淺析水利工程檔案中電子檔案與紙質檔案的差異

□李俊蓮（河南省水利勘測有限公司）

0 前言

隨著計算機技術迅猛發展和普及應用，出現了大量的電子文檔，傳統的紙質檔案管理模式和利用方法也隨之發生了很大的變化，對此，文章對水利工程檔案中電子檔案與紙質檔案管理中存在的差異作一下比較。

1 電子檔案與紙質檔案管理方法的差異

1.1 歸檔上的不同

1.1.1 歸檔時間不同

電子檔案歸檔時間具有隨意性，它既可以在工程項目完工后隨時歸檔，也可以在某一工程周期統一歸檔，由施工部門在文件形成后按照歸檔要求通過網絡傳送給檔案部門，也可以通過光盤、移動硬盤或U盤交給檔案部門，而紙質檔案歸檔時間是文件形成后第二年上半年歸檔和工程結束后歸檔。由檔案工作人員接收登記。

1.1.2 歸檔方式不同

紙質檔案歸檔是很直觀的，容易辯認。電子檔案在形成過程中必須要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，這樣才能保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件是最原始的、最真實的、最準確的。

1.2 環境條件影響的差異

1.2.1 溫、濕度影響的差異

經科學實驗證明，紙質檔案保存標準溫度為14~24℃，相對濕度為45%~60%，高溫高濕會使紙張發生水解或氧化反應，導致字跡發生擴散、洇化現象。電子檔案的適宜溫度為17~20℃，相對濕度為35%~45%，該載體在溫度過高過低的情況下，易膨脹或收縮變形，影響信息數據的讀寫。

1.2.2 光線和灰塵影響的差異

對紙質檔案而言，光線會使紙張的強度降低；灰塵會給紙張帶來霉菌和磨損，使紙張發生粘結，但可以通過修復恢復其所記錄的信息，而對電子檔案載體損壞很大。強光能使電子檔案載體材料發生光氧化反應，破壞磁性載體的穩定性，影響信息讀寫效果；灰塵攜帶的霉菌中分泌的酶、有機酸會使電子載體所記錄的信息無法讀出，數據丟失；所含的化學成分對電子載體腐蝕、降解。載體一旦損壞，則很難恢復，使電子檔案失去保存價值。

1.2.3 磁場和磁性物質影響的差異

對紙質檔案沒有任何影響，而對電子檔案的影響很大，會使電子載體消磁或磁化，造成信息丟失或無法讀出。

1.3 利用的途徑和方式不同

1.3.1 利用途徑不同

對紙質檔案而言，用戶可以直接利用原件，也可對檔案副本和檔案信息加工品進行利用，其載體具有相對的穩定性，文檔中的文字有個人字跡特征，還有書寫墨跡的新舊之分，不容易篡改和偽造，而電子檔案是通過網上咨詢、網上的檔案展覽和網上借閱等途徑進行利用。

1.3.2 利用方式不同

紙質檔案可以給需求者提供閱覽室閱覽、檔案外借、制發檔案復制件、制發檔案證明、檔案咨詢等利用方式，而電子檔案利用上不受時間和空間的限制，用戶可以利用網上開放檔案，利用計算機對數字化的檔案進行多種形式的信息處理和分析，不僅可以閱覽原件，還能夠對其中信息進行統計、分類、打印、復制等，滿足用戶的需求。檔案管理人員還可以對電子檔案按照一定專題進行編輯，形成檔案匯編或其他形式的編研成果提供給用戶利用。因為電子檔案容易更改、復制和信息的共享，所以要使用計算機的限讀功能，反刪改，反復制，反銷毀功能，才能防止泄密，其利用方式是通過計算機上的用戶界面利用，還可通過網上傳輸和所需檔案信息的光盤、U盤等提供利用。

1.4 使用效率上的不同

紙質檔案利用時需要經過檢索、調檔等程序，才能查到所需要的檔案，而電子檔案利用時只需輸入相關的檢索詞，就可以快速、準確地查閱到所需要的檔案文件。在利用所需檔案時，比紙質檔案要簡單、快捷得多，因而提高了檔案的使用效率。

2 電子檔案與紙質檔案載體壽命的差異

紙質檔案壽命長短主要取決于所用紙張纖維素的性質，紙張纖維素在特定條件如強光、高溫、高濕、酸、酶等情況下，會發生水解和氧化反應，降低紙張強度，縮短紙張壽命，但只要我們在檔案保護過程排除以上因素，就可以使紙質檔案的壽命大幅延長至千年之久。而電子檔案載體是光盤和磁性物質。光盤是利用激光進行信息存取的，構成光盤的碲、碲合金、硒、碳鋁等化合物材料不穩定、易氧化、易與堿溶液發生反應，在激光熱效應下易物化變形。磁性物質載體的支持體聚酯底基，很容易產生靜電而吸引塵埃，導致載體卷曲變形、容易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等特性；連接底基和磁粉的粘連劑，具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，影響信息再現；磁性載體記錄信息和顯示信息的決定因素是磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度，它極易受外磁場影響，而導致磁性載體退磁、消磁等。與紙質檔案載體壽命相比短得多，一般僅為5—15年。

3 電子檔案與紙質檔案技術壽命的差異

紙質檔案一旦形成，所使用的紙張、形成字跡的材料、字體的形狀和內容就永遠結合在一起，不會再有任何變化，其壽命就由書寫紙張的質量、字跡材料的選用及形成的字跡和保存的環境因素所決定。而電子檔案的壽命與載體的利用和保護環境條件有關，還與設備技術環境有關。因為電子檔案是按照一定格式儲存在載體上的，只有通過計算機系統識別才能讀取。一旦設備技術環境發生變化，則載體上的信息就無法讀出。因此，電子檔案在硬件設備更新換代時，必須及時做好電子檔案的一系列轉換工作，以便技術發展后，仍能讀取以前存儲的檔案，確保信息資源利用。

4 電子檔案與紙質檔案其它方面的差異

4.1 占用空間不同

紙質檔案隨著時間會年年遞增、館藏不斷增加，所以在館藏上要占據大量空間，檔案管理者在保存、管理和利用中需要耗費許多體力和精力，而電子檔案載體具有信息存儲量大，體積小，占用空間小、密度高等優點，與紙質檔案相比節約空間、節省體力和精力。

4.2 資源共享不同

對紙質檔案而言，用戶在同一時間借閱時，只能被一個用戶利用，其他用戶就無法查閱，在共同使用上它不具有可共享性，但電子檔案可以不受時間、空間的限制，多人同時共享同一份文檔。

4.3 法律效力不同

紙質檔案的字體、字跡、圖像、印章等清晰可見，內容真偽，容易判別，其證據作用和法律效力已無異議，而電子文件起草、印發、使用、保存等整個過程都在計算機上進行，修改后不留任何痕跡，不易判斷和確認極易失真，它的完整性很難保障，電子檔案的可靠性及法律地位一直為人們所懷疑。

5 總結

總之，只有充分認識電子檔案與紙質檔案的本質差異，才能做好電子檔案的管理，維護電子檔案的安全，使其與紙質檔案共同為水利工程建設提供更高效的服務。

[1]付瀟.淺談紙質檔案與電子檔案在保護技術上的差異[J].黑龍江檔案,2012(2).

[2]謝維麗.淺析加強電子文件的管理[J].中國科技信息,2005(9).