淺談醫院文件歸檔前的預處理

淺談醫院文件歸檔前的預處理

本文從醫院辦公室所需存檔文件五花八門、種類繁多、載體多樣化等管理混亂中發現的問題、解決的辦法來闡述現階段醫院文件管理的預處理新流程、新方法。

醫院文件；歸檔前；預處理

隨著醫院的規模的不斷擴大，尤其是通過三級甲等醫院的評審后，各項管理已經逐步規范，為了加強痕跡管理，各種各樣的文件資料出現，導致需要存檔文件的大量堆放，需要重要文件翻閱時，又是要花費很多時間來找或者是找不到，所以，急需建立一個系統的歸檔前文件預處理流程，以提高文件歸檔效率，便于急需時順利查找。

一、現階段存在的問題

（一）文件種類繁多，載體多樣化

三級甲等醫院順利通過評審后，隨著醫院信息一體化系統的應用，提高了醫院的運行速度，也增加了種類繁多的歸檔資料，載體處理傳統紙質，更多的是電子文件的歸檔，這對醫院的檔案管理工作提出了新的挑戰。歸檔文件不僅包括臨床、各職能科室以及各種醫療活動中形成的文件資料。

（二）對歸檔前文件的管理混亂

由于醫院現沒有對歸檔前文件的管理制度，沒有系統的、詳細的分類標準，存在歸檔資料堆放混亂，分類不清，未按順序標號、存放位置不集中等現象，亟待解決，經常出現領導要尋找時文件翻多遍后仍舊找不到的情況出現。

（三）未能及時調整歸檔范圍

隨著醫院改革的不斷發展，尤其是通過等級醫院的評審，醫院沒有及時調整《醫院文件歸檔范圍與不歸檔范圍》和修訂《醫院文件資料保管期限表》，完善各項新的檔案管理制度。

（四）缺乏對檔案專業人員的培養和激勵機制

醫院設置的一般都是兼職歸檔人員，往往注重自身本職工作技能的培養，主要精力放在主要工作上，缺乏對檔案新知識、新理念的學習，不能把心思用在檔案管理的鉆研上，再加上醫院也沒有針對檔案管理的責任目標考核機制和激勵機制，就不能充分調動歸檔人員的主觀能動性。

二、解決的辦法

（一）完善歸檔文件的保存

一般情況下，打印出來的紙質文件一式三份，一份歸檔，一份用作文件匯編，一份用于日常查詢。電子文件應用一次寫入式光盤、磁帶等較安全存儲載體歸檔三套，一份歸檔（光盤），一份提供日常利用服務（移動硬盤），一份異地保存（光盤）。電子文件的光盤要注意定期轉錄。醫院嚴格按照以上的相關規定進行歸檔文件的保存。

（二）規范歸檔文件的分類

醫院采用“年度—機構（問題）—保管期限”三級分類法，根據醫院的實際情況，針對專門的事件增加已專門事件命名的專門檔案，例如崗位設置、等級醫院評審、附屬醫院申報、劇毒化學品移交、醫療服務共同體老撾合作等。醫院辦公室根據具體的分類設置分類抽屜，并進行詳細標注。醫院辦公室收到歸檔文件后，先對預歸檔文件根據以上的分類方法進行預分類，然后進行分類后登記，按照時間順序進行編號，放分類抽屜進行預處理后等待年后進行歸檔。

（三）及時整理立卷辦畢文件

1.由醫院辦公室立卷。因為文件是由辦公室辦理的，辦公室最了解文書的形成原因、運轉情況、實際效用，也最了解文件之間的內在聯系和各種文書的保存價值，最清楚文件的去向和收回情況，由醫院辦公室立卷有利于提高整理的質量和工作的效率。2.文件在本部門隨時歸卷，這樣可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于歸檔文件材料的齊全、完整和保密。3.醫院辦公室暫存當年文件，有利于查閱和利用當年的文件。由醫院辦公室立卷，文書材料可以在本部門放一年，可供工作需要時隨時查閱。

（四）做好平時歸卷工作，保證文件材料的齊全完整

根據醫院現有的立卷類目，堅持做好平時歸卷工作。1.對本部門形成的文件材料根據條例的要求,逐一鑒別、分類、收集整理,最終歸檔。2.平時歸卷。依照已經編制好的立卷類目，將已經處理完畢的文件材料隨時按類目上的有關條款歸入已經設置好的分類抽屜內進行預保存。這樣，有利于保持文件材料之間的聯系，保證歸檔文件材料的齊全完整。平時還要根據形成文件材料的實際情況，隨時修改或增補立卷類目的有關條款。

（五）檢查文件的收集情況，做好年終歸檔移交工作

對已收集的文件進行一次全面檢查，收集不齊全、不完整的要做進一步的補充和完善。1.檢查文件是否齊全。如醫院重要文件的批復與請示，正本與副本，原件與復印件。2.檢查文件是否屬于本單位歸檔的范圍。按“凡是反映本單位職能活動，具有查考利用價值的文件材料均屬歸檔范圍”的規定，不屬于醫院歸卷范圍的應剔出；同時，還要看是否屬于本年度的，不屬于本年度的應轉出歸入相應的年度。3.檢查卷內文件是否有一定的聯系。相聯系的要歸到一塊。

（六）建立醫院檔案管理責任目標考核制度和激勵機制

綜合檔案室根據歸檔文件的職能部門簽訂檔案責任目標書，注明需歸檔的的文件范圍，時間期限，以及保管期限，可以做到的程度，要求各職能部門指定專人負責，相應的獎懲標準，建立醫院檔案管理責任目標考核制度。

醫院應該針對將檔案管理人員納入醫院人才培養計劃當中，注重平時的學習機會，鼓勵檔案管理人員的職稱晉升，制定檔案管理人員的培訓計劃，也適當地進行崗位設置，升降有根據，建立一套完善的檔案管理人員的激勵機制。

希望通過以上幾個環節的調整，醫院歸檔前文件的預處理可以基本到位，減少歸檔整理時間，提高檔案運行速度，以促進醫院各個方面的全面發展。