現代化醫院檔案管理問題及對策分析

現代化醫院檔案管理問題及對策分析

本文結合現代化的檔案管理模式對于醫院檔案管理工作的新要求，首先分析了醫院檔案管理工作中存在的薄弱環節，進而具體論述了提高醫院檔案管理工作水平的幾項具體可行措施，可以為醫院檔案管理工作的實施開展提供合理的參考。

醫院；檔案管理；創新

醫院的檔案資料是醫院在醫療衛生、教學科研、預防保健以及衛生行政管理等活動過程中保存的具有價值的重要資料，是醫院臨床醫學、科學研究的重要依據，強化醫院檔案資料管理對于提高醫院管理水平具有重要的作用。醫院檔案管理部門應當結合信息時代的發展，不斷的創新醫院檔案管理模式，強化檔案信息資料的科學化管理與開發利用，提高醫院檔案資料管理水平，充分發揮檔案資料的價值，為醫院現代化的建設與發展提供基礎保障。

一、醫院檔案分類

開展醫院檔案管理工作，首先必須明確醫院檔案的類型，進而根據不同的類型采取不同的管理措施，醫院的檔案主要包括行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫療檔案等幾種形式。其中行政檔案主要包括各類正式公文、重要活動的組織流程、領導講話稿以及聲像圖片等相關資料、醫院部門現行的各項規章制度、規定、流程、醫院會議紀要與決議、各科室工作計劃匯總表、固定資產檔案、車輛管理檔案、合同文件等應歸檔保管的文件、資料。人事檔案主要包括醫院職工的個人信息資料、勞動合同及保密協議、工資以及社保等薪酬相關資料、員工績效考核等相關資料。財務會計檔案主要包括審計賬冊及報表、會計賬冊及報表、固定資產資料等。藥械設備檔案主要包括設備臺賬、合格證、使用說明書、安裝調試以及驗收報告、保修協議、設備運行維修保養記錄、設備更新改造記錄、設備管理制度等資料。醫療檔案則主要是由醫療管理部門提供的病案資料等相關內容。

二、當前我國醫院檔案管理工作存在的問題分析

（一）對于醫院檔案管理工作重視程度不足

醫院管理部門對于醫院檔案在學術研究、行政管理以及臨床應用等方面的重要作用認識不足，沒有充分認識到檔案資料這一信息資源的重要意義，因此造成了醫院內部的檔案管理意識薄弱，檔案資料的收集整理不完善，檔案資料零星不全，難以有效的借閱查詢利用。

（二）醫院檔案管理的現代化水平不高

當前我國醫院檔案管理工作的現代化水平仍然相對較低，檔案管理機構的設置較為混亂，導致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強，沒有明確的檔案管理工作目標以及管理手段。此外，也沒有結合醫院的實際情況制定標準規范的檔案管理模式，而且對于檔案資料的開發利用也相對較為薄弱，這些問題造成了醫院檔案管理工作水平得不到有效的提升。

（三）醫院檔案管理信息化水平較低

造成醫院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫院檔案管理工作的信息化水平不高，雖然采用了計算機錄入的檔案記錄方式，但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高，檔案資料的數據庫平臺建設也不完善，造成了檔案資料的管理效率與管理質量不高。

（四）醫院檔案管理的安全性相對較差

由于部分醫院對于檔案安全管理重視不足，因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對于一些涉及到病患隱私的檔案資料，缺乏完善嚴密的檔案管理制度，對于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時的進行銷毀，這也是檔案管理工作中需要重點解決的問題。

三、現代化的醫院檔案管理對策研究

（一）完善醫院檔案管理制度體系

醫院檔案管理制度對醫院檔案管理工作具有指導性的作用，是醫院檔案管理工作的基礎依據。建立現代化的醫院檔案管理體系，基礎條件就是建立標準完善的醫院檔案管理制度體系。首先，檔案管理部門應當結合醫院的實際情況，制定檔案管理工作標準以及管理模式，重點整合、共享管理資源，確保檔案管理工作的順利開展。其次，完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定，尤其是對于檔案分類管理標準、檔案整理標準、檔案著錄標準、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內容，確保醫院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數據錄入、檢索查詢等不同階段工作的實施均有據可循。最后，應該制定醫院檔案管理工作的標準化流程，在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細則，確保醫院檔案管理工作的有序開展。

（二）強化醫院檔案管理意識，提高檔案管理的整體業務水平

首先，醫院管理者應該充分認識到醫院檔案管理工作對于醫院正常管理以及發展的重要作用，重視檔案工作的開展。增加資金投入重點確保醫院檔案管理工作經費充足、設施齊全、人員崗位設置合理，為醫院檔案管理工作的順利實施開展提供良好的條件。其次，應該強化對于檔案管理工作人員的培訓教育，提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識與檔案管理業務水平，結合采取定期考核、責任管理以及獎懲制度，通過對檔案管理工作人員的管理實現檔案管理工作的科學化、規范化、制度化以及現代化。

（三）采用信息化的管理模式，提高檔案管理的服務水平

提高醫院檔案管理工作效率與工作質量，實現檔案資料的有效整合與共享，必須完善檔案信息管理系統建設，并將其作為檔案管理工作的主要平臺，這也是提高醫院檔案管理的開發利用以及使用服務水平的關鍵措施。檔案管理部門應當結合信息化的檔案管理手段，充分借助信息化管理在數據資料準確、資料處理高效方面的優勢，將醫院的檔案管理工作流程進行信息化的改造，通過檔案資料管理信息系統對檔案實行統一管理，通過信息系統實現檔案材料的及時收集與更新。借助于資料數據庫信息數據平臺，完善行政檔案、人事檔案、財務會計檔案、藥械設備檔案以及醫療檔案等子模塊建設，促進內部檔案資料信息的準確性與流動性。同時對于沒有保密要求的資料，將數據全面整合作為共享，向授權用戶提供網絡遠程查詢服務，真正提高檔案資料管理服務水平。

（四）完善檔案管理的保密工作

保密工作是檔案管理的重要環節，特別是醫院檔案資料中由于部分涉及到科學研究以及病患隱私的資料，需要妥善的進行保密管理。對于檔案資料的保密工作，應該嚴格按照國家檔案管理工作方面的法律法規，執行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴格分開管理，絕密檔案必須設置完善的安全管理措施，明確保管期限與保密期限要求，確保保密工作的實效。對于超過保管期限的檔案，應該超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限提前編制銷毀計劃及清單，經過審核批準后及時進行檔案銷毀工作，并在銷毀檔案清冊中進行詳細的記錄，同時注銷銷毀檔案的在冊目錄。此外，應該注重提高檔案管理工作人員的保密意識與工作作風，對于泄密問題嚴查責任人，并及時解決泄密問題造成的影響，實現檔案管理工作的嚴格與標準。

四、結語

醫院檔案管理工作是醫院管理工作的關鍵內容，結合新時期醫院發展對于檔案管理資料的要求，創新醫院檔案管理模式，尤其是在完善醫院檔案管理制度體系、強化檔案管理資金投入、加大檔案管理信息化建設力度等幾方面，對醫院檔案管理工作進行改革創新，不斷提高醫院檔案資料的價值開發利用，實現檔案管理效率與服務質量的全面提升。

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