淺析職業學校檔案編研工作

淺析職業學校檔案編研工作

職業學校檔案編研工作是指將學校內部靜態的檔案資源轉化為動態并且還可供利用的一種信息資源加工制作過程。本文簡述了職業學校中檔案編輯工作的意義和原則，并對編研工作中出現的不足和問題提出應對措施。

職業學校；檔案編研；研究分析；對策

檔案信息是經過歷代人類通過生產與實踐所保存、積累下來的，并以檔案的某種形式供給后人利用的重要歷史文化資源。但是任何信息資源都會存在有不系統性、不完整性以及不準確性，尤其是受到當時當地的一些歷史局限性或者技術性的影響，再加上對未來變化和需要預測不足等原因，使得學校現有教學檔案、學生檔案等資源可能難以滿足編研課題的需要。

一、職業學校檔案編研工作的意義

編研工作是檔案利用工作的重要組成部分，是學校檔案部門系統、廣泛地向社會提供利用服務的一項重要的基礎性工作。有了編研工作，才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于社會各項事業，有助于推動和促進地方人文歷史、社會科學的研究。編研工作是保護檔案史料、方便利用的有效措施。檔案大部分為孤本，在開展利用服務時，老是把原件提供利用，容易破損，影響檔案的壽命。以編寫檔案史料的方式提供利用，可以避免檔案原件的重復使用，減少磨損，從而延長檔案的壽命。也能使這些資料長久保存，便于后人利用。

而只有做好檔案的服務和推廣，才有檔案服務的需求，檔案也才有生命力。檔案的編研成果具有存史、資政、文化功能外，其教化功能更為明顯。并且職業學校中還有很多彌足珍貴的學校歷史資料，還有學校歷代教育教學檔案等。對此，不能僅靠學校藏儲的檔案資源進行編研工作，還需要另外的資料作補充。

二、職業學校檔案編研工作原則

職業學校檔案編研工作必須是在尊重學校檔案歷史價值的基礎上所開展的，其歷史精髓只有在合理服務現代以及未來學校發展，才能體現出其真正的自身價值，并且要體現出檔案編研的意義則需要其成果能有助于學校建設和社會發展才能實現，所以編研工作應該具備的原則就是要堅持其服務性。

網絡信息化逐漸發展的今天，讓群眾的辨別能力有了更高的要求，同時還對職業學校檔案編研造成了很大威脅，一些不真實的信息很容易將群眾帶向錯誤的方向，從而對編研工作發出疑問，這就需要編研人員堅持其真實性，不能被外界所動搖。

三、職業學校檔案編研工作受影響因素及存在的問題

檔案編研是檔案開發利用的中心工作。教學檔案是指學校在教學管理與實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像載體等文件材料。教學檔案是學校的主要業務檔案，是衡量學校教學管理水平和教育質量，反映學校人才素質和學術水平的重要標志之一，是學校檔案的主體和重點。教學檔案的編研不僅是學校開發檔案信息資源，拓展檔案信息服務的代表性工作，而且也體現了學校檔案工作發展的主要方向。而學生檔案也是學校主要業務檔案之一，因為學生作為學校的一個主體，一份學生檔案就代表著一名學生的身份，學校教學始終是圍繞學生進行的，學生檔案是作為教學管理中產生的材料最主要成分，反映了學校的發展和教學質量程度，因此，學生檔案是檔案中必要存檔且編研的組成部分。但是在學校編研工作中，重收藏保管，輕編研，教學檔案“缺編少研”或者“有編無研”，更是一種比較普遍的現象。

（一）缺乏組織領導

檔案編研工作很難受到學校領導的重視，因此在編研工作中投入的人力物力和管理十分不足，造成了編研工作沒有整體的目標、規劃、計劃和分工，讓檔案編研工作始終處在自發狀態中，讓其完全依賴于檔案編研人員自身力量以及自覺行為上面，最終導致學校檔案編研總體水平偏低。

（二）缺乏理論指導和創新

編研人員在進行檔案編研的時候大都是從編寫參考工具、資料入手，編研如文件匯編、大事記、組織機構沿革等基礎性材料，“編”的部分多，但是“研”的成果少。教學檔案編研的問題更為突出，由于普遍缺乏教學檔案編研理論指導和工作經驗的交流借鑒，工作難度也較大，從而導致教學檔案的編研工作缺乏創新，涉及面窄，影響了檔案的開發利用，在學生檔案的編研工作也是如此。

（三）檔案編研人才匱乏

學校檔案編研要求擁有教學理論和實踐經驗以及檔案管理知識的人才，這是提高檔案編研工作水平的前提和基礎，其學生檔案編研也需要有見解、有長遠目光的人員才能讓其有編研價值。但是，由于大多數單位檔案管理人員專業知識結構單一，并且由于編制所限，中小規模的學校甚至沒有專職的檔案管理人員，更談不上專職編研人員。缺乏編研方面的人才，致使檔案編研人力極其不足。

（四）編研題材難以滿足教學教研的需要

教學檔案編研的題材往往比較簡單，只是教學數據匯總，或者是一些優秀師生、特色專業介紹性材料，教研成果的匯編或列表等等，立意淺，特別是二次、三次文獻編研水平較低，缺乏檔案的研究性結果。而且學生檔案的編研形式也很單一，就是成績和學生的一些基礎信息，并沒有實質性能體現出當時教學和學校發展相關聯的重要信息,并不能為教研提供有效的信息。同時也因為這些檔案的存儲量十分大，還是會出現遺失或者遺漏的現象。

（五）編研內容空洞

檔案編研工作不僅僅是要保持學校檔案管理的安全有序，還要保證整理的檔案資料能夠有條不紊，但是對于現在很多職業學校來說，檔案的編研工作還是僅限在基礎數字匯編等內容上，忽略了對教學檔案、學生檔案的研究，并且隨著信息時代的到來也沒有做出相應的變革，導致編研內容沒有得到新的突破。

（六）學校因素

一些學校在檔案資料并不齊全，而且對應的檔案室內的相關設施也不完善，并沒有將檔案編研的重要性了解清楚，進而沒有將檔案工作放到應有的工作高度上，因此對檔案工作的要求也就并不高，對其工作人員的要求甚至是只要懂得使用電腦的非專業人員即可，進一步導致學校編研工作質量得不到提升。

四、職業學校檔案編研工作應對新舉措

發展學校檔案編研工作，也就是為了提高檔案編研工作質量和水平。檔案工作要得到重視才能得到發展，而這種發展很大程度上取決于檔案服務的需求。

（一）堅持理論和方法的創新

任何實現創新都是在理論創新基礎上所建立的，理論的創新一旦離開了，那么就只能談方法的創新與改進，但工作效果畢竟是有限的，很難對事物的發展起到真正促進作用。所以，學校檔案編研工作應該解放思想，拓寬思路，敢于創新，將研究深入到教學的各個領域，應該從更高的層面去分析檔案編研在對教育教學改革進程中的作用。通過理論創新，提高工作人員對檔案編研工作的認識，并對其具體工作方法進行創新指導，然后在工作實踐中獲取總結經驗，提高理論水平，達到工作的良性循環。

（二）加大組織和領導檔案編研工作的力度

學校領導要重視和支持檔案編研工作，這種重視和支持不能僅停留在計劃和目標上，要切實了解學校編研工作的實際情況，將教學檔案編研工作納入到教學和教研工作中，也將學生檔案編研工作納入到學校和教學發展目標中，定期進行組織研討交流，討論編研工作的目標、計劃和選題，讓編研工作更能適應學校發展形勢，為教學和學校提供發展基礎。學校領導要為編研工作創設良好的外部條件，為檔案編研發展出適當的宣傳領地，保證編研工作能正常開展。對于大多數職業學校來說，都面臨著發展、資金、生源、人員編制等難以解決的基本問題，要去關注檔案編研問題，有些勉為其難。但是要想解決這個矛盾，必須對于檔案編研工作在促進學校長遠發展方面所起的作用有深刻的認識。

（三）健全檔案編研工作規章制度

學校檔案編研工作應該形成固有的規章制度，包括指定出相關責任部門以及部門責任人，并且要定期檢查工作和研討編研題材，對其編研工作內容、質量和利用情況制定標準，以對其編研材料的實用性以及價值進行評估，并獎勵其編研工作優秀的人員，形成獎懲機制，以此激勵編研人員積極創新的工作意愿。

（四）合理應用信息化技術

同時還要重視使用現代信息化技術手段進行檔案編研，重視信息化教學手段的題材，適應教學技術現代化的需要。讓學校檔案編研工作打破傳統單一利用文字檔案的狀況，編研人員要善于利用各種載體形式的檔案以及相關資料，并從中提取出編研信息。首先建立學校教學檔案和學生檔案資源建設，將學校檔案的特色充分體現出來，優化學校檔案儲藏結構，并加強檔案資料收集工作，保證歸檔材料完整齊全。并在網絡上要提高檔案服務質量，將關注點集中在利用檔案資源方面，讓學校檔案編研成果得到利用，體現編研工作價值，以及促進學校教育建設和發展。

（五）提高檔案編研人員綜合素質

學校編研工作不僅僅需要領導的重視、工作內容和路徑的創新，更需要編研人員專業素質的支持，學校檔案編研工作逐漸開始發展，編研人員的觀念理應得到革新，不能局限在傳統觀念和現有編研水平上，要加強學習，逐漸提升自身知識水平，以此適應檔案事業日新月異的發展形勢。

五、結束語

發揮學校檔案編研服務的作用，以此適應教育改革形勢的需要。檔案編研工作是學校教育教學管理和檔案管理的“上層建筑”，隨著社會不斷進步，教育教學改革的深入，對學校檔案信息資源的需求也日趨增大，所以職業學校檔案編研工作應該逐步提高編研工作的質量和水平，更好地促進學校教育發展，為教學服務，進一步提高學校教育水平。

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