淺析檔案管理現代化措施

淺析檔案管理現代化措施

檔案管理現代化成為時代發展的需求，它需要多學科、多專業知識的配合以及多部門、多環節的協作。檔案管理現代化是現代檔案管理發展的必然趨勢。本文通過對檔案管理現代化內容、特點的分析，提出促進檔案管理現代化的相關措施，為實現檔案管理現代化提供一定的理論依據。

檔案管理；現代化；措施

隨著科技的發展、社會信息化以及電子政務的提出，檔案管理現代化成為歷史發展的必然。檔案本身是具有一定社會價值的信息，現代檔案管理是以傳統理論作為基礎、數學方法作為工具，并借助計算機通信等技術所組成的一個完整的結構體系。該體系可以使管理人員充分發揮其創造性和積極性，避免檔案存儲期間發生信息丟失，提高檔案的完整度。目前，信息化和網絡化的普遍應用為傳統的檔案管理模式帶來挑戰。探索檔案管理現代化措施成為各級檔案部門所面臨的重要任務。本文通過對檔案管理現代化內容、特點的分析，提出促進檔案管理現代化的相關措施，為實現檔案管理現代化提供一定的理論依據。

一、檔案管理現代化定義和特點

檔案管理現代化是傳統理論作為基礎、數學方法作為工具，采取先進管理技術和設備，充分發揮管理人員創造性、積極性、主動性，使檔案管理工作定量化、信息化、系統化、智能化的管理方法。如應用計算機技術將檔案進行修改、輸入、輸出、統計、檢索、查詢、打印、刪除等，同時還可利用計算機的篩選、診斷、判別功能對檔案進行鑒定，并且還可以應用縮微照相技術對紙質檔案進行縮微復制。檔案管理現代化有空間占用小、信息儲存量大、速度快、應用能力強等特點，可提供及時大量的檔案信息，大大提高工作效率。電子文件成為新的檔案信息載體，逐漸代替傳統紙質檔案載體。目前，檔案管理工作中人存在許多不足之處，例如，管理人員的管理意識不強，導致檔案的利用率較低；檔案管理制度尚不健全，一些企業的檔案管理沒有標準化、規范化，如檔案編號不規范、卷內目錄填寫不統一、歸檔文件無底稿、無日期等；由于檔案檢索工具的不足，檔案檢索效率較低；檔案管理的硬件投入和經費不足，有的單位甚至沒有專用的檔案室，檔案保管條件比較簡陋；檔案管理人員的業務素質不高，對檔案管理投入的精力較少。因此，在信息量急劇擴增的今天，需要一個比較完善的檔案管理體系來保存相關的檔案信息。

二、檔案管理現代化的相關措施

（一）培養現代化人才

在知識經濟迅猛發展的時代，檔案部門面臨著市場經濟、知識經濟以及高新技術應用的挑戰。因此，需要培養一批精通專業知識和信息技術的高層次檔案信息管理人才，在不斷接收新知識、新方法、新思想的同時，加強技能培訓和知識更新，鑄造一個熟悉網絡技術知識、現代管理知識以及數字化技術知識等新型化的高層次的檔案管理隊伍。

（二）健全檔案管理制度

依據《檔案法》和《檔案法實施辦法》以及工作實際，制定科學合理、簡明實用、具有有效約束力的管理制度。并將各種制度切實落實，使檔案管理工作有據可依，有案可查。在管理制度的執行過程中，做到賞罰分明，體現制度權威性。

（三）檔案管理標準化

檔案管理標準化是檔案管理現代化的重要基礎，標準、規范的管理方法能夠保證各項檔案管理工作的有機銜接，使檔案管理工作取得最佳效益。

（四）加大檔案管理現代化的投入

檔案現代化管理的制約因素主要有技術、設備以及人才等。首先，要加大檔案經費投入，為檔案管理現代化提供完善的基礎設施，例如要有完備的計算機服務體系，為檔案信息服務創造必要條件。其次，要加強檔案管理人員的現代化管理意識水平，對于檔案管理工作中的重要課題、重大事項進行定期總結和匯報，積極解決檔案管理工作中存在的難題。再次，要與外單位的檔案管理工作相結合，明確檔案管理的服務方向、提高服務質量，做到互幫互學、取長補短、共同進步。

三、討論

隨著科學技術的迅猛發展，檔案管理工作現代化勢在必行，檔案信息存儲及處理的數字化、信息收集和傳遞的網絡化成為檔案管理現代化的必然趨勢，檔案管理部門應積極應用計算機技術來進行檔案管理，通過不斷探索與實踐，創造出迅速、準確、有效的檔案管理手段，加快檔案管理現代化的步伐。

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