會展業檔案管理工作模式探討

王海巖 趙玉梅 （吉林省展覽館 130000）

會展業檔案管理工作模式探討

王海巖 趙玉梅 （吉林省展覽館 130000）

會展業是區域經濟發展和交流的重要平臺和“窗口”。在日益發展的市場經濟中，它一直在起著不可替代的作用。然而會展業基本建設中，檔案管理工作滯后問題一直較為突出，在一定程度上制約和影響了會展業在經濟發展中的作用。隨著黨的十八大勝利召開，作為東北老工業基地之一的吉林，經濟發展必將有長足的進步，那么，會展業檔案管理工作如何適應新形勢，解決新問題，更好地為吉林經濟、為現代化服務，是我們需要認真研究解決的重要課題。

一、會展業檔案管理的特點及其管理現狀

（一）形成時間短，信息量大，收集整理困難。一次會展活動從確定到實施，往往只有一兩個月時間，而展期僅僅幾天甚至幾個小時。會展檔案不可能象傳統的文書檔案、歷史檔案那樣按部就班的歸檔。而是爆炸式產生，轟然消失。由于參展單位幾十家、上百家，遍布全國或周邊國家，一旦展期結束，人去樓空，線索或聯系難以保持，極易產生收集難，整理難，銜接難的現象，為有效利用檔案帶來很大困難。

（二）會展檔案管理人員多為兼職或兼管。目前，會展檔案工作主要是部門立卷，受人員編制、場地影響，普遍沒有專門的檔案室，少有專職檔案管理人員。而兼管或兼職檔案人員無論在時間分配和專業技能方面都不能滿足立卷工作需要，而專業檔案人員又無法對其進行業務指導，形成了收集歸檔立卷工作的薄弱環節。

（三）條塊分割，自成體系。改革開放以來，隨著市場經濟的發展，會展業發生了很大變化。各種會展中心、展館、公司由于所有制不同，隸屬關系不同，處于各自為戰，互不往來的狀況。會展檔案資源的缺失，不規范、不流動、不共亨，大大地制約了檔案的服務作用，降低了其應有的地位。

此外，與其它業界一樣，存在著檔案管理工作難以產生直接的經濟回報，造成少數當權者的認識誤區，閑時重要，忙時無關緊要，投資排不上號等等。

鑒于上述特點和管理現狀，筆者認為，必須解放思想，轉變觀念，與時俱進，探索出符合新時期的會展業檔案管理模式，使其社會效益和經濟效益都得到充分發揮。

二、積極探索切合實際的會展業檔案管理工作模式

（一）提高認識，更新觀念

1.堅持依法治檔，完善管理制度。將會展業檔案管理工作納入法制化軌道是當前實現其規范化、標準化、制度化的前題。檔案部門和從業人員要認真學習《檔案法》和黨、國家有關檔案工作條例、文件，在此基礎上，進一步完善檔案管理的規章制度。對區域內規模較大，辦展較多的展覽公司，依據《檔案法》和有關規定，對其檔案管理工作進行指導，沒建立的建立，建立的進行規范。

2.堅持宣傳教育，提高檔案意識。企事業單位主要負責人及相關人員的檔案意識強弱，直接影響著檔案工作基本建設發展。很多事實證明，領導是否重視及實實在在的支持，是搞好檔案工作的關鍵。為此，檔案部門應認真總結工作中直接關乎單位發展的檔案利用效果和產生的效益，舉辦匯報會，成果展，檔案知識競賽等方式，制造影響，搞好宣傳。對兼職兼管人員，積極組織培訓日，學習周或到標準化檔案館參觀見學，從上到下，全面提高相關人員的檔案意識和創新動力。

（二）建立網絡平臺

立足于省市展覽協會，將各種類型的會展中心，展覽公司，展覽館聯系在一起，形成區域內的檔案信息網絡平臺。根據各自的展覽優勢和市場份額收集到的信息，建立的檔案進行無償或微利的交流、利用和共享，逐步形成會展業檔案網，使檔案服務與區域經濟發展的大局相結合，相匹配，產生應有的社會效益。

（三）完善工作流程

首先，全面系統地收集歸檔是一項既專業性強，又細致、繁瑣的工作，要做好這個工作僅靠少數專業檔案人員是難以勝任的。必須對辦展的兼管人員進行培訓，提出具體要求，明確具體的的收集范圍，材料的質量、內容、歸檔的時間等。掌握分類、立卷，規范整理的起碼要領。對音像、圖表、照片、實物的選擇，儲存、歸類、上交的方式都必須具體明確，扎扎實實做好前期準備工作。

其次，加強對辦展人員進行及時指導，保持動態聯系。最大限度地避免各參展單位個人因不了解檔案部門的歸檔要求，對歸檔材料進行毀損、處理，遺棄的弊端。要不定期進行跟蹤指導，對缺失原件、涂改圖表等問題進行檢查糾正。

再次，及時組織驗收檢查。要在撤展的同時，從檔案的真實性、完整性、規范性等方面嚴格檢查，及時進行拾遺補缺，分類立卷，爭取符合歸檔要求。來不及收集的極個別材料，撤展后要與相關參展單位建立聯系，要求其進行及時糾正、補充，直至符合歸檔要求。

（四）加強專職隊伍建設，提高綜合素質

會展業檔案管理部門工作人員擔負著兼職兼管檔案人員和參展單位資料人員的培訓、指導及驗收檔案的工作。擔負著區域內會展檔案網的開發，利用管理和創新等工作。要適應上述工作，一要具備一定水平的文書工作知識，熟悉公文處理辦法，能夠鑒別歸檔文字材料的質量；二要熟練掌握信息化管理手段，包括互聯網、數據庫、信息管理，在文本加工、圖像處理、網頁制作上，達到熟練操作水平。三要具備豐富的知識結構，對政治、軍事、文化、歷史、地理等知識領域都要一定程度上掌握，同時，也要對會展知識進行培訓，使其能更專業，有效地指導、管理會展檔案工作。