合作產生效益：透視美國大學IT在金融危機之后的改變

合作產生效益：透視美國大學IT在金融危機之后的改變

之前高等院校在服務外包問題上的認識是，如果不是自己運營，就是將所有的IT服務進行外包，而現在高等院校不是簡單地在這兩個極端的做法中來取舍，而是基于安全的考慮，進行一個更為理性的選擇。

美國大學在金融危機之后，也即在2008年之后，產生了一個比較大的改變。由于金融危機使得美國大學的整體投入大幅減少，IT部門必須想方設法地降低各種成本。在此之后，美國大學一方面利用跨院校的合作降低IT成本，另外一方面，大幅度利用IT外包的形式降低成本，保持核心競爭力。

在2008年的金融危機中，美國的高等教育也不可避免地受到很大的影響。美國公立高校的教育投入減少，同時私立高校也受到很大的影響。以哈佛大學為例，哈佛大學獲得的捐贈居全球高校之首，其年度預算的1/3都來源于此。但哈佛大學捐贈基金在2008年7月起的四個月里，縮水超過80億美元，損失幅度占其總捐贈基金369億美元的22%。根據EDUCAUSE對319所院校的調查，2009～2010財政年度與2007到2008財政年度對比，近70%的院校在IT方面的預算都減少或者不變。為了應對這場繼20世紀30年代之后的又一次經濟大危機，美國不少大學采取了各種措施來縮減開支，如減少雇員、下調薪水，這些都不可避免地影響對教育信息化的投入和可持續發展。在此背景下，從2007年開始，EDUCAUSE也展開了相關的一系列研究，諸如在高等教育信息化的建設中是否能夠減少成本投入，能否使效率得到提高，如何充分利用有效的信息技術平臺，如何通過IT服務外包來降低成本，以及在保證網絡安全和注重環境保護的同時，追求高等教育信息化的長期可持續發展等等。

利用跨院校的信息技術協作降低IT成本

與一般的公司或者其他組織不同，高等院校由于其高等教育的特殊性，所以他們在實施信息化的過程中會遇到許多新的挑戰，諸如員工的薪金報酬缺乏競爭力。IT服務面向的用戶很多，他們的需求也是千變萬化的。同時每個高等院校作為一個獨立的組織，對市場的影響力是非常小的，對于它們所需要的IT相關硬件和軟件產品，高等院校不能影響其市場的定價等。所有這些都要求在高等教育信息化的過程中，高等院校應該積極開展信息技術協作。

也正是由于與一般的公司和其他組織不同，以及高等教育的特殊性，高等院校作為非營利性組織，它們不是把追求經濟利潤放在首位，它們之間不存在激烈的競爭，因此各院校的首席信息官（CIO）之間都有著非常強烈的協作愿望，他們愿意分享信息，共同討論各種理念，商議各種解決問題的策略。高等院校的這個特點給跨院校的信息技術協作提供了一個非常好的平臺。

高等院校中的信息技術協作（collaboration）不同于一般意義上的合作（cooperation）。參加協作的高等院校之間關系更為緊密，他們要拿出各自的資源，讓參與協作的所有院校能無條件地共享相關的資源，投入到他們共同關心的項目中，力爭獲取產出的最大化。參與協作的院校往往會形成一個獨立的組織，實施具體的協作措施，同時監管整個協作的過程。一方面他們能夠共享項目成功帶來的收益，與此同時，他們也要共同承擔項目有可能失敗帶來的后果，諸如資金的損失、時間的投入、聲譽的影響等等。

金融危機之后，美國高等院校選擇信息技術協作的動機主要是為了應對不斷減少信息技術投入的成本。根據EDUCAUSE的調查結果顯示，信息協作的動機排在首位的因素就是為了降低成本，提高效率。院校間的協作將院校聯系在一起，統一對外，面向商業市場采購它們所需要的產品和服務時能夠具有更強的買方力量，獲得價格更低、質量更好的產品。另一方面，信息技術協作中，各個院校的規模和技術水平參差不齊，這也能夠為參與其中的小院校帶來與其他大院校接觸的機會，共享大院校的資源，接受信息技術領域專家的指導，使用該領域的領先技術，改進小院校的信息技術服務水平。

高等院校間開展了多種形式的信息技術協作，包括以下四種形式∶

1.多院校資源共同提供一些最基本的IT資源或者服務。包括地區性的網絡系統或者高級網絡系統，例如Internet2和National LambdaRail這兩個網絡項目。也包括共同運行數據中心，共同實施企業資源計劃（Enterprise ResourcePlanning，ERP）。這是最主要的一種信息協作的形式，71.3%的院校都會采取。

2.協作中院校接受其他院校提供的資源和技術服務。

3.協作中某一個院校作為資源唯一提供者，而不是大家共同提供資源。

4.共同開發資源的協作。包括共同開發開源軟件的項目，諸如Sakai和Kuali等。這是最不常采用的信息協作形式。根據EDUCAUSE對586所院校的調查結果顯示，其中有67%的院校至少有一種形式的信息技術協作，而參與三種或者三種以上協作的院校占到33%。從以上的協作形式上不難看出，除了對成本因素的考慮，信息技術協作也能夠提高參與協作院校的信息技術服務水平，增加更多接觸先進技術的機會。調查數據也顯示∶絕大部分的院校都希望能和技術領先者進行長期穩定的技術協作，以保持其在不斷變革中立于不敗之地。已經參與技術協作的院校大部分都比較滿意協作給他們帶來的變化，超過預期目標。那些目前沒有參與協作的院校中，有超過一半的院校愿意使用來自外部的非營利機構提供的軟件，同時超過一半的院校也認為他們可以在協作中一展才能，做出自己的貢獻。所以不難看出，他們并不是拒絕協作，只是目前沒有遇到合適的機會。

絕大部分的院校都希望能和技術領先者進行長期穩定的技術協作，以保持其在不斷變革中立于不敗之地。

信息技術協作中，各個院校的規模和技術水平參差不齊，這也能夠為參與其中的小院校帶來與其他大院校接觸的機會，共享大院校的資源，接受信息技術領域專家的指導，使用該領域的領先技術，改進小院校的信息技術服務水平。

要想讓院校參與技術協作，一方面要讓院校知道通過協作能夠確確實實地降低成本和提高技術，讓參與協作的各方都能達成共識，另一方面，也要打消他們對于參與協作的顧慮，采取有效的方法來降低參與協作院校的風險，減少技術協作能夠獲得利益的不確定性，同時在法律和制度上消除協作的壁壘，當然也要獲取院校CIO的有力支持，獲得外部的相關IT組織對高等教育信息化的支持等等。在具體的實施過程中，各院系之間進行協作的時候，要考慮到摩擦成本，開展協作的時候，會對原來的各個院校產生一些變革，也會有諸如參與協作的各院校人員不在一個地方工作，不能進行面對面的溝通可能會產生問題；各院校的文化會有差異，帶來不同的工作風格；甚至不同院校人員的技能水平存在著差異等等。

IT服務外包進入一個新時期

隨著計算機設備和網絡應用的日益普及，至2002年，IT的服務外包產業值已經達到570億美元，但是高等院校的CIO不是很看好服務外包，只有42%的高等院校通過應用服務提供商（Application Service Provider，ASP）外包一些非核心的IT業務，甚至還有1/3的院校考慮會把已經外包出去的業務重新收回。EDUCAUSE早在2002年就對服務外包做過專題的研究，而2009年再次研究這個問題，與之前的研究結果相比，發現有兩個較大的變化，第一，高等院校能夠接受服務外包的理念，之前很多高等院校都沒有過服務外包，也不接受這樣的做法，外包的范圍也逐步擴大，如至少有25%的院校已經或者準備把學生郵件服務系統外包。第二，之前高等院校在服務外包問題上的認識是，如果不是自己運營，就是將所有的IT服務進行外包，而現在高等院校不是簡單地在這兩個極端的做法中來取舍，而是基于安全的考慮，進行一個更為理性的選擇，如在學生信息系統、人力資源系統、財務信息系統這三個系統的外包服務上會更加謹慎。現在高等院校中的IT服務全部是自行運營的或者全部是服務外包的這兩種狀況都很少見。

在美國金融危機之后，高等院校在信息化的過程中不得不考慮到成本的因素。要讓IT設備得到普遍使用并能夠及時更新，必須降低設備的成本，從而才能使高等院校中的信息技術及其支持的相關服務不斷地降低成本。相比每個院校自行購置設備的方式，通過服務外包的方式，多個院校可以共享相同的設備提供的服務，通過實現規模經濟來降低IT的運行成本，這確實是一個有效的途徑。

隨著不斷提高的計算機性能和存儲能力以及網絡帶寬的不斷提升，給信息數字化創造了良好環境的同時，也給第三方公司介入高等院校的服務外包提供了更多的機會，他們可以使用不同于傳統的外包模式，通過網絡的方式來提供外包服務。基于云技術的服務外包開始逐漸展露它的身手。不同的院校客戶可以通過向同一云端進行服務外包，利用規模經濟的效應來降低計算和數據處理等服務的成本。同時云端可以根據不同院校用戶的需要提供靈活多變的個性化IT服務。另外云資源可以存放在任何地方，如可以選擇靠近便宜可再生資源的地點，從而使云端設備充分利用這些資源，保持環境的可持續發展，實現綠色IT。

在服務外包的形式上，有待于進一步地發展，目前軟件即服務（Software as a service，SaaS）是高等院校使用最多的外包方式，有49.8%的院校采用這種方式。而其他的外包方式使用的都較少，不超過20%，其中諸如基于云端的服務器，存儲安全應用，軟件開發環境等技術只有不到10%的院校選擇。要積極推進多種形式的服務外包，高等院校應該選擇多種形式并存的模式，這不僅有利于服務外包的發展，也能夠為院校提供更個性化的服務。

到現在，經過幾年的發展，美國大學I T 外包成為美國大學中一個非常重要的策略，在編制有限的情況下，美國大學的I T 外包節節高升。

(本文節選自《金融危機之后美國高等教育信息化的新特點和趨勢分析》，作者：南京大學外國語學院 常晨)