，如各層面的聯(lián)合委員會(huì)，以建立有效的溝通和協(xié)作的平臺(tái)，正確地行使各自的職責(zé)。

表3 聯(lián)合機(jī)構(gòu)的角色和具體職責(zé)

表3列出了由外包雙方共同組成的聯(lián)合機(jī)構(gòu)的角色和具體職責(zé)。其中戰(zhàn)略管理委員會(huì)一般由發(fā)包方和承包方雙方的高層領(lǐng)導(dǎo)，如CIO組成。戰(zhàn)略管理委員會(huì)在外包關(guān)系建立后，制定雙方認(rèn)可的共同目標(biāo)，明確共同的責(zé)任、治理原則及確保發(fā)包方的IT戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略協(xié)調(diào)一致。該委員會(huì)的成員組成、議程和溝通上的時(shí)間安排等都是關(guān)鍵的內(nèi)容，對(duì)于一個(gè)外包項(xiàng)目的成功十分重要。

職能管理委員會(huì)一般由外包雙方的中層領(lǐng)導(dǎo)組成，如發(fā)包方外包項(xiàng)目的總負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、IT部門經(jīng)理和承包方項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人、技術(shù)經(jīng)理、總體架構(gòu)師等。職能管理委員會(huì)負(fù)責(zé)明確外包項(xiàng)目涉及到的各種資源，如人力、資金、時(shí)間期限等，并進(jìn)行合理的協(xié)調(diào)分配。對(duì)外包雙方的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估、監(jiān)控，并提出改進(jìn)措施；定期向戰(zhàn)略委員會(huì)報(bào)告外包項(xiàng)目實(shí)施情況，存在問(wèn)題，風(fēng)險(xiǎn)和應(yīng)對(duì)機(jī)制；對(duì)外包項(xiàng)目涉及到的IT架構(gòu)進(jìn)行總體規(guī)劃設(shè)計(jì)；對(duì)外包合同進(jìn)行管理；對(duì)外包項(xiàng)目涉及的合規(guī)性問(wèn)題進(jìn)行管理等。

執(zhí)行委員會(huì)負(fù)責(zé)管控外包項(xiàng)目具體實(shí)施執(zhí)行層面的溝通協(xié)調(diào)管理，如服務(wù)水平管理、需求管理、變更管理、問(wèn)題管理，實(shí)時(shí)評(píng)估外包實(shí)施過(guò)程中潛在風(fēng)險(xiǎn)，制定解決方案并向職能管理委員會(huì)匯報(bào)等.組成人員主要是具體的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)人。

外包合同應(yīng)對(duì)以上委員會(huì)的成員組成、議程和溝通機(jī)制(如時(shí)間安排、溝通形式)等進(jìn)行明確的規(guī)定。

IT外包關(guān)系治理的流程

為了更好地完成外包實(shí)施過(guò)程中大量的協(xié)同性任務(wù)，促進(jìn)發(fā)包方和承包方的協(xié)同和管理，除了外包雙方現(xiàn)有各自獨(dú)立的決策和管理流程，IT外包還應(yīng)制定外包雙方都認(rèn)可的且共同遵守執(zhí)行的協(xié)同流程。而這些協(xié)同流程正是IT外包關(guān)系治理框架中治理流程的關(guān)鍵所在。

有效的外包關(guān)系管理是外包合同簽訂后，外包實(shí)施成功的重要保障。另外需要指出的是，本文提出的IT外包關(guān)系治理框架主要針對(duì)的是大型的、復(fù)雜的、長(zhǎng)期的外包合作關(guān)系。

（本文摘自《企業(yè)IT外包關(guān)系治理框架研究》；原文刊載于《情報(bào)雜志》，作者：劉曉文、胡克瑾）