淺談目前養老機構檔案管理存在的弊端及其改革的措施

淺談目前養老機構檔案管理存在的弊端及其改革的措施

目前我國正處于老齡化人口不斷增加的狀態，再加上人們養老觀念的改變，隨之而來的就是各類養老機構的產生，這對老年人的養老問題起到了一定的緩解作用。加強養老機構的檔案管理，促進其健康穩定的發展，已經成為社會福利社會化的一個關鍵環節。因此,本文將對養老機構檔案管理進行詳細分析，并提出了一些影響其發展的弊端及改革的措施，以供參考。

養老機構；檔案管理；弊端；改革

近幾十年來，我國人口的發展速度在急劇的加快，對人口年齡結構造成了影響，使人口老齡化嚴重，而老年人的養老問題也已經成為一個受到高度重視的社會問題。養老機構的出現大大的緩解了這一情況，但是在現實情況中還存在很多問題，尤其是檔案管理問題。養老機構檔案是其進行管理工作的重要憑證，對推動養老機構的建設與發展有著重要的現實意義。

一、我國養老機構的發展變化

政府出臺的有關養老問題的法律法規，對養老機構的發展起到了一定的推動與促進作用。在這二十多年的時間里，養老機構發生了很大的變化。養老機構的數據變化并不明顯，但是其床位數和老年人的人口數量變化卻很大，僅僅是2004年的老年人人口數量就比1999年增加了將近170萬。老年人養老的需要和養老觀念改變促進了養老機構的發展，而且養老機構的發展又吸引了很多老年人。另外，養老機構還存在城鄉以及區域的分布差異，城鄉相比，農村的養老機構和床位數要比城市多，而各區域之間相比，較為發達地區的養老機構和床位數要比不發達地區多。

二、養老機構檔案管理存在的弊端

（一）對檔案管理工作認識不清，缺乏檔案管理意識

養老機構中各類檔案材料的建立與完善，會涉及到其中的各個部門，這就對檔案負責人或是兼管人員提出了更嚴格的要求，并能根據其要求進行收集、整理以及處理材料的工作。然而，在現實工作中，養老機構對檔案管理工作不予重視，其管理意識淡薄，而且其中檔案管理工作多是采用兼職的模式，缺少專項的管理人員，進而延長了合成材料過程的持續時間，這就導致檔案材料缺失、混亂、遺漏或是遺失現象的出現。

（二）不健全的檔案管理制度，缺乏統一性和規范性

在養老機構管理中，存在諸如行政、業務、后勤、財務等各方面的制度，但是絕大部分的養老機構卻缺少檔案管理制度。這就造成了不明確的檔案管理，使其缺乏統一性和規范性，無法將檔案管理同養老機構的發展聯系在一起，資料的不完整或是遺漏、缺失，導致養老機構的一些重要或是珍貴的歷史資料無法得到妥善保存。

（三）素質較低的檔案管理人員，對工作水平造成影響

現階段的養老機構多數都沒有專業的檔案管理人員，許多都是其他部門的人員進行兼職管理，其缺乏檔案管理的專業素質和理論水平。有關調查資料顯示，很多養老機構檔案管理人員的學歷不高、知識結構不合理、缺乏現代化檔案管理技術，其已經無法滿足信息時代檔案事業發展的需求。檔案管理工作人員業務素質低還表現在服務主動性的缺乏方面。養老機構的檔案管理工作一般都存在整體素質低、專業人員少等現象，對其整體的工作動力和自身素質的提高造成影響。

（四）檔案管理缺乏科學性，設備落后陳舊

隨著社會經濟和科學技術的發展，計算機和網絡技術已經被廣泛的應用到各行各業中，隨之而來的電子文件和無紙化辦公也改變了以往手工檢索、“組卷”歸檔的傳統檔案管理模式。但是，由于受客觀因素的限制，目前的養老機構對檔案管理工作的投入有限，大多數養老機構仍然采用手工組卷的傳統模式，這對保管、保護以及利用檔案管理的科學性、合理性產生了一定的應影響。

三、養老機構檔案管理的改革措施

隨著老齡化人口的增多，養老機構的任務越來越繁重。落后的檔案管理已經成為影響養老機構發展的重要因素，所以，必須對養老機構的檔案管理進行改進，以滿足新時代對養老機構檔案管理的要求。

（一）加強養老機構的檔案管理意識

檔案是記錄和承載單位發展歷程的歷史記錄，是單位進行發展進步的一個不可缺少的信息資源。加強養老機構工作人員的檔案管理意識，尤其是領導干部的檔案管理意識，是保證檔案管理工作順利進行的一個重要因素。

要將檔案管理同養老機構的發展聯系到一起，大力進行《檔案法》的宣教活動，使養老機構工作人員對檔案形成寶貴且不可再生的新的認識。

（二）建立和完善養老機構的規章制度

檔案管理的一個關鍵環節就是建立和完善規章制度。養老機構要根據自身的特點，結合《檔案法》等相關法律法規，對各類檔案進行規范、統一的管理，完善歸檔、保管、利用、鑒定等各個環節的檔案管理制度，確保檔案管理工作能夠順利的運行。

（三）提高養老機構檔案管理人員的素質水平

對于養老機構而言，提高檔案管理人員的素質水平是一件非常重要的工作。機構領導應該意識到檔案管理人員素質水平對機構建設發展的影響。現有的檔案管理人員要注重自身專業素質和水平的提高，通過各種形式、渠道來進行檔案管理的學習與培訓，增強自身收集、整理、保管、檢索等檔案管理的工作能力，為養老機構的發展和社會主義和諧社會的建設貢獻一份力量。另外要提高檔案管理人員的管理觀念，增強其服務意識，做到規范化以及制度化，可以從以下3個方面來進行強化：1.增強管理人員對檔案的利用意識。在進行檔案管理的時候，不能只是去收集、整理以及保管，充分的開發與利用才是檔案管理的目的，因此我們應該對其進行歸檔整理，并歸結出一份便于查閱的編研材料，方便于利用；2.增強管理人員的開放意識。把整理好的編研材料編輯成冊并列出相關的目錄，對一些專題目錄則采用計算機來進行整理存放，提高查閱速度；3.增強管理人員的服務意識。把被動服務轉變成為主動服務，對有關需求的信息要及時掌握，將原來的被動存放以及保管改為主動的提供與利用，增強服務質量，提升管理人員的工作效率，提高檔案的利用率。

（四）增加養老機構檔案管理工作的物資投入

提高檔案管理工作需要采用一定的方法和手段。傳統檔案管理模式已經無法適應信息和科技時代的發展要求。在檔案管理中運用數字化現代科技，可以為養老機構提供規范化的服務，同時也可以對檔案資源進行合理有效的開發和利用，為工作人員提供更加全面、豐富的客觀信息資料。增加檔案管理工作的物資投入，運用先進的管理設備，在結合經濟、法律等綜合方法與手段，對檔案管理人員的素質水平進行整體上的提高。

四、結語

綜上所述，養老機構應該將檔案管理工作看作是日常工作中一個不能缺少的環節，使其成為促進養老機構管理、改革與發展的紐帶。在增強機構領導對檔案管理工作的重視的同時，還要培養檔案管理人員的專業素質和知識水平，使其能夠更好的為檔案管理工作服務，進而促進養老機構的建設與發展。

[1]殷實.社會工作視角下機構養老服務專業化問題研究[D].吉林大學,2014.

[2]趙文艷.如何做好科研檔案的管理工作[J].科學咨詢(決策管理),2010(02).

[3]李中秋.中國人口老齡化背景下的多元化養老模式研究[D].西南財經大學,2013.

[4]李影.對檔案館特色化信息服務的幾點探討[J].黑龍江檔案,2013(02).