撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

●唐筠

撰寫郵件的11條“軍規(guī)”

●唐筠

郵件要同時(shí)發(fā)給幾個(gè)人，收件人、抄送和密送怎么選擇？需要對(duì)方回信的，就選收件人；只需讓對(duì)方獲知，無(wú)須回信的，就選抄送人；不想讓其他人知道的收信人，就選密送。密送還可以讓群發(fā)郵件看起來好像單獨(dú)發(fā)送的，例如同時(shí)給幾位面試者發(fā)通知，就可以選用密送的方式。

空白標(biāo)題是最失禮的行為；把所有想說的話都寫在標(biāo)題里，郵件正文一片空白同樣失禮。

信件正文稱呼不可少，最簡(jiǎn)單的一個(gè)“Hi”或者“你好”，有時(shí)比客套的問候更有效。

如果一封郵件中提到某個(gè)文件，即便你確認(rèn)對(duì)方一定有，也最好在附件中發(fā)一份。收件人直接下載附件一定比在電腦中尋找更快也更方便。

如果你要給對(duì)方發(fā)一份Word文檔，最好在郵件正文中用純文本拷貝一下文檔里的內(nèi)容。這樣如果對(duì)方是用手機(jī)查收郵件，就不需要下載文檔再看了。

想跟領(lǐng)導(dǎo)們展示自己精心排版制作的PDF或PPT？最好把每個(gè)頁(yè)面單獨(dú)存成圖片格式。

不論是什么格式的附件，一定要有一個(gè)簡(jiǎn)短且明確的描述，考慮到手機(jī)閱讀的情況，文件名不能過長(zhǎng)。如果你在信件正文中列出不同的附件摘要，那就更加分了。

跨國(guó)公司的統(tǒng)一郵件簽名格式里，大多數(shù)都包含郵件地址，因?yàn)槟愕男趴赡鼙晦D(zhuǎn)發(fā)或回復(fù)給其他人，這時(shí)候收件人就能通過簽名檔找到你的聯(lián)系方式了。

最好用“我們”來代替“你”，比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更舒服。

把所有發(fā)過的郵件保留在發(fā)件箱里絕對(duì)是一個(gè)好習(xí)慣。當(dāng)客戶或者有意刁難你的同事故意說沒有收到你的郵件時(shí)，至少你可以打開發(fā)件箱，作為“證據(jù)”。

不在半夜給客戶打電話是最基本的禮貌，可半夜給客戶發(fā)郵件卻會(huì)讓他們?yōu)槟愕那趭^感動(dòng)。出差途中，在火車站等嘈雜的地方不方便給老板打電話匯報(bào)情況？用手機(jī)發(fā)一封郵件吧，別忘了提一句，“我在火車站，周圍比較亂，只能用手機(jī)發(fā)郵件”，老板最喜歡這樣的員工。

（摘自《壹讀》2014年16期）