高校教學管理信息化需要更新的幾個觀念及建議

徐徳斌

摘 要：高等學校管理信息化進程面臨著諸多信息化觀念上的障礙，直接導致信息化績效低下，需要信息觀念上的更新和普及。本文從對幾個錯誤觀念的分析出發(fā)，依據(jù)信息系統(tǒng)理論及管理學相關(guān)原理，為樹立正確的信息觀念同時提出相關(guān)建議。

關(guān)鍵詞：高校；信息化；管理；觀念

高校教學管理信息化就是在現(xiàn)代教育思想指導下，運用信息管理理論與信息管理方法，以現(xiàn)代信息技術(shù)為基礎(chǔ)，統(tǒng)籌組織和配置教學信息資源，實現(xiàn)以資源數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、流程科學化為表現(xiàn)形式的教學管理活動，從而高效率地達到既定的教育教學目標。目前，全國高校已經(jīng)普遍建成校園網(wǎng)，信息化改變了傳統(tǒng)的教學管理工作方式，無論是信息化的決策者還是應(yīng)用者都應(yīng)摒棄那些阻礙信息化進程的錯誤觀念，盡快建立信息化的教學管理觀，為信息化的管理方式的轉(zhuǎn)變提供思想保證。這些影響信息化進程的觀念如下：

一、管理信息化就是業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集合

由于對信息化概念認識的限制，很多人認為，購買（或開發(fā)）若干個管理信息系統(tǒng)，使每個部門都有自己的業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，這就實現(xiàn)了信息化。這種認識存在于管理者，尤其是高層管理者的觀念中，將導致嚴重的后果，其最直接的表現(xiàn)就是多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)用后，人們發(fā)現(xiàn)各職能部門的信息溝通困難或根本無法溝通，不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)無法共享，當需要數(shù)據(jù)傳遞的時候人們有時不得不返回原始的工作方式，當需要上報數(shù)據(jù)的時候不同系統(tǒng)得出不同的統(tǒng)計數(shù)字，這些現(xiàn)象我們稱之為“信息化的尷尬”。如果這些問題經(jīng)常發(fā)生的話，人們就會懷疑信息化的效能，甚至會質(zhì)疑信息化投資的正確性。實際上，問題產(chǎn)生的根本原因在于信息化建設(shè)初期缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，或者不能嚴格遵循規(guī)劃的要求，各業(yè)務(wù)部門各自為政，數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，從而產(chǎn)生了大量的“信息孤島”。這些系統(tǒng)開發(fā)平臺不同，數(shù)據(jù)平臺各異，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)多樣，信息標準缺乏，使系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交流變得無法實現(xiàn)或成本極高，信息化的努力可能以失敗告終。

高校教學管理信息化涉及教學管理的全過程，而高校管理機構(gòu)的相對松散化配置又決定了系統(tǒng)的功能模型復雜，數(shù)據(jù)源分散，因此，信息化建設(shè)必須遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、分布實施、以點帶面、重在應(yīng)用”的原則展開。信息化建設(shè)的重中之重是規(guī)劃先行，特別是數(shù)據(jù)規(guī)劃。在進行充分的技術(shù)及經(jīng)濟可行性論證的基礎(chǔ)上，制定出學校信息化的總體規(guī)劃，通過對各職能部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)分析及編碼的標準化，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)字典，預先定義各MIS系統(tǒng)間的接口規(guī)范，按照“業(yè)務(wù)分散，數(shù)據(jù)集中，系統(tǒng)分散，數(shù)據(jù)統(tǒng)一”的原則建立集中的數(shù)據(jù)庫，并將這一原則在整個系統(tǒng)建設(shè)的全過程中嚴格堅持，唯有如此，才能避免“信息孤島”、“信息錯位”等帶來的嚴重問題。國內(nèi)高校信息化的研究已經(jīng)為我們提供了較為科學、實用的數(shù)字化校園的構(gòu)建模型，比如清華大學的URP（ University Resources Planning）模型等，已經(jīng)在多個校園中得到實施并取得良好效果。

二、重硬輕軟，中投入輕管理，重建設(shè)輕實施

信息化建設(shè)中的一個普遍現(xiàn)象是，校園網(wǎng)經(jīng)過幾期工程，投入大量資金，建成了先進的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，購買了多個管理系統(tǒng)，這時人們認為信息化工程已經(jīng)基本完成，可以享受信息化的成果了。

信息化的理論和實踐證明，信息系統(tǒng)的核心是數(shù)據(jù)，信息化工作的重點是應(yīng)用。網(wǎng)絡(luò)等硬件環(huán)境建設(shè)，相當于修好了“路”，這是發(fā)展的前提和基礎(chǔ)，購買了應(yīng)用系統(tǒng)，也就是買回了“車”，但是信息系統(tǒng)應(yīng)用的最終目標體現(xiàn)在車中的“貨物”即數(shù)據(jù)。系統(tǒng)實施的第一項任務(wù)應(yīng)該是數(shù)據(jù)建設(shè)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準確、不確切、不完整、不一致等都會導致后續(xù)工作產(chǎn)生嚴重問題，甚至使系統(tǒng)無法正常工作，因此必須得到充分重視。在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和公共代碼建立后，必須制定科學的管理辦法及實施策略，保證車中的“貨物”準確、完整、可靠。

三、忽視信息系統(tǒng)對管理變革的需求

信息系統(tǒng)的實施及管理應(yīng)用方式有兩種，即集中式與分布式，集中式的管理適合于小型的、基于單機的、功能相對簡單，涉及業(yè)務(wù)部門較少的系統(tǒng)，采取專門人員集中管理的模式，易于保證系統(tǒng)的應(yīng)用效率及質(zhì)量。而對于一些大型的信息系統(tǒng)，比如企業(yè)中的ERP系統(tǒng)，必須實行分布式的管理應(yīng)用模式，即各業(yè)務(wù)部門與本部門工作對應(yīng)的系統(tǒng)模塊的使用，并分別相對應(yīng)的數(shù)據(jù)負責。高等院校教學管理系統(tǒng)是一個龐大的信息系統(tǒng)，涉及校園中的每一個教師、學生和職員，貫穿于人才培養(yǎng)的整個進程，這樣一個基于網(wǎng)絡(luò)的綜合管理信息系統(tǒng)，必然要求全員參與的分布式管理模式與之相對應(yīng)。

四、重技術(shù)、輕管理

信息化是一個技術(shù)過程，更是一個管理過程。但是人們往往把它作為一個技術(shù)工程來對待，認為技術(shù)是硬要素，它是直接創(chuàng)造效益的源泉，而管理則不然，管理因素對組織績效的貢獻因其難以量化的非顯性特征而被忽視。信息系統(tǒng)的理論表明，系統(tǒng)投入運行只是系統(tǒng)應(yīng)用的開始，更重要的工作是系統(tǒng)的管理保障，是如何統(tǒng)籌規(guī)劃數(shù)據(jù)、制定應(yīng)用策略、組織人員、協(xié)調(diào)機構(gòu)、劃分職責以保證系統(tǒng)發(fā)揮最大效能的管理過程，所謂“三分技術(shù)，七分管理”是一個普遍適用的管理理念。

從系統(tǒng)工程的觀點看，管理科學作為一門學科，和其他科學技術(shù)一樣，都是遠離平衡態(tài)的開放系統(tǒng)，均具有系統(tǒng)自組織的屬性。正是這一共同的屬性，使得科學技術(shù)與管理科學在發(fā)展中形成相互依賴、互為動因的正反饋耦合關(guān)聯(lián)，它們共同在系統(tǒng)的成功應(yīng)用中以一種辯證統(tǒng)一的形式存在。

綜上，決策者應(yīng)站在一個新的管理模式的角度去考慮理性的、主動的應(yīng)用，能以積極的心態(tài)，認真地研究信息化發(fā)展的基本規(guī)律，我們就會越來越接近信息化管理的美好目標。

參考文獻：

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