淺談現代企業費用報銷電子化

中國石油化工股份有限公司湖北石油分公司 李爽

當前是一個信息化的時代，大多數企業都已經開始電子化的管理。企業財務作為信息化的前沿陣地，成為很多企業信息化的起點，會計電算化已經成為普遍的現象。經濟的飛速發展也對傳統財務工作提出了更高的要求，在現今企業財務的一個很重要的領域——費用報銷業務中，實現數字化也成為一種發展趨勢。建立數字化的財務信息系統，將原始單據的傳遞、審批納入財務信息系統中已成為當務之急。網上報銷將成為繼會計電算化之后，再次將寶貴的大量人力從瑣碎的事務中解脫出來，提高財務人員工作效率和工作質量，推動企業財務的事務處理和管理模式走向網絡化的重大改革。

1 手工費用報銷方式的弊端

隨著企業的擴張，財務信息的繁雜，財務部門的工作量變得越來越大，工作程序也越來越繁冗重復，手工報銷明顯已經不能適應企業發展和經營管理的需要了。其弊端主要體現在：

(1)效率低下。其中，手工填制報銷單據效率低下，錯誤率高，填寫不規范需要反復修改，領導審批耗時。財務審核需要審核原始單據及領導審批金額，還要控制審批流程、預算等，屬于機械勞動。這些都與將核算會計轉化為管理會計的目標相背離。

(2)預算控制有時形同虛設。預算在前，報銷在后，但是目前實際操作中，領導在某項預算資金計劃超額后因實際已經開支而簽批，這樣企業就無法將資金計劃管理更好地落在實處。預算控制手段成為虛設，嚴重影響預算的編制進度和準確性。

(3)貨幣資金的支付嚴重滯后于業務發生。在手工費用報銷的方式下，資金支付受審批程序和銀行處理業務速度的影響，嚴重滯后于業務發生，也浪費員工寶貴的時間。

(4)單位費用支出規則和預算制度無法強制遵守，常常因為個人因素不能很好貫徹執行。例如前款不清，后款不借，各項支出額度等制度有時候不能很好的執行。

這些問題的存在，為企業的財務工作帶來了相當的難度。只有打破這種傳統的操作模式，才是企業費用報銷電子化前進發展的必由之路。

2 費用報銷電子化的優點

目前會計核算軟件主要的原始數據是記帳憑證，而不是業務數據，是事后反映，不能滿足實時、動態地管理和控制要求，而費用報銷電子化使應用范圍從管理部門延伸到原始業務發生點。

費用報銷電子化是通過網絡的財務報銷流程。在這一流程下，員工可以隨時隨地提交財務報銷申請，財務人員按照員工提交的報銷審批單審核原始單據，并提交給各級領導審批，領導也可以隨時隨地利用數字簽名的方式進行業務審批，審批完成后通過網上銀行進行支付，并自動生成憑證。這種報銷方式相較于傳統的手工報銷方式有以下明顯優點。

2.1 真正實現了辦公自動化

員工報銷只需要進入系統，簡單地填寫報銷需要的單據，系統就會自動將單據按后臺配置的職能和權限將單據依次傳遞到財務審核人員和各級領導那里。員工提交單據后就直接將原始單據交給財務審核人員，在外地的員工也可以通過特快專遞等形式將原始單據送到財務部門，審批完畢后將報銷款通過網上銀行直接劃入員工帳戶內。員工不用再為簽字而反復奔波，領導也可以集中審批，不會再因為頻繁簽字打亂自己的正常工作。

2.2 規范財務管理流程

報銷系統按內控要求設定預算額度、審批流程、審批權限等內控關鍵點，而且固化了預算數據的歸屬單位、使用額度、使用時間以及使用范圍，規范了財務管理流程以及審批權限，這對于內控系統的建設也起到了促進和加強的作用，有利于化解資金風險。費用報銷系統通過其內部的預設流程，使得單據必須按正規流程傳遞，避免了越級審批，減少了財務審核人員對流程的審核時間，實現了標準、高效的企業內控流程。

2.3 信息及時性更強

由于報銷電子化不受空間和時間的限制，財務信息的傳遞和處理也突破了時空的限制，使各級領導可以及時、準確地了解公司的財務狀況，為其決策提供支持。系統還能與預算管理系統無縫連接，實現費用預算控制的需要，滿足企業不同層次的預算控制需要，方便實時查詢預算發生的數據明細和余額。與銀行系統連接后，資金通過銀行轉帳直接到達報銷人帳戶，報銷人能很及時地查詢報銷是否已經辦理結算。

2.4 財務人員職能從核算型會計向管理型會計轉變

費用報銷電子化后，原始憑證自動轉化為記賬憑證，自動進行銀行支付和對帳，從而減少了財務人員的重復工作，降低處理單據的錯誤率。使財務人員能將工作重心從單純的核算向全面參與企業經營決策轉移，從單純的會計管理向全面的財務管理轉移。

2.5 結算方式實現了無貨幣化

系統通過報銷系統主功能獲取付款信息，處理后傳遞到網絡銀行系統中，實現批量付款，防范了支付風險，也減少了財務人員進行現金支付的工作量。

2.6 可以節約成本

費用報銷電子化后，員工只需要從系統中提取各種信息，通過系統完成各個流程的審批，節約了時間成本。財務審核人員也不需要審核流程，節約了大量審核成本。系統將其他流程與財務流程關聯在一起，報銷的時候系統能將報銷事項需要的報告、預算等直接傳遞至各個環節，節約了辦公成本。

3 費用報銷電子化目前存在的問題及解決方法

目前有很多大型企業都實現了費用報銷電子化，實踐證明這是一種高效、科學、規范的管理手段。但是不可否認的是在實際運行中，也存在著一些問題。

(1)費用核銷與預算指標相矛盾。費用報銷首先需要有預算指標才能核銷，但是就目前的報銷方式來看，預算指標往往不能滿足實際費用發生額。導致其他部門誤認為是財務部門用預算指標卡大家，造成公司內部不和諧。(2)剛實行費用報銷電子化時，可能要采用雙軌運行，以便從紙質報銷向電子化報銷平穩過渡。這會在短時間內加重報銷人員以及審核人員的工作量。(3)人員素質不能馬上完全達到要求。各部門報銷經辦人員要全面熟悉需要使用的模塊、認真執行報銷業務流程，一旦一個環節出現問題，報銷就無法順利進行。比如有的經辦人員不能將費用種類分清，導致占用其他費用預算等。(4)安全問題。對于網上支付等業務處理，最關心的就是安全問題。這里包括了填寫報銷單的安全性，領導簽字的安全性，支付安全性等。

為解決以上存在的問題，必須從以下幾方面著手。

(1)提高相關人員素質。在工作的過程中，要重視此項工作，增強責任心，提高執行力，嚴格按照規定執行報銷流程，不斷提高自己的業務能力。(2)增強預算指標的科學性、準確性。預算管理應該盡量貼合實際情況，將各項預算全面的涵蓋進去。使預算進度隨時可以查詢到，各部門對預算要做到心中有數。(3)盡快推行電子化報銷。對各部門報銷經辦人員進行操作的培訓，增強準確性，減少差錯。在雙軌運行時，要對相關各環節人員進行評價以及測試，確認相關人員完全熟悉后，盡快使紙質單據退出報銷流程。(4)加大培訓力度。搞好費用報銷電子化，需要相關人員具備基本的會計知識和網絡知識，將各個環節的具體操作制作講義下發給相關人員學習。(5)加強硬件管理，不斷完善網絡支持。要適時更新設備，加強網絡維護，確保運行暢通。

4 費用報銷電子化前景展望

費用報銷電子化是企業發展的必然手段，不僅僅局限于公司機關，對于大型企業，尤其是分支機構眾多而且分散的企業，隨著報銷電子化的發展和完善，在技術以及硬件環境成熟的情況下，建立并實施這一系統，將會為企業節約大量人力和財力成本，不僅在當前能給企業帶來巨大的效益，更有利于企業的長遠健康發展。

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