淺談疾控機構業績檔案的管理

淺談疾控機構業績檔案的管理

疾控機構專業技術人員業績檔案是管理人才的重要依據，是單位專業技術實力的客觀憑證，也是實驗室認可和疾控績效等考核的一個量化指標。本文作者結合檔案工作實際和當前疾控工作形勢，提出了加強業績檔案管理的一些看法。

疾控；業績檔案；管理

疾控機構業績檔案主要指專業技術人員在從事疾控工作及科研活動中直接形成的歷史記錄，它完整地記載了各類專業人員的資歷、能力、業績和專業技術水平，為加速人才培養、提拔和聘用提供完整、客觀的依據。當前疾控機構正在進行的績效工資和崗位設置工作更是與專業技術人員業績息息相關。因此，建立健全疾控機構專業技術人員業績檔案，并加以科學化管理，對保證各項體制改革的順利進行和促進疾病預防控制工作的正常開展具有十分重要的意義。結合本人多年從事檔案管理工作的實踐,以下就加強業績檔案管理淺談幾點認識。

一、疾控機構業績檔案的內容

本中心根據業務人員的特點,將業績檔案內容分為以下幾類：1.基本信息材料。包括個人業績檔案履歷表、學歷、學位、計算機、外語、執業醫師等證書材料；2.職務、職稱變動情況及證明材料；3.在職學習、培訓、進修深造材料，參加各類培訓、繼續醫學教育、獲得的資格、內審員、上崗證書等材料;4.論文及其SCI等收錄情況、著作、科研立項、成果、獲獎等情況的材料；5.社會兼職、參加社會各類學會、協會、學術團體及任職情況的材料。

二、疾控機構業績檔案的特點

專業技術人員業績檔案除具有檔案的基本特征外,還具有鮮明的特點：1.材料分散，收集難度大。業績檔案材料內容是多方面、多層次的,有上級頒發的,也有部門評議的,還有自己撰寫的,來源分散、范圍廣,不利收集。只有靠平時的點滴積累、及時收集才能為形成完整有價值的專業技術業績檔案。2.內容豐富，變動頻繁。業績檔案反映的是每位專業技術人員延續性的動態的程,形成的材料是不斷補充、增加與完善的過程。由于專業技術人員業務活動、工作業績的累積處于不斷變化中,因此,業績檔案材料內容變動頻繁。檔案管理人員只有及時了解這些變化,并將其真實地記錄在案,才能保證業績檔案的準確性和完整性。3.利用率高，意義重大。業績檔案是領導、組織、人事部門和專業技術人員最經常利用的。無論是專業技術職務評聘、參加在職學歷教育、申報各種獎項,還是選優評模、人才提拔、考核干部、工資改革以及績效獎金分配等方面都發揮著重要依據和憑證作用。

三、疾控機構業績檔案的作用

1.科學評價專業技術人員的能力和水平。業績檔案記錄了專業技術人員業務發展全過程，是個人業績的真實寫照。建立業績檔案體現了尊重知識、尊重人才和對專業技術人員努力的認可，能增強專業技術人員的榮譽感。

2.可供單位人才利用狀況分析使用。業績檔案客觀上反映一個單位的整體人才狀況、科研實力、技術水平以及發展潛力是單位專業技術實力的憑證和單位重要的無形資產。業績檔案有利于單位全面客觀地考察、了解、管理和使用專業技術人員。

3.為人才流動、職稱晉升和聘用等提供完整、客觀的依據。業績檔案的建立，為科學拔尖人才和學科帶頭人的選擇以及政府特殊津貼發放對象的確定、職稱評定、工資、獎金等級發放等提供客觀依據，也為本單位工作成果統計分析提供了基礎資料。

4.業績檔案的建立是國家實驗室認可和疾控績效考核的重要內容。業績檔案的建立和管理是否完善，反映了單位的衛生防病管理水平，也是質量管理體系及實驗室認可/認證工作及疾控績效考核的重要內容。專業技術人員在衛生防病、科研實踐中創造出的成果、經驗和教訓記錄，也為疾病預防控制事業提供了強有力的保障。

四、疾控業績檔案的管理

近些年來，中心充分認識專業技術人員業績檔案的重要性，進一步健全完善管理制度，加強檔案隊伍建設，全體人員積極配合，大大提高了業績檔案的應用和管理水平。主要做法是：

1.健全業績檔案工作制度。我中心建有較完善的檔案工作網絡,每個科室都確定了兼職檔案員,業績檔案的日常收集都由各科室兼職檔案員來承擔。各科室兼職檔案員根據辦公室確定的收集內容和范圍將所在科室的專業技術人員的相關材料積累起來,于每年年底集中交于辦公室匯總，由業績檔案管理員負責對各科室上交的個人業績檔案材料進行審核,對檔案資料數量、質量進行嚴格把關,以保證歸檔材料符合案卷的質量要求。凡符合審核要求的存入其個人業績檔案卷宗;不符合要求的,則提出意見并退回本人補充與完善或由其自行處理。近年來，我中心還將業績檔案這項工作納入單位年度工作綜合任務目標中,實行中心對科室、科所對個人的兩級考核，大大增強了相關人員的責任意識，確保了中心專業技術人員業績檔案的完整和齊全,發揮展現了業績檔案應有的作用,

2.加強業績檔案材料的收集工作。近年來，中心通過加大宣傳和指導力度，提高了專業技術人員對業績檔案的認識，促使個人主動上交與組織收集相結合,確保業績檔案的全面、完整。檔案部門加強與專業技術人員的聯系,及時收集當年形成的各種業績材料。對調入的專業技術人員,盡量讓原單位把檔案轉至新單位；對新畢業的學生,要求將其個人簡歷、學歷、學位證書等按規定時間上交建檔。

3.加強業績檔案材料的立卷歸檔。檔案部門對收集到的材料要認真建檔,針對檔案的內容不同，細心歸納整理、編目、著錄,妥善保存。材料形成后,既遵循檔案管理的基本原則，又要根據業績檔案的特點，以個人建檔，按一人一案卷形式，案卷次序編排先按科所，后按職稱從高到低；卷內次序編排先按類別，后按形成時間順序；每卷有卷內目錄，每份材料有順序號，一旦生成，即使調離科室也不再變動，以個人為單位分類匯總后盒裝形式上架存放，案卷盒背脊處注明標簽，建立統一的檢索工具便于查閱。專業技術人員退休后，檔案要抽出來另架存放。保管期限的原則劃分為長期。由于每年都有人員的變動,因此應每年更換一次檔案目錄。同時要配備標準的庫房,落實硬件設施,為檔案存放創造一個良好的保管環境。

4.加強業績檔案的開發利用。要充分利用計算機在業績檔案中的作用，建立和完善專業技術人員業績檔案數據庫，及時更新數據，保證檔案資料的完整、系統和延續，動態化管理業績檔案信息，保證業績檔案信息的真實性和準確性。要注重工作實效，在嚴格執行保密制度的前提下，堅持熱情服務，盡最大努力用足用好業績檔案資料，努力提高業績檔案的使用效率。近年來，為配合實驗室國家認可、資質認定的需要,我中心根據實驗室國家認可評審準則和中心質量體系等相關文件的規定，以業績檔案的相關資料為依據,重新組建了包括技術人員的相關能力、繼續教育和專業資格、培訓、技能以及授權等內容的個人技術檔案，為中心順利通過資質評審和績效考核工作提供了有利的依據。

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