關于供熱企業檔案信息化管理問題的思考

張增堂

摘 要：本文立足于供熱企業檔案管理工作實際，對于信息化時代和市場經濟背景下的供熱企業檔案管理工作進行了思考，指出了供熱企業檔案管理工作中存在的現狀落差大、基礎工作不扎實、服務效能不高等實際問題，提供了強化供熱企業檔案管理，打牢供熱企業檔案管理基礎，提高供熱企業檔案服務效能等措施，希望能夠提高供熱企業檔案管理水平有所幫助，更有力地促進供熱企業檔案管理工作在新階段取得深入地、廣泛地發展。

關鍵詞：供熱企業；檔案管理；基礎；信息化；服務效能

1、前言

供熱企業檔案事關企業經營范圍、管理核心、服務質量，對于改善供熱質量，優化局面居住環境，維護相關主體的經濟利益有著重要的作用。由于供熱企業的規模化經營時間還不長，傳統條塊分割式的管理還有大量地遺存，導致供熱企業檔案工作出現基礎信息不足，信息化程度不足和服務效能低下等實際問題，這不利于供熱企業取得經濟化運營的績效，也不利于熱力用戶和單位利益的保障，并且在一定條件下會產生矛盾，給供熱企業帶來社會信譽、經濟效益方面的損失。新時期，應該在供熱企業檔案管理工作的基礎上抓起，形成對供熱企業檔案信息化的全面提升，在有效提高供熱企業檔案服務效能的基礎上，打造新時期更適于供熱企業檔案管理的工作體系，實現為供熱企業發展做出基礎性、支持性和管理性的貢獻。

2、供熱企業檔案管理現狀

2.1供熱企業檔案管理實際的問題

當前供熱企業檔案管理工作存在著現實與信息化需要差距巨大的具體問題，一方面，供熱企業檔案管理的水平不高難于做到對信息化的支持，很多供熱企業的收費憑據、繳費清單還利用手工記錄的方式，這很容易形成基礎單據的污損、丟失、涂改和消滅，這在一定程度上使得供熱企業的經營和建設受到很大制約。另一方面很多供熱企業脫胎于計劃經濟時期的房管單位，由于區域間房管單位的規程存在細節上的問題，這會造成供熱檔案出現種種問題，特別是在房管單位隸屬頻繁變更、管理機制反復調整、經費長期得不到落實的背景下，大量的供熱信息得不到收集和整理，很容易造成供熱企業檔案基礎性不牢。

2.2抓好供熱企業檔案管理的信息化工作

供熱企業檔案設計民生，需要加以高度地重視，在新時期，要以信息化為手段推進供熱企業檔案管理基礎工作的提升。供熱企業檔案要針對原始依據進行快速而準確地數字化，使其適應信息時代的需要，在準確確定權屬，大小，類別的基礎上，實現面對公眾的供熱企業檔案信息公開化，更好地促進供熱企業檔案管理信息化的實現。

3、供熱企業檔案管理基礎工作

3.1供熱企業檔案管理基礎工作存在的問題

供熱企業檔案管理基礎方面存在規范程度不高和相關平臺搭建過慢的問題，這會導致供熱企業檔案管理沒有牢固的基礎，不能給供熱企業檔案管理工作一個全新而扎實的支持，嚴重影響供熱企業檔案管理功能的發揮。

3.2打牢供熱企業檔案管理的工作基礎

一方面，要實行供熱企業檔案管理的規范化和標準化，研究制定出供熱企業檔案的分類辦法、編號方案、管理規定，在保證檔案收集完整的情況下，對原有檔案進行集中整理，對今后形成的檔案進行規范化整理。另一方面要建立檔案信息數據平臺，實現對全業供熱信息進行全文檢索，便于公眾對供熱企業經營和管理的監督。

4、供熱企業檔案管理的服務效能

4.1供熱企業檔案管理服務效能偏低

當前供熱企業檔案管理的服務職能還沒有得到發揮，極個別的供熱企業的檔案工作還存在該開發而未開發、該開放而未開放的實際問題，根據多年的經驗，沒有服務意識是當前供熱企業檔案管理工作的主要短板，這會嚴重影響供熱企業檔案管理的服務功能，甚至對供熱企業的本身管理造成影響，并難于維護好熱力消費者和公眾的合法權益。

4.2提高供熱企業檔案管理的服務效能

一是，促進供熱企業的有效管理，供熱檔案是供熱管理、設備設施維修養護、更新改造中必不可少的重要依據。現代建筑工程進入地下和埋入建筑體內部的管線、設施越來越多，越來越復雜，這些工程一旦發生故障，通過檔案信息系統直接實現實時網絡全文檢索，可有效提高物業維修、養護工作效率，省時省力并減少對住戶的影響。二是，維護熱力消費者的合法權益，供熱企業要完整管理好物業供熱檔案對于維護企業和熱力消費者的合法權益，避免不必要的損失和矛盾糾紛將起到重要作用。一方面，對熱力消費者的檔案信息和繳費信息進行管理，保證各類信息的全面、真實，避免因物業供熱企業管理人員因人為疏忽造成繳費收據保留不全、重繳漏繳等事件的發生。另一方面，對業主需要的物業供熱維修服務提供準確圖紙，可以最大限度地節約維修成本、避免對熱力消費者居住環境造成較大損失。

5、結語

綜上所述，供熱企業檔案管理工作千頭萬緒，涉及的環節、部門和主體紛繁復雜，如果不能立足于實際，抓緊實現供熱企業檔案管理信息化，那么很容易出現供熱企業檔案管理效能的降低，進而出現供熱企業經濟效益的下滑和社會定位的降低。應該利用供熱企業檔案管理工作對整個企業管理的促進作用，在做好熱力消費者信息管理的基礎上，形成對熱力消費者的權益維護，做到既能主動維護社會祥和安定，又能確保供熱企業經濟利益，還能體現消費者意愿維護等綜合目標。

參考文獻：

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