淺談如何做好企業檔案編研工作

淺談如何做好企業檔案編研工作

筆者分析了企業檔案編研工作的重要性和必要性，就如何做好企業檔案編研工作，從檔案資料的收集、編制多種形式的檢索工具、深度挖掘檔案信息、現代技術的采用等方面進行了較為詳細的探討。

檔案編研；高速公路企業；建議

目前，隨著檔案工作越來越受社會和被人們重視，對于開發檔案信息，做好檔案信息編撰、編研工作就越來越顯得必要和在其職位上扮演著越來越重要的角色，筆者從實際工作中感悟其重要性，故在此淺談檔案編撰編研工作的一點心得和體會，供同行相互切磋與交流。

一、企業檔案編研的重要性和必要性

1.在社會各行業中，利用檔案工作的各項事業都離不開檔案編研工作，只有通過編研工作，才能利用檔案的邊沿成果對社會各項事業進行服務，從而為地區人文歷史和社會科學的研究做出一定貢獻。

2.檔案編研工作是以滿足單位日常運轉、業務管理、生產經營、技術開發等各項工作和活動利用檔案需要為目的的，以庫藏檔案為基礎，以匯編檔案文件匯集和編寫檔案參考資料為成果形式的一項專門工作。

3.通過檔案編研工作，不僅可以有效保護檔案史料，也從一定程度上促進了檔案史料更加方便的利用。在保護檔案史料的過程中，通過對檔案史料的編寫和利用，減少和避免了檔案原件的反復使用，由此使得檔案史料可以更加長久的保存，以供后人參考。

4.檔案編研工作的開展，充分發揮了檔案工作部門存在于社會上的重要性。檔案工作部門完成編研工作之后，將編研成果傳遞到社會中去，讓更多利用檔案的人深入了解檔案工作的價值，在很大程度上起到了宣傳的作用。

5.檔案的編研成果不僅包括存史、資政和文化等功能，還包含一項十分突出的功能，即教化功能。

二、廣深高速檔案編研的概況

目前，結合公司推動檔案達標升級工作，從整理、整改歷史文獻、資料信息工作中一改過去的散亂管理，從尋找歷史中還原歷史，組織編撰了《公司建設大事記79-97》《公司大事記88-2010》《組織沿革82-2010》及《重點工程簡介》《全宗指南》等，為企業的決策經營、建設管理、企業文化等管理工作奠定厚實基礎。

三、加強檔案編研工作建議

（一）加強檔案資料的收集，保證歸檔文件材料的齊全完整

在檔案工作初期，由于工作人員缺乏一定的工作經驗，對文件材料的價值難以準確判斷，對于很多現存的檔案資料都會產生一種“留其無用，丟其可惜”的感覺，這是一種普遍的現象。當企業在參考檔案資料時，面對積累數十年的、成千上萬的檔案資料，又會出現“存時多，用時少”的現象。我司通過對文獻和檔案的編研及利用，了解到在公司舉辦重要活動和發生重大事件時，并沒有找到對其的文字記錄和照片記載，只是發現一些不同的人對整個事件和活動過程簡單的回憶描述。然而，伴隨著時間的流逝和記憶的模糊，每個人回憶的內容都有所差異，甚至一些重要依據和協議也是無從尋找。由此，必須從中吸取教訓和總結經驗，檔案工作人員在接收和整理檔案資料時，必須對每份檔案進行準確核實，然后根據案卷所屬的職責范圍和上下級關系進行檢查和驗收，如若在整理過程中發展任何問題，都必須進行及時解決，除此之外，還應及時將各部門和相關人員手中散存的重要檔案和資料進行回收與保管，避免出現任何一個環節的疏忽。

（二）編制多種形式的檢索工具，為編研工作提供利用創造條件

在檔案編制工作中，編制檢索工具的利用是必不可少的。在檔案文獻編研時，除了對記錄的檔案文件進行核實，還應該全面了解庫存和家底。隨著檔案數量的不斷增加、檔案類型的不斷變化和檔案內容的日益豐富，如果沒有有效利用多種形式的檢索工具，不僅無法快速有效的檢索出相應的檔案文獻，更無法對時長已久的檔案文件進行準確和完全的查找。因此，在檔案資料編研過程中，必須在整理和保管好檔案資料的前提下，編制多種形式的檢索工具，盡量多使用索引和目錄，以方便和準確查找資料。

（三）充分發揮檔案工作人員的優勢，積極開展檔案加工利用

檔案工作人員可以充分利用熟悉公司庫存檔案情況這一優勢，深度挖掘檔案信息，做好檔案編研工作，為檔案利用者提供更為系統和完整的資料。在以往的檔案工作中更側重于檔案資料的整理和保護，卻很少有人對檔案進行研究，這就在很大程度上浪費了檔案工作人員本身具有的優勢。為了加強和完善檔案資料的管理，檔案工作人員應該在開展檔案編研工作的同時，對檔案進行科學研究，深入了解探究檔案的保管情況，根據實際情況和相關理論方法，改進管理方法。

（四）積極采用現代技術，全面提高管理水平

現階段，人們對檔案的利用需求是多方面的，并且對檔案利用數量的要求也越來越大，由此檔案利用的時效性、專題性和準確性要求不斷提高，僅依靠傳統的手工檢索方式已經無法滿足當前檔案利用的要求，加之，隨著現代科學技術的快速發展，電子技術和信息處理技術已經在現代辦公中得以廣泛應用。因此，要想從根本上提高檔案的管理水平和創新檔案管理方法，在檔案資料編研過程中，應利用計算機編目檢索技術和計算機尖端技術來提高檔案管理效率和水平，從根本上化解檔案利用方式與社會利用之間的矛盾，從而促使檔案編研工作更好地服務于社會。

四、結束語

綜上所述，在進行檔案編研工作時，必須秉承求真務實和勇于探索的精神，通過勤奮學習尋找出全新的管理方法，根據實際情況和相應理論的要求，適當轉變觀念，利用現代技術，不斷開拓創新，最終促使檔案編研工作創造出更多的社會效益和經濟效益。