企業(yè)檔案收集中的若干問題探討

張治霞

摘 要：檔案工作是企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)工作，對于企業(yè)的發(fā)展具有一定的影響。在企業(yè)生產(chǎn)的過程中，對于企業(yè)的經(jīng)營內(nèi)容以及各項人事資料進行收集和整理，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)前提，是保證檔案工作高效發(fā)展的基礎(chǔ)條件。在現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展中，關(guān)于檔案收集工作還存在一些問題，影響到檔案收集的質(zhì)量和效率。文章對于企業(yè)檔案收集工作的現(xiàn)狀以及影響因素進行了分析，然后提出了相應(yīng)的解決措施，對于企業(yè)的檔案收集工作具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；收集；推動；對策

隨著市場競爭的日益激烈，企業(yè)間的競爭程度逐漸加劇，所以需要不斷的提升核心競爭力，在市場中可以獲取更大的市場份額。在企業(yè)日常經(jīng)營生產(chǎn)的過程中，需要汲取大量的檔案信息，所以需要高效的檔案工作來推動企業(yè)的發(fā)展。在檔案整理工作中，檔案收集是做好檔案工作的基礎(chǔ)前提，是保證信息資源的有效途徑。所以在檔案管理工作中，應(yīng)該積極加強檔案的收集工作，豐富檔案信息的多樣性，突出檔案管理的特色，為企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)創(chuàng)造有利的基礎(chǔ)。

1 企業(yè)檔案收集工作的現(xiàn)狀

檔案工作是現(xiàn)階段企業(yè)生產(chǎn)中的重要工作內(nèi)容，對于企業(yè)的發(fā)展有重要的影響，但是在部分企業(yè)中仍然存在諸多的問題，對這些問題進行分析至關(guān)重要，主要存在的問題有以下幾個方面。

1.1 歸檔門類不全

隨著社會的不斷發(fā)展，企業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)不斷的提升，在生產(chǎn)工藝方面不斷的創(chuàng)新。企業(yè)的檔案管理部門為企業(yè)的生產(chǎn)提供了重要的信息，所以在信息內(nèi)容方面應(yīng)該不斷的豐富與創(chuàng)新。但是在現(xiàn)階段的很多企業(yè)中在檔案管理方面不夠完善，歸檔的類別比較單一，只是單純的注重文書檔案的收集，而在技術(shù)類檔案方面卻比較少。在檔案的收集方式方面比較落后，對于比較先進的檔案載體應(yīng)用的不多，缺乏創(chuàng)新性，不利于企業(yè)的借鑒參考。

1.2 歸檔文件不齊全、不完整

檔案管理工作應(yīng)該對企業(yè)發(fā)展過程中的各種文件進行收集整理，以便在以后的工作有所參考借鑒。但是部分企業(yè)對于文件沒有及時的收集，致使檔案材料的缺失，對于平時的簡報、調(diào)查報告及統(tǒng)計報表等收集不夠齊全，不利于后續(xù)工作的有效開展。

1.3 科技檔案收集不全

科技檔案的收集對于檔案信息的利用率有重要的影響，可以為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供重要的參考依據(jù)。但是企業(yè)的科技人員并沒有認識到科技檔案的重要性，對于自己設(shè)計的技術(shù)資料不愿意交給檔案管理部門，造成檔案的流失。在日常生產(chǎn)中，對于設(shè)備的安裝、調(diào)試以及更改等技術(shù)資料沒有收集整理，致使在后期運行中，實際狀況與檔案記錄不符，對企業(yè)的生產(chǎn)造成一定的影響。

1.4 檔案收集范圍窄

除了正常館藏管理范圍內(nèi)檔案的收集。對以下類型的檔案則缺乏有效收集：

（1）突發(fā)事件檔案的收集；（2）實物檔案的收集，如印章、獎?wù)隆ⅹ劚㈠\旗、題詞、字畫等；（3）口述檔案的收集，如利用重要紀念活動時機，積極收集制作，將原始錄音錄像、現(xiàn)場筆記及說明、記錄人簽名、主述人資料、電子文稿等材料收集齊全；（4）員工民生檔案的收集，如家庭檔案的收集。

2 影響企業(yè)檔案收集工作的因素

2.1 存檔意識比較薄弱

在工業(yè)企業(yè)中，比較重視生產(chǎn)技術(shù)的提升，不夠重視檔案收集工作，在檔案收集方面的意識比較淡薄，致使很多相關(guān)的檔案資料丟失或者沒有及時的收集，造成檔案資料的缺失。尤其是在部門出現(xiàn)人員變動時，對于本職工作的檔案沒有進行完整的交接，致使檔案資料的丟失。

2.2 人員綜合素質(zhì)不高

一是普遍缺乏從事檔案工作的專業(yè)人才。二是內(nèi)部缺乏競爭力和活力。“等、靠、要”思想觀念嚴重，收集手段單一，創(chuàng)新意識和自我發(fā)展意識不強。工作缺乏主動性和創(chuàng)造性。通常檔案工作者抱著“不求有功，但求無過”的思想，工作中消極被動，致使檔案收集工作長期暈現(xiàn)一種落后狀態(tài)。

2.3 檔案管理制度不完善

由于企業(yè)對檔案管理工作不夠重視，致使檔案管理部門的人員在行使權(quán)力的過程中屢屢受阻，所以檔案管理制度無法有效的執(zhí)行，由此檔案制度得不到完善。在企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的過程中，各種檔案資料得不到有效的收集整理，阻礙了檔案管理工作的有效開展。

2.4 廣泛征集的力度不夠

盡管做了很多的宣傳，企業(yè)員工的檔案意識還很淡薄，這在很大程度上影響著檔案在企業(yè)范圍內(nèi)的征集工作。在全心全意進行企業(yè)建設(shè)的同時，檔案工作未能受到同等的重視，致使散存在企業(yè)內(nèi)部的一些有價值的檔案資料未能及時的征集歸檔。

3 加強檔案收集工作的對策

3.1 健全歸檔制度

建立、健全和完善歸檔制度。是做好檔案收集工作的重要前提，也是保證檔案齊全完整的重要條件。歸檔制度主要包括歸檔范圍、歸檔時間和歸檔要求三方面的內(nèi)容。歸檔時應(yīng)注意：（1）歸檔范圍必須明確完整以免少收或漏收檔案資料。歸檔范圍完整就是指立檔單位形成的各種門類檔案應(yīng)全部納入收集范疇，全部收集，完整無缺；（2）加強文件管理。為了防止上級各業(yè)務(wù)部門直接下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門有價值的文件材料散失，應(yīng)制定公文登記制度，即凡是由上級部門下發(fā)到各業(yè)務(wù)部門的文件材料，先由文書部門登記。這樣每個部門應(yīng)歸檔哪些文件，檔案部門了如指掌；（3）檔案部門必須同有關(guān)部門聯(lián)系，互相配合，確保歸檔材料齊全、完整、準確。

3.2 提高人員素質(zhì)

檔案人員的工作態(tài)度與綜合素質(zhì)是影響檔案收集的重要因素，所以應(yīng)該加強檔案人員素質(zhì)的提升。改變檔案管理人員的思維意識，認識到檔案收集工作的重要性，提高工作積極性，主動的投入到檔案收集工作中來。只有檔案管理部門的工作人員重視檔案收集工作，才能夠帶動其他部門的工作人員認識到檔案工作的重要性，從而在工作中贏得同事的信任，保證檔案工作的有效開展。

3.3 加強宣傳教育

長期以來，員工對檔案收集工作的重要性認識不足。因而，檔案部門要以各種方式宣傳檔案工作，將收集工作的目的、作用和意義滲透到各個部門。強化企業(yè)的檔案意識，引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視。另一方面，檔案工作人員也要從封閉、半封閉的狀態(tài)中走出去，宣傳、解釋檔案工作，贏得有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持，同時還要深入有關(guān)部門，及時與他們進行溝通和交流，明確收集工作計劃，研究收集工作中遇到的難題。求得他們的信任和理解，從而使檔案收集工作經(jīng)常之，不斷深化檔案工作實踐證明，檔案管理制度是否完善和落實，是檔案管理工作能否實現(xiàn)規(guī)范化、標準化的三個關(guān)鍵因素。

4 結(jié)束語

隨著市場競爭機制的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭不斷的加劇，為了在市場競爭中獲取更高的經(jīng)濟效益，企業(yè)需要不斷的提升核心競爭力。檔案管理工作是企業(yè)中的基礎(chǔ)工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的信息，促進了企業(yè)的生產(chǎn)效益。在檔案管理工作中，檔案的收集是基礎(chǔ)，是檔案信息內(nèi)容是否豐富的前提條件。但是在現(xiàn)階段的檔案收集工作中，部分企業(yè)還存在諸多的問題，影響到檔案工作的有效開展。所以文章對影響檔案收集的因素進行了分析，然后提出了解決的措施，對于檔案工作的提高具有重要的意義。

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