淺談信息化與檔案管理

淺談信息化與檔案管理

計算機技術和網絡技術的快速發展使人類進入了一個信息化的時代，隨著計算機技術、網絡技術的迅猛發展，辦公自動化、標準化、網絡化漸趨完善。信息化是當今世界經濟和社會發展的趨勢，檔案信息化建設賦予新時期檔案工作嶄新的內容，為檔案工作帶來了前所未有的發展機遇和挑戰。

檔案；信息化；管理

一、檔案信息化管理

檔案信息化管理就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理并提供利用服務。

檔案信息化可以從以下幾個方面來理解：第一，要實現檔案信息接收、傳遞、存儲和利用一體化；第二，要實現檔案信息的網絡化和數字化；第三，要實現檔案信息的高度共享；第四，要實現檔案管理模式的改革。

檔案是需要長期保存的。由于檔案在保存過程中可能受到潮濕、蟲蛀、火災等影響，所以每年需要投入大量的經費，又因沒有備份，每年又不得不為檔案損失而擔憂，由于檔案需要經常查閱，所以不可避免地會造成原件受損或遺失，以上種種因素都給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。信息化是當今世界經濟和社會發展的大趨勢。無論是從政治、經濟、文化、科技、軍事等多個領域還是到人類生活的各個角落，信息技術無不顯示其獨特的魅力，成為現代社會和現代生活不可缺少的工具。可以說，現代信息技術已經成為實現科學開發檔案信息資源的關鍵條件。

二、當前檔案管理信息化面臨的問題

計算機技術和網絡技術的快速發展給檔案信息化管理帶來了新的機遇，但圍繞新階段的新一代檔案學尚未產生，檔案管理信息化仍然面臨眾多未解決的難題。

（一）面臨創新與安全的挑戰

原有檔案管理制度的核心一是為了確保檔案安全，二是為了快速查詢、應用。檔案管理系統向深層應用發展時，會出現與其他應用系統整合的情況，如文檔管理一體化。對于這類整合，必須用創新思維來解決各方面的矛盾。同時計算機系統和網絡本身存在安全缺陷，不僅硬件資源易受自然災害和人為的破壞，且軟件資源和數據信息也易受到病毒的侵擾和毀壞。加之沒有相應的內部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能給網絡犯罪分子可乘之機。

（二）面臨標準化、法制化的挑戰

由于檔案自身的復雜性，我國政府的檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于多頭管理，各有政策，造成了管理標準化的困難。檔案的立法也相對比較缺乏，造成大量檔案因密級問題無法發揮其應有的使用價值。

三、檔案信息化應遵循的原則

（一）安全性原則

隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。因此，必須采取強有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（二）規范性原則

制定和實施檔案管理工作標準和規范，是檔案管理工作現代化的需要，是提高工作質量和效率的需要。堅持規范性原則，制定相應的規范和法規，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統檔案數字化，數字化檔案的保管、傳遞、利用等工作的進行實現有序化、標準化和規范化，避免出現各自為政、互不兼容、重復建設等現象發生。

四、加強檔案信息化管理的措施

（一）加強基礎設施建設

電子計算機技術和網絡技術是當今革命的先導技術，給人們的生活生產帶來巨大變革。電子計算機具有運算速度快、精確度高、存貯信息量大等特點，且電子計算機邏輯判斷能力強，能同時進行多種復雜運算。運用計算機進行檔案文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期的文件等，可大大提高工作效率。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，可以做到又快又準。同時，計算機技術還能用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。因此首先要從硬件上配備電子計算機，提高各類檔案館、檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平；其次要建設和完善局域網。使各項工作都網絡化，加強檔案的利用。

（二）加強檔案信息資源建設

所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質或機讀形式為主要物質對象，用微機對檔案文獻進行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉化成為微機軟件形式的二次文獻信息供人們利用的過程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。檔案部門使用的計算機型號不一，規格各異，各自開發的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進程。因此，應加強電子文檔資料的歸檔工作，利用計算機、掃描儀把紙質檔案數字化，建立全文數據庫，以便于查找利用。

五、結論

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。加強檔案管理信息化建設，能夠提升檔案管理和利用水平，充分發揮檔案的信息功能。

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