淺談人事檔案管理中條例的適用性

淺談人事檔案管理中條例的適用性

人力資源受到市場(chǎng)化影響日益明顯，相應(yīng)地人事檔案管理應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，現(xiàn)行的人事管理法律制度框架已明顯不適應(yīng)新形勢(shì)、新要求。本文結(jié)合自己長(zhǎng)期在教育局工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，就人事檔案管理?xiàng)l例對(duì)于教師檔案管理的適用性做出了探討。

檔案管理；條例；適用性

21世紀(jì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)繁榮，因?yàn)槭袌?chǎng)經(jīng)濟(jì)的完善，人才流動(dòng)隨之增加。教師作為專業(yè)型人才，因?yàn)槭袌?chǎng)化以及社會(huì)性的增強(qiáng)，對(duì)人事檔案的利用和需求日益增多。現(xiàn)行人事檔案管理的法律依據(jù)，主要有兩個(gè)層次。一是法律，主要指《中華人民共和國(guó)檔案法》；二是部門(mén)規(guī)章，主要有《干部檔案工作條例》《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等。上述法律、法規(guī)以及規(guī)章的頒布實(shí)施，為規(guī)范人事檔案材料收集歸檔工作，為人力資源的優(yōu)化配置提供真實(shí)、全面的檔案信息，促進(jìn)人事檔案管理的制度化和法制化發(fā)揮了積極作用。

但條例卻不能夠滿足人事檔案管理工作的實(shí)際需要，本人長(zhǎng)期在縣教育局從事人事檔案管理，十分明白教師屬干部身份，教師檔案適用《干部檔案工作條例》，教師檔案由教育局檔案室管理，隸屬縣委組織部管轄。在施行《干部檔案工作條例》中遇到了很多實(shí)際困難。首先，教師人員流動(dòng)性大大增強(qiáng),單位人已逐漸轉(zhuǎn)為社會(huì)人,現(xiàn)行的人事檔案管理體制已嚴(yán)重落后于人事制度的改革和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展要求。其次，國(guó)家的戶籍制度和人事制度為適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的新形勢(shì)，都相繼進(jìn)行了改革。但是與此相關(guān)的人事檔案工作，仍然延續(xù)著黨政機(jī)關(guān)管理干部人事檔案，已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展需求。

一、目前教育系統(tǒng)內(nèi)教師檔案管理普遍存在的問(wèn)題

（一）人事檔案條例難以滿足不同類型的需求

各行各業(yè)發(fā)展都離不開(kāi)人才，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，人才的依賴趨勢(shì)日益加強(qiáng)。教師作為具有較高學(xué)歷和水平的專業(yè)技術(shù)人才，其就業(yè)途徑也不再局限于教育系統(tǒng)內(nèi)部，近年來(lái)，每年都有不少教師流向政府機(jī)關(guān)、企業(yè)等各類單位。教師本人在業(yè)務(wù)進(jìn)修、職稱評(píng)定等方面對(duì)檔案內(nèi)容的利用也越來(lái)越多。利用者類型、利用用途的多樣性，導(dǎo)致對(duì)人事檔案內(nèi)容、載體、傳遞方式等方面需求的多樣性；也使得人事檔案不可能局限于單位組織部門(mén)使用的狹窄范圍，不僅組織需要，而且許多個(gè)人也需要，那些與個(gè)人生活和切身利益密切相關(guān)的人事檔案．經(jīng)常會(huì)被組織和個(gè)人查閱利用，但是檔案管理相關(guān)條例作出的規(guī)定使得手續(xù)辦理成為一個(gè)非常繁瑣以及責(zé)任不明確的事情。比如，張老師幾年前辭職，根據(jù)條例第十五條的規(guī)定：干部辭職、退職、自動(dòng)離職、被辭退（解聘）后，未就業(yè)的，其檔案仍由原管理單位保管。另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事部門(mén)保管，不具備保管條件的，轉(zhuǎn)人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。因?yàn)楦鱾€(gè)組織責(zé)任不明確，在張老師找到工作后，檔案并沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)走，更沒(méi)有相關(guān)組織進(jìn)行整理。條例的責(zé)任劃分不明確性以及非強(qiáng)制性使得張老師在辦理手續(xù)的困難程度增加，一方面，資料查閱不能由個(gè)人進(jìn)行查閱；另一方面，又沒(méi)有相關(guān)單位愿意代為辦理。

（二）條例在教師人事檔案管理中的非適用性

首先，不同部門(mén)對(duì)于人事檔案管理材料的形成以及材料的形成有著不同的方式；其次，應(yīng)歸檔材料及時(shí)歸檔的難度很大。這兩個(gè)原因，使規(guī)范整理問(wèn)題凸顯，管理規(guī)范化需要加強(qiáng)。目前的檔案查閱規(guī)定：“未經(jīng)組織同意，任何人不得借用或查閱本人及其直系親屬的檔案”，這條規(guī)定為檔案當(dāng)事人設(shè)置了利用屏障，想要用人事檔案就要協(xié)調(diào)一個(gè)或多個(gè)不同的部門(mén)，在檔案提供利用價(jià)值方面受到一定的約束，使人事檔案無(wú)形中造成了利用率不高，體現(xiàn)不了檔案應(yīng)有的存在價(jià)值。

二、人事檔案管理中條例的適用性對(duì)策探討

（一）加強(qiáng)教育局人事檔案管理的信息化，彌補(bǔ)條例適用性不足

加強(qiáng)教育局內(nèi)部人事檔案管理的信息化是適應(yīng)檔案服務(wù)日益社會(huì)性需求的必要措施。人事檔案信息化管理是指人事檔案管理從傳統(tǒng)事務(wù)型管理到現(xiàn)代人力資源數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，人事部門(mén)憑借現(xiàn)代信息技術(shù)，以網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為媒介，通過(guò)對(duì)各類人事信息資源的廣泛整理收集、深入的開(kāi)發(fā)和充分利用，不斷提高人事檔案管理的決策水平和效率的過(guò)程。

（二）通過(guò)改善人事檔案管理的條例，加強(qiáng)條例適用性

1.明確人事檔案的屬性。人事檔案不僅是國(guó)家檔案的組成部分，而且還具有私權(quán)屬性。

2.要明確人事檔案的主體權(quán)利。由于人事檔案具有私權(quán)屬性，相應(yīng)地人事檔案的主體權(quán)利應(yīng)受到法律保障。一方面要明確人事檔案的主體權(quán)利內(nèi)容，另一方面要建立權(quán)利保障措施。在一定范圍內(nèi)允許個(gè)人查閱本人及親屬檔案。

3.要理順人事檔案的管理機(jī)構(gòu)。根據(jù)人事檔案管理社會(huì)化的發(fā)展趨勢(shì)，可分兩步走，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的社會(huì)化。第一步，對(duì)符合條件的單位，仍授權(quán)管理一定范圍的人事檔案，但要限期要求其進(jìn)行人事檔案信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。第二步，可建立本地區(qū)甚至全國(guó)統(tǒng)一的人事檔案管理中心。

4.要突破人員的身份、行業(yè)等屬性，統(tǒng)一就人事檔案的收集、歸檔、鑒別、整理、裝訂以及保管和利用等方面工作進(jìn)行規(guī)定，尤其強(qiáng)化人事檔案流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的管理措施。

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