Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的有效應(yīng)用探討

李波

摘 要：Excel軟件作為辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的重要組成部分，其發(fā)揮的功能性作用十分明顯。教師研究了Excel軟件在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的價(jià)值和現(xiàn)況，同時(shí)結(jié)合Excel軟件具體的操作方法對(duì)其使用技巧進(jìn)行了說明，最后闡述了Excel軟件帶動(dòng)下的辦公自動(dòng)化的美好前景。

關(guān)鍵詞：Excel軟件；辦公自動(dòng)化；微軟；計(jì)算機(jī)

Excel軟件是微軟公司推出的office辦公系列套件的一部分，主要以處理表格數(shù)據(jù)、數(shù)學(xué)函數(shù)等信息為主體，在社會(huì)各行各業(yè)中的應(yīng)用十分廣泛。Excel軟件作為辦公自動(dòng)化的重要組成部分與推動(dòng)力量，其應(yīng)用的范圍與程度一致備受關(guān)注。

一、Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用現(xiàn)狀與價(jià)值

Excel軟件作為一款功能強(qiáng)大的辦公軟件，在各類企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、學(xué)校及學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)、工業(yè)廠礦、微小企業(yè)等辦公及運(yùn)營過程中都發(fā)揮著極為重要的作用。不難發(fā)現(xiàn)，Excel軟件自身豐富多彩的應(yīng)用功能與快捷便利的操作技巧也是其迅速引起關(guān)注的重要因素。當(dāng)前，Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用主要呈現(xiàn)出三個(gè)特點(diǎn)。首先，眾多企事業(yè)單位以及廣泛應(yīng)用Excel軟件，并將其作為數(shù)據(jù)處理尤其是財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理的重要工具；其次，作為推動(dòng)辦公自動(dòng)化的重要組成軟件，Excel軟件具備強(qiáng)大的分解與拆分功能，可以滿足不同用戶群體的需求，可以為企業(yè)發(fā)展、財(cái)務(wù)管理、精細(xì)化操作提供全方位的服務(wù)，深受各級(jí)企業(yè)的歡迎；再者，Excel軟件的容量很大，能夠保存與傳輸海量的信息，甚至辦公人士的青睞。綜合來看，當(dāng)前Excel軟件在辦公自動(dòng)化過程中扮演著極為重要的角色，而且必將發(fā)揮出愈發(fā)重要的作用。

Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的推動(dòng)與引領(lǐng)的作用，體現(xiàn)了新時(shí)期企業(yè)發(fā)展的一個(gè)基本方向，即追求辦公、經(jīng)營與管理的精細(xì)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。從這個(gè)角度看，Excel軟件的最大價(jià)值恰恰是軟件應(yīng)用提供的管理思路與操作內(nèi)涵，這才是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展最為核心的要素，也是企業(yè)保持長遠(yuǎn)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵所在。所以，Excel軟件代表的操作精神與管理精細(xì)化的內(nèi)涵是其最大的價(jià)值所在，亦是其推動(dòng)辦公自動(dòng)化趨勢(shì)的核心力量。

二、Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧探析

前面我們已經(jīng)提到，在辦公自動(dòng)化過程中合理應(yīng)用Excel軟件往往可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)資料的精細(xì)化管理，進(jìn)而提升企業(yè)的整體管理水平，這也是Excel軟件的價(jià)值所在。現(xiàn)在，我們不妨以Excel軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用細(xì)節(jié)及技巧為例，對(duì)上述問題進(jìn)行說明。

（1）辦公自動(dòng)化應(yīng)用工作表的信息處理。在我們處理的工作表中的大量數(shù)據(jù)時(shí)，有時(shí)輸入下面的記錄數(shù)據(jù)看不到上面的表頭，常常將數(shù)據(jù)輸錯(cuò)位置，這時(shí)我們可以采用凍結(jié)窗格的辦法，將表頭的內(nèi)容始終顯示在窗口的上面，方法如下：選中表頭下面的一行數(shù)據(jù)，單擊“窗口”|“凍結(jié)窗格”命令，這樣，上面的表頭部分內(nèi)容就被凍結(jié)，下面的數(shù)據(jù)可以隨意利用滾動(dòng)條來查看，這樣輸入數(shù)據(jù)時(shí)，表頭部分始終會(huì)顯示在窗口的上面，就不至于輸錯(cuò)位置。

所以，大凡此類的工作表的相關(guān)操作是Excel軟件在辦公過程中強(qiáng)大功能的一個(gè)體現(xiàn)而已，其廣泛的應(yīng)用技巧和范圍是當(dāng)下眾多企業(yè)所最需要的。信息的處理、數(shù)據(jù)的管理與一系列的標(biāo)準(zhǔn)化流程的應(yīng)用是Excel軟件在辦公自動(dòng)化中最顯著的特征，也是作為企業(yè)管理工具的一個(gè)基本優(yōu)勢(shì)。前面我們提到的在企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)管理中Excel軟件的多元化應(yīng)用，正是基于Excel軟件數(shù)學(xué)屬性的判別與應(yīng)用于數(shù)據(jù)處理的方式。無論Excel軟件的更新如何變化，其對(duì)于辦公自動(dòng)化要求的把握是不變的，這也是未來企業(yè)信息化建設(shè)的一個(gè)主要方向。

（2）數(shù)據(jù)處理中的刪除操作細(xì)則。在企業(yè)繁雜的數(shù)據(jù)處理與管理中，往往出現(xiàn)關(guān)于數(shù)據(jù)刪除方面的工作內(nèi)容。一旦出現(xiàn)這方面的情況，Excel軟件的優(yōu)勢(shì)就可以立馬顯現(xiàn)出來。Excel軟件具備大批量數(shù)據(jù)處理的能力，而且可以將其應(yīng)用于數(shù)據(jù)的定量、定性的刪除中。當(dāng)然，數(shù)據(jù)的大批量刪除如此的快捷、便利，只是Excel工作表諸多功能的一個(gè)縮影。借助刪除功能的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，正好可以反映出Excel軟件在辦公自動(dòng)化進(jìn)程中的良好應(yīng)用前景。

例如在涉及大量數(shù)據(jù)的刪除工作時(shí)，可以采取這樣的步驟。首先打開要?jiǎng)h除空行的工作表，在工作表的數(shù)據(jù)項(xiàng)最后一列再添加一列，如“刪除空行”列，在該列的下面兩個(gè)單元格中分別輸入“1”“2”兩個(gè)數(shù)字，選中這兩個(gè)單元格，拖動(dòng)下面的填充句柄，一直拖動(dòng)到數(shù)據(jù)末尾，這樣就在該列中順序填入了整數(shù)。然后單擊“數(shù)據(jù)”|“排序”菜單項(xiàng)，會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，在彈出對(duì)話框的“主要關(guān)鍵詞”中選擇數(shù)據(jù)表中的除“刪除空行”列以外其他列，排序順序選擇“降序”，單擊“確定”按鈕，這時(shí)所有空行都會(huì)集中到表的底部，并且都變成相鄰行了，在行標(biāo)號(hào)處選中這些連續(xù)的空行，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“刪除”，這些空行就都被刪除掉了。再以“刪除空行”列進(jìn)行重新排序，排序的順序?yàn)椤吧颉保@時(shí)數(shù)據(jù)又恢復(fù)成原來的順序，最后將“刪除空行”一列刪除……

三、Excel軟件在辦公自動(dòng)化應(yīng)用中的趨勢(shì)

現(xiàn)在隨著辦公自動(dòng)化時(shí)代的到來，越來越多的企業(yè)將信息化建設(shè)與辦公自動(dòng)化緊密結(jié)合起來，這無疑給企業(yè)的科學(xué)管理和可持續(xù)發(fā)展帶來了契機(jī)。展望未來，辦公自動(dòng)化的大趨勢(shì)是很難逆轉(zhuǎn)的，而Excel軟件的多元化應(yīng)用也必將呈現(xiàn)出不同的特色。微軟目前在世面應(yīng)用最廣的Excel軟件分別為Excel 2003和Excel 2007，而隨著軟件更新的加速和軟件功能的逐漸提升，辦公自動(dòng)化的未來更加令人期待。

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（遼寧省瓦房店市職業(yè)教育中心）