談檔案管理中的問題及解決辦法

周敏ZHOU Min

（保定市第一醫院人事科，保定 071000）

（Baoding First Hospital Personnel Section，Baoding 071000，China）

0 引言

醫院對人事檔案的管理隨著現代化科學技術的不斷發展，提出了更高的要求。因此，應當加強人事檔案管理中存在問題的措施以實現人事檔案的真實性。只有這樣，才能在保證檔案管理工作質量的同時滿足醫院對人才的了解。因此，醫院有必要加強人事檔案的管理工作并且針對具體問題采取合理有效的措施。

1 檔案管理工作中存在的問題

1.1 對檔案的重視程度不夠。目前，隨著經濟的逐步發展，醫院的醫療水平也在不斷提高，所以很多醫院都把目光放在醫療水平和服務上。使得很多包括領導干部在內的人員僅僅將檔案管理工作看成抄抄寫寫和保管事務性的工作，從而對于檔案管理工作的認識存在一定的誤區。并且，檔案管理工作不能為單位創造經濟效益，因此，很多單位不僅不把其算作單位的主要工作，甚至還忽視此項工作，他們認為，只要確保檔案不丟失、不泄密并且能夠應付外調和查檔就算是完成檔案的管理工作了。這些思想都充分說明了其對檔案管理工作的輕視，也說明了他們還不能夠充分認識檔案管理工作的重要性。

1.2 目前多數單位的檔案管理工作除了管理力量薄弱外，還存在管理水平低下以及管理手段落后的問題。目前多數單位從事檔案管理工作的人員，經過嚴格檔案管理知識培訓后上崗的人員寥寥無幾。因此，除了對檔案管理工作的重要性和管理檔案的要求進行充分全面的了解外，對于收集、整理、歸檔以及裝訂檔案等業務也談不上了解。不僅導致一些檔案資料不健全，甚至出現了丟失檔案的現象，這些都給檔案管理工作帶來了很大的困難。由于目前很多檔案人員身兼數職，不能投入足夠的精力去進行檔案管理工作，很多情況下只是將材料放進檔案盒并不及時進行整理歸檔，這些都導致醫院不能夠及時準確的對人才進行了解。

1.3 檔案室沒有良好的硬件環境。一直以來，我們認為的檔案室是管理規范且環境良好的。但是實際工作中的檔案室卻恰恰相反，很多單位并不愿意在檔案室添置新設備，而樂此不疲的對其他工作硬件設施進行完善，從而造成檔案室設備簡陋，甚至個別單位根本不存在專用的檔案室。因此，除了對人事檔案不能夠進行規范標準的管理外，還時常發生檔案材料發霉和蟲蛀事件，從而不利于利用檔案資料。

1.4 人事檔案管理工作信息化程度不高。當今世界是一個信息化的社會，計算機技術在各行各業都得到了充分的應用，并且在現代化辦公室扮演著重要的角色。但是很多單位并沒有在管理檔案中充分挖掘和發揮計算機技術的優勢。由于計算機技術沒有廣泛應用到檔案管理中，不僅阻礙了人事管理效率的提高，更在一定程度上造成資源的浪費。

2 檔案管理工作中問題的解決辦法

2.1 提高檔案管理人員的素質。為了加強建設干部檔案管理的工作隊伍，在選擇擔任檔案管理工作的人員時，除了選擇政治上可靠、作風正派以及責任心強的共產黨員外，還應當對其加強教育培養。為了使員工能夠在工作中充分發揮他們的積極性和創造性，單位相關部門以及領導還應當切實管理廣大職工的工作和生活，使得廣大職工充分感受家的溫暖。由于檔案管理效果的好壞與檔案管理人員自身密切相關，因此，檔案管理人員除了提高自身專業水平以外，還應當通過培訓等多種形式對檔案管理過程中的各個環節和基本要求進行熟悉和了解。努力掌握科學的管理方法和原則以達到提高檔案管理工作效率和提高檔案質量的最終目的。此外，檔案管理人員還應當對檔案管理的新模式進行積極的探索，在促進檔案管理工作更加科學更加實用的同時，為促進社會的發展提供更好的有利資源。

2.2 健全檔案管理制度。遵循以下原則建立檔案工作制度：①根據單位的特點以及檔案管理工作的實際需要建立合理的檔案管理制度，以充分體現制度的科學性和合理性；②建立的檔案管理制度除了具有很強的操作性外，建立的目標還應當方便實用且簡便易行，以更好的發揮檔案管理制度的指導和規范作用，即充分體現制度簡明實用的原則。③制度能否順利完成，領導的行為和形象起到了直接的作用，在構成單位的成員當中，職工是最主要的群體，并且也是制度主要的約束對象和執行者，因此，指定的制度必須除了約束領導外，還要對職工具有一定的約束作用。④檔案部門不僅是制定檔案的規章制度，更要充分執行制度，因此，在制度的制定過程中必須做到有功必賞，有過必罰，以充分體現檔案管理制度的權威性和嚴肅性。

2.3 為了對檔案的內容能夠進行全面、客觀且動態的記錄，應當對檔案的功能進行改進和完善。對于重新定位檔案功能，可以采用以下兩種方式：①對于檔案中原有的重要部分進行保留；②進一步豐富和擴大檔案的內涵，不僅使檔案更好的服務于單位，更使檔案的功能適應單位對信息的需求。

2.4 當今社會的發展趨勢就是信息化，因此，在檔案管理工作中應當充分采用信息化的管理手段。為了提高檔案管理工作的效率和水平，應當順應信息時代對檔案管理工作的要求，盡量采用當代科技新成果和新手段。目前，國內外的很多企業都在使用計算機對檔案進行輔助管理，因此，實現人事檔案的計算機輔助管理勢在必行。

2.5 為了更好的強化廣大檔案管理人員的服務意識以及提高他們的服務水平，必須充分做好檔案管理工作。這就要求檔案管理人員不僅要有“工作就是服務”的觀念，更應當將“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿。明確服務方向，端正服務態度以及樹立創新意識，以有效提高服務質量。對于檔案管理的工作人員而言，義不容辭的責任就是充分發揮檔案信息資源的作用以服務于社會主義現代化建設。

總之，在新的歷史條件下，檔案管理人員不僅要更新觀念并采用有效措施，還要積極探索檔案現代化管理的模式，在緊密聯系時代發展要求的同時促進社會主義和諧社會的建設。

[1]劉金霞,劉鶯鶯,黃存勛.民營企業檔案管理模式探討[J].四川檔案，2006(01).

[2]劉淑華.檔案管理現代化的現狀與對策[J].甘肅廣播電視大學學報，2002(04).

[3]謝愛芹.淺談新時期企業檔案管理人員素質要求[J].山東檔案，2006(05).