淺談新建本科院校檔案編研工作及優化管理

劉佳

摘 要：教學檔案服務于高校的教學工作，是高校檔案的主體和重心，新建本科院校必須加強和優化高校教學檔案的管理。根據新建本科院校檔案編研工作現狀，就如何提高認識、加強隊伍建設，利用信息技術創新編研，加強檔案資源建設、注意檔案編研與育人功能相結合，提高檔案編研水平，開創檔案工作新局面提出對策和建議。

關鍵詞：新建本科院校；編研工作；優化管理

一、新建本科院校檔案編研工作對策

（一）加強領導，充分認識檔案編研在檔案工作中的重要作用

檔案工作是學校工作中最容易被忽視的，檔案部門在學校屬于弱勢部門，檔案工作總是部門或單位最后得到重視和發展。檔案工作人員要高度重視檔案工作和檔案編研，要自尊自重，自愛自修，在做好檔案的收集、整理、利用工作的同時，積極開展檔案的編研工作，充分發揮檔案信息的服務作用，挖掘檔案資料的使用價值，提高高校檔案管理水平。利用進行檔案編研才剛剛起步，缺乏創新，編研成果形式單一，沒有很好地發揮網絡提供的便捷，融文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果很少[1]。

（二）加強隊伍建設，整體提高工作人員的檔案編研水平

建設一支專業結構、年齡結構合理的，能夠適應學校檔案工作需要的人才隊伍是做好檔案編研工作的關鍵。加強隊伍建設，提高工作人員的素質，改變現有檔案人員結構，引進一些具有檔案專業素養的專門人才。學校應將檔案人員隊伍建設納入學校人才建設的規劃中，分階段有計劃地引進具有檔案學、機學、信息學等各方面的專業人才，充實檔案隊伍，逐步形成合理、的人員配置結構，滿足檔案工作對人才的需求[2]。

（三）檔案編研要有針對性，注重實用性

檔案編研要有針對性，要注重實用。檔案編研要以檔案資料為依據，堅持實事求是的原則，杜絕造假、虛構，不可隨意地添加編者的主觀意愿和思想傾向。在編研工作中要強化編研深度，注重編研質量。編寫出來的資料要內容豐富、觀點正確、史料真實，有較高的利用價值和學術價值。這就要求高校檔案編研工作要增強編研的適用性，向高效率、高層次、高質量的方向發展。

（四）檔案編研要與育人功能相結合

檔案編研不能只注重憑據作用和數據作用，還要充分發揮其功能，發揮其育人作用。高校檔案編研工作要與育人功能密切結合。《高等學校檔案管理辦法》（教育部27號令）規定，高等學校要“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的文化教育功能”。在檔案編研中我們要注意開發和宣傳學校艱苦創業的發展史。

二、優化新建本科院校教學檔案管理的意義

（一）教學檔案是教學工作的真實記錄和依據

教學檔案是高校教學業務部門在教學管理、教學實踐、教育分析活動等各個環節中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，通過抽調審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業設計、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據。

（二）教學檔案有助于推動教師隊伍建設

教師業務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質教育的不斷推進，教育質量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業務檔案發揮的作用也越來越大。因此，認真搞好教師業務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。

三、如何優化新建本科院校教學檔案的管理

（一）高度重視，建立健全教學檔案管理制度

教學檔案是高校教學工作情況的真實具體反映，是衡量高校教學水平的重要依據。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達到檔案管理質量的提高，才能更好地為教學、科研以及各項工作服務。

（二）清理補充，作好現有教學檔案的分類整理

高等學校教學檔案資料的收集、整理、歸檔、統計、研究等工作是個連續性的動態管理過程，其管理的效能直接影響著檔案材料的質量[3]。教學檔案的分類必須遵循教學檔案形成的，盡量保持教學檔案的完整性和系統性。常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區分、排列、管理檔案，強調檔案的時間特征；另一種是性質分類法，即按照材料內容所反映問題的性質來分類。

四、結語

傳統的教學檔案管理模式和手工操作方法已經無法跟上高等教育快速發展的形勢，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統已勢在必行。在現代信息技術條件下，通過服務贏得學校領導的重視和認可，確立檔案工作的地位，從而促進檔案工作的發展，開創新建本科院校檔案工作新局面。

參考文獻：

[1]趙海峰.網絡環境下高校檔案編研工作的思索[J].北京檔案，2010，（2）.

[2]李金霞.高校檔案編研工作存在的問題與對策[J].云南檔案，2007，（3）.

[3]孫艷麗.依托網絡做好高校檔案編研工作[J].蘭臺內外，2009，（2）.endprint