中國農業(yè)大學:八成項目外包之經驗

文/桂銀生

中國農業(yè)大學:八成項目外包之經驗

文/桂銀生

外包服務的具體做法

中國農業(yè)大學的信息化建設起步較早。在建設之初，學校就開始探索部分項目和工程采用外包和自建相結合、以外包為主體的建設模式。從1996年最先著手的校園網絡基礎設施建設開始，學校與專業(yè)公司合作，依托公司的人員和技術力量，建設了覆蓋全校的校園網絡，以及基于校園網的電子郵箱系統(tǒng)和基本的校內資源平臺；隨著網絡的建設，各業(yè)務部門先后與軟件公司合作，定制開發(fā)了辦公、教學、科研、財務、圖書、資產等多個管理信息系統(tǒng)。從“十一五”開始，學校信息化建設步伐加快，外包的工程和項目更為多樣。初步估計，目前外包項目占我校信息化建設項目的八成以上。

外包的種類和內容

一般而言，信息化外包服務主要可分為規(guī)劃和方案外包、建設項目外包和維護服務外包三大類。我校當前的外包項目主要涵蓋建設項目與維護服務兩類。其中外包的建設項目包括∶

1.校園網絡系統(tǒng)（基礎設施）建設的實施: 從校園網的交換機配置、主干線路鋪設、機房建設，到兩校區(qū)互聯(lián)光纖的建設，均由專業(yè)公司承擔實施任務。無線校園網方面，當前我校兩校區(qū)的校園無線網，是與運營商合作建設，建設和維護的外包程度均相對較高。

2.網絡公共服務項目建設: 包括學校電子郵件系統(tǒng)、網絡電視系統(tǒng)（IPTV）、校園VPN系統(tǒng)、統(tǒng)一通信系統(tǒng)、數(shù)據中心（存儲、虛擬化平臺）等，也均委托專業(yè)公司進行建設。

3.應用軟件系統(tǒng)平臺建設∶軟件系統(tǒng)的建設分為兩個層面，一是各職能部門普遍利用外包手段，建設了各自的業(yè)務信息系統(tǒng)和網站（從2012年開始，大多數(shù)二級網站遷移至學校網站群系統(tǒng)）；二是網絡中心負責建設的校級公共數(shù)據（庫）平臺、統(tǒng)一認證和門戶系統(tǒng)、個人空間和社區(qū)系統(tǒng)，以及全校網站群系統(tǒng)等，也是與專業(yè)公司合作，以外包定制為主進行開發(fā)的。

外包的維護服務項目包括∶重要交換機、流控、負載均衡、防火墻等網絡設備維護；主干線路和校區(qū)間互聯(lián)光纖維護；機房內各大系統(tǒng)（溫濕度、電源、消防等）運行維護；數(shù)據中心存儲與服務器維護等，均依托公司外包承擔。

外包的質量與風險控制控制

信息化外包工作主要由校外公司實施；而從學校和用戶的角度，其責任主體還是學校信息化建設部門。所以，對于建設部門而言，外包工作最重要的莫過于質量和風險的控制。我們力求從外包的各個環(huán)節(jié)上做好控制和把關，盡力做到質量標準不降低、風險處于可控狀態(tài)。

1.明確外包的目的∶學校信息化的根本目標是以信息技術提升教學、科研和管理服務的層次，提高學校的整體辦學水平；對信息化部門而言，其基本工作目標是立足師生需求，推廣信息技術應用，提供高水平專業(yè)化的服務。我們認識到，外包項目必須有助于學校信息化的根本目標和部門的工作目標的實現(xiàn)。另一方面，要通過外包，要能壓縮建設管理成本，并把學校信息化主責部門（網絡中心）的精力解放出來，以從事更為重要和關鍵的其他業(yè)務。反之，如果外包所提供的產品和服務，不能提升服務質量和水平，不能提供令師生員工滿意的服務，不能減輕網絡中心的業(yè)務成本和壓力負擔，對于這些項目就沒必要通過外包來實現(xiàn)。

2.選擇外包項目∶根據以上目的，我們把網絡中心不擅長、或者不具備實施條件的校園網系統(tǒng)集成（硬件部分）、核心交換機和出口關鍵設備的維護、機房建設與維護、校區(qū)互聯(lián)光纖的建設與維護、網站與應用信息系統(tǒng)研發(fā)等項目進行外包；對于網絡運行監(jiān)控、出口數(shù)據采集統(tǒng)計和分析、網關認證系統(tǒng)、虛擬服務平臺運行管理、數(shù)字校園公共平臺的運行管理等關鍵性業(yè)務，則完全由網絡中心負責。

3.選擇合適承包方∶承包方主要由以下兩種方式進行遴選∶A.根據學校規(guī)定，超過5萬元的設備采購、20萬元的工程，由第三方組織公開招標，確定建設方；B.對于不足招標條件的設備和項目，由網絡中心在政府采購目錄中選擇采購。為提高合作信譽度，我們還進一步縮小選擇范圍，根據多年合作經驗，建立《網絡中心自籌采購供應商名錄》，同一產品和服務選擇三家供應商進入名錄，既達到“貨比三家”的效果，又避免信譽度不高的公司參與項目，增大管理成本；C.維護隨著建設走。工程或項目建設完成后，建設公司優(yōu)先獲得運行維護外包資格，以保證維護質量和減少不必要的糾紛。

4.合同外包簽定∶外包質量和風險控制的措施和要求，集中體現(xiàn)在合同之中。我們將合同作為外包服務最核心的環(huán)節(jié)來重視，每份招標合同和比較重要的自行采購合同，都要與招標書、投標書和其他需求文件作為一個協(xié)約整體，由項目組全體成員集體共同審定；合同中嚴格界定外包范圍、雙方的權責要求、承包方人員保障、違約責任、付款方式、驗收要求等，最后由網絡中心主要負責人簽字認可，方可生效。

5.實施過程控制∶合同簽定是一種制度性約束，最終效果還要在實施中體現(xiàn)。項目外包之后，網絡中心并不是甩手不管，全部扔給外包公司任其負責（事實上，從學校層面，責任主體還是信息化主責部門，而不是外包公司），我們對每一外包項目都安排專門管理員，參與相關的管理維護工作，督查并記錄外包公司按時按質履行合同義務情況。我們對重點項目還實行“主、備管理員制”，重要方案兩人共同協(xié)商，一旦主管理員缺位，備管理員能立即上網頂替。我們還對管理員舉辦項目管理的業(yè)務培訓，從能力建設上加強對外包項目的管控。

6.考核評估∶我們每年都會根據各項目外包效果和市場行情變化，對承包公司的業(yè)績進行考察，通過考評的公司，有資格優(yōu)先參與續(xù)約談判；對于服務不滿意或者出現(xiàn)質量事故的公司，取消續(xù)約資格，并從《網絡中心自籌采購供應商名錄》中除名。這樣從最后一個環(huán)節(jié)，對外包質量和風險進行控制。

一般而言，信息化外包服務主要可分為規(guī)劃和方案外包、建設項目外包和維護服務外包三大類。

外包的問題及解決

從我們的外包實踐看，外包工作雖然已經成為我校信息化建設不可缺少的手段，但也存在一些困擾我們的問題，主要表現(xiàn)在∶

1.建設進度問題。我們對每一項外包建設項目，都在合同中規(guī)定了工期。在具體實施中，需要對總體進度進行分解，通過確定每一子項目的完成時限，最終保證整體項目的進度。由于一些承包建設公司同時承接了多個單位的業(yè)務，如果項目經理協(xié)調不力，往往造成技術骨干在各業(yè)主單位疲于奔走，應顧不暇。學校的數(shù)字校園平臺和應用系統(tǒng)建設中就曾經出現(xiàn)這一情況。我們及時與公司進行溝通，要求公司派駐業(yè)務精干、有較強人員協(xié)調權限的中高層干部作為項目經理，保證開發(fā)人員投入，使項目建設進度得到保證。但如果公司人員變動，或涉及公司業(yè)務調整，如何將項目進度處于校方控制之下，將是一個需要提前考慮的問題。

2.校方人員的參與問題。在信息系統(tǒng)研發(fā)外包項目中，校方技術管理人員的參與是必不可少的。但往往涉及到軟件的底層代碼權屬問題，多數(shù)軟件開發(fā)公司明確表示“底層代碼不會開放”，往往讓校方人員無法接手，從而容易形成對公司的依賴。學校的網站群系統(tǒng)和數(shù)字校園平臺建設，都存在這樣令人棘手的難題。從外包公司的角度，不開放底層代碼，有利于保持產品的穩(wěn)定和標準化管理，但這與校方的個性化需求和持續(xù)改進存在矛盾。我們除了在合同中明確要求公司將源代碼向學校開放外，今后考慮適當引進開源平臺，進行系統(tǒng)的開發(fā)，從而降低完全依賴公司的風險。

外包市場的成熟，會不斷推動高校信息化建設的模式變革。

3.部門系統(tǒng)的協(xié)調問題。由于學校的業(yè)務系統(tǒng)，多是由各部門自籌經費獨立定制研發(fā)，并與研發(fā)單位簽定了外包維護協(xié)議。業(yè)務部門缺少信息技術人員，其業(yè)務系統(tǒng)幾乎完全掌握在研發(fā)和維護外包公司手里。建設全校統(tǒng)一的信息平臺，不可避免要與業(yè)務部門，尤其是外包系統(tǒng)的公司進行系統(tǒng)集成對接。如果部門認識不到位，或者掌控不力，校級公共平臺的統(tǒng)一認證、數(shù)據共享、大數(shù)據統(tǒng)計分析等功能，建設就會有相當大的阻力。我們一方面推動學校從頂層規(guī)劃設計上，制定校級信息標準和數(shù)據規(guī)則，明確建設全校統(tǒng)一信息系統(tǒng)是大勢所趨；同時安排技術人員逐步滲透和接手部門業(yè)務系統(tǒng)的管理權，減輕部門管理壓力，也能更有效地與業(yè)務部門一起，協(xié)調系統(tǒng)外包方，完成校級統(tǒng)一信息系統(tǒng)的建設。

4.信息與數(shù)據安全問題。外包項目中，承包公司不可避免地接觸到學校信息系統(tǒng)中的數(shù)據信息，甚至敏感的內部信息。學校除了把好承包方的選擇關外，還要在合同協(xié)議中，對保密條款進行明確，防止網絡與信息安全事故的發(fā)生。

關于高校信息化外包服務的思考

根據近十余年的信息化外包實踐，和國際先進大學信息化的發(fā)展趨勢看，我們對今后的外包工作作出如下基本判斷∶

1.外包將是教育信息化建設的戰(zhàn)略選擇。高校IT建設總體時間不到20年，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，今后的建設和管理任務會越來越重，而且項目專業(yè)化程度會不斷加深。學校信息化部門的技術力量和人力資源總是有限，外包將是高校信息化建設的必然選擇手段之一，戰(zhàn)略地位會越發(fā)重要。這已經被港臺和世界著名高校的IT建設實踐所證明。高校必須重視研究外包工作中的各種問題，而不能忽視其價值，甚至消極回避否定它對學校信息化建設的作用。

2.外包業(yè)務市場更加成熟規(guī)范。當前從事教育信息化的企業(yè)質量參差不齊，尤其是多如牛毛的小微IT企業(yè)，技術力量有限，競爭中抵御風險能力脆弱，承接外包業(yè)務后，往往不可持續(xù)，難以為繼。隨著學校外包市場需求的不斷擴大，在競爭中實現(xiàn)優(yōu)勝劣汰，專業(yè)化的外包公司不僅能夠承擔中低端服務，而且有能力承擔高端上游的關鍵業(yè)務。由此而生的行業(yè)監(jiān)管力度不斷增強，最終會催生出更加規(guī)范的外包產業(yè)市場。

3.學校信息化部門的職能重點將有所轉變。外包市場的成熟，會不斷推動高校信息化建設的模式變革。由于學校信息化管理權限向著IT部門不斷統(tǒng)籌集中，IT部門將成為學校信息化建設的調度中樞。在專業(yè)性強的建設項目、適宜外包的項目轉移到專業(yè)公司后， IT部門也會從親自參與各項業(yè)務的建設，轉變?yōu)橐越y(tǒng)籌管理來控制和協(xié)調全校信息化建設，包括制定建設規(guī)劃、建立運行規(guī)則和對建設效果的督察等；從業(yè)務層面，信息化部門的業(yè)務核心將從網絡轉向信息、從網絡服務轉向數(shù)據服務。作為外包公司與學校部門的中間渠道，信息化部門的另一重要職責是研究服務對象（校領導、部門、教學科研機構和師生）的信息化需求，以需求驅動自建和外包項目的開展。

4.教育信息化的整體生態(tài)格局日漸平衡。信息化建設初期，學校是教育信息化的建設主導力量，雖然也從企業(yè)外包采購產品，但企業(yè)是市場的配角，大多數(shù)基本聽命于學校，在教育信息化市場話語權不大。隨著信息化外包向著廣度和深度不斷滲透，外包企業(yè)對教育信息化的標準、規(guī)劃和解決方案的支配和引導能力日益增強，學校、企業(yè)以及政府監(jiān)管部門將會更加緊密地聯(lián)系在一起，共同參與學校信息化建設，最終將形成多方參與、各有分工、互補互利、和諧共存的教育信息化整體建設格局。

（作者單位為中國農業(yè)大學網絡中心 ）