協同OA系統在大型企業集團中的開發與應用研究

王卓瑋（江蘇省江陰市興澄特種鋼鐵有限公司，江陰，214429）

協同OA系統在大型企業集團中的開發與應用研究

王卓瑋
（江蘇省江陰市興澄特種鋼鐵有限公司，江陰，214429）

本文運用現代的通信技術、計算機技術，運用“整體規劃、分步實施”的開發策略，同時整體采用模塊化的思想，設計出了包含企業行政辦公、合同管理等為一體的高效率的信息溝通平臺，提高了企業內部溝通的效率。

協同OA系統；企業；辦公自動化

1 概述

信息化所帶來的是企業高效率的辦公系統，以此加強集團公司與下屬公司之間、公司內部的信息交流與合作。而根據用友軟件負責人對整體OA辦公系統使用情況的調查后表示：“接近60%的企業在使用OA系統2-3年之后，往往都擱置或是廢止了”。究其原因，是企業在隨著自身業務的不斷變化過程中，卻沒有對系統重新開發，導致原本的OA系統越來越不能滿足企業自身業務發展的需要，而淘汰?；诖耍疚慕Y合具體的企業，按照重新開發的流程，按照相應的程序對企業的系統OA系統進行設計，以此實現了企業的高效率辦公化。

2 協同OA系統設計的思路

本文以具體的企業作為系統開發的研究對象，結合現代計算機技術、通信技術作為技術基礎，并結合瀑布式的開發方式對系統進行開發。其思路是首先對企業調查研究的基礎上整體規劃設計；其次是按照模塊化的思想，將整體的系統劃分成不同功能的子模塊，并對子模塊進行分開的設計；再次在子模塊設計開發的基礎上，集成所有的功能，并對集成的系統進行測試和維護，從而形成新的OA辦公系統。

3 協同OA系統的功能設計

通過對企業調查的分析，我們將該OA協同系統功能劃分為辦公管理、郵件管理、知識信息管理、人力資源管理、系統管理、個人事務管理、通信會議管理。其具體的功能設計如圖1所示。

其中，辦公管理則主要是對公司的辦公流程開發。而該模塊其子系統分為辦公管理、待辦業務、合同管理、日程安排、信息發布等辦公模塊；

電子郵件管理則主要用于企業內部通信，并以Web mail作為其主要的應用模式。同時該系統還包含統一認證和對整個郵件系統進行監控和分析；

知識信息管理模塊則主要包括對相關文檔的管理、內容的標記和文檔的索引、數據存儲等，從而實現知識管理模塊與系統整體架構相結合，并使得模塊具備跨平臺的集成功能；

人力資源管理模塊則主要是對企業內部的人力資源進行管理。該模塊主要分為報表統計和人員信息管理兩個部分。其中的人力信息管理則主要是針對公司領導層對企業內部的人力資源情況進行查看；

會議通訊管理則是利用Sametime即時通訊，向廣大的企業內部人員顯示自身的工作狀態是否在線或離線。通過這種技術方便企業內部的員工對在線的員工發送相關的公司文件、資料、圖片等。而傳送的大小則由管理員在服務器端口進行設置；

合同管理則是對合同的錄入、審批、監控執行、評估、查詢、統計等全生命周期的自動化模式作業；通過工作流審批功能達到網上審批功能，實現了企業合同的規范化管理。同時對公司的相關訴訟合同進行管理，訴訟時效進行登記等功能。

個人事務系統則實現對個人日程、個人文檔、常用下載、郵件集成的管理，以此更好的協助企業員工的辦公需要。

系統管理則主要針對管理員，對系統數據的維護和系統數據的備份、存儲，對系統的權限分配等功能。

4 協同OA系統整體架構設計

該系統整體架構設計則采用B/S模式的三層架構思想，將該協同OA系統分為四層結構，并以Web Sphere Portal和Domino技術作為該系統的基礎，利用專業的集成工具Portlet Factory和Dash board Framework為系統提供統一的、標準化的集成接口框架。整合和集成其中的各種數據庫與應用服務，并通過集成webseal單點認證提供的反向統一登錄，并通過IBM TDS實現對數據的統一訪問和存儲，并以此作為用戶認證的數據源。通過IBM TIM，實現對用戶信息的同步管理，并通過其中的辛迪加復制將相關的內容發布到門戶的集群節點之上。

5 系統數據庫接口的設計

在該架構中，包含著不同的功能模塊和系統，因此，對不同系統之間的接口設計則顯得尤其必要。在對該系統的接口設計中，主要包括以下的接口進行設計：

1)、辦公辦文接口設計 對接口的設計，則主要采用其中的Domino/java技術對接口進行編程和開發，從同時其功能隨著企業的需要進行適當的調整。

2)、平息平臺接口 該接口所涉及的接口，一般都是采用在Portlet當中潛入各種應用系統的方式，對信息進行展示，也可以通過XMLXPAGEHTMLAJAX格式的形式對文件信息進行展示。內部郵件、辦公系統、合同管理、系統管理等則采用單點登錄的認證方式對用戶進行認證。

6 系統關鍵技術的應用

1）工作流技術 在該協同OA系統當中，其主要采用WFM工作流技術，其目的是實現對公司管理的流程化管理，同時也是企業自動辦公地延伸和發展。通過該工作技術流技術，實現在繁雜的公司業務中，從公文流轉、請示報告在到費用的報銷，都通過該協同OA系統進行，從而慢慢的構成企業的日常的經營活動。以該公司的合同管理為例，通過各個不同部門對合同的起草，在經過部門經理審核之后，在通過行政和法律顧問審核，最后交由總經理進行審批。在總經理批準后，法律顧問再蓋章，并傳遞給各個部門簽收、存檔，法律顧問在對執行進行跟蹤總結，并做出總結。

2）特性組件 通過上述的架構，我們可看出，對系統整體架構的設計則主要采用不同的特性組件和工具包來對系統進行實現。如在該系統中我們充分利用web技術組件對系統進行開發。而針對內容的共享我們則采用WCM對象，以此減少重復開發的工作量。

3）安全訪問技術 該系統作為企業內部的辦公系統，必然涉及公司的相關商業信息，因此，必須做好對企業的信息保護，就必須采用各種不同的安全訪問技術。在該系統中我們采用統一身份認證技術、信息加密和授權管理等措施，以此保證系統的安全。

總之，協同OA系統的開發，是一個復雜而漫長的過程。因此，在開發中，我們采取邊開發、邊適用的方式，來提高系統在企業當中的實用性。

李紅廷.基于工作流的辦公自動化系統的研究與實現：[碩士

學位論文]．大連：大連理工大學，2010

王卓瑋，1979年，女，江蘇江陰人，工程師，本科，從事軟件開發維護。

Development and Application of Collaborative OA system of large enterprise groups

Wang Zhuowei
（Jiangyin Xingcheng Special Steel Co., Ltd.Jiangyin，214429）

This paper the use of modern communications technology,computer technology,the use of "overall planning,step by step" development strategy,while the overall idea of modular,designed the corporate administration included office,contract management as one of the high efficiency of information communication platform to improve the efficiency of internal communication.

Collaborative OA system;enterprise;office automation

圖1 系統功能設計