淺論檔案載體的變化及其保存方法

陳嘉莉

（廣東文藝職業學院，廣東 廣州 511400）

檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。傳統檔案的主要載體是紙質，隨著社會的發展出現了膠片和以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體。

傳統檔案中的紙質檔案占有了很大的比重，紙張是用植物纖維組成的，而植物纖維容易在酸、強光、氧化劑、高溫和潮濕的環境下產生氧化和水解反應，從而降低紙質檔案的耐久性和強度。所以在保存紙質檔案時，需要對存放環境做防光、防熱和防潮處理。環境中紫外線、可見光均和酸性物質會對紙張引起化學反應，使紙張發黃脆弱，檔案庫房要做好空氣過濾凈化措施、過濾紫外線和防光處理，同時使用不透明的無酸性或者堿性檔案盒存放紙質檔案，從而降低紙張產生化學反應的概率。紙張在高溫環境下也會降低強度和耐力。紙張對環境的濕度也有要求：濕度太大，紙張則容易受潮軟化；濕度太小，紙質又容易失去彈性。檔案庫房在建設時都要考慮如何保持庫房的溫度在20℃～25℃，相對濕度為45%～50%左右。因為害蟲和霉菌也會侵蝕紙張，所以會在檔案庫房做防蟲害和霉菌處理，不能在室內放置綠植，對進入人員也需要做相應的控制。

膠片檔案老化的主要原因在于膠片基底的老化和感光層的氧化，在過高溫度的時候，膠片會變形，而過于潮濕時表面會產生霉菌。所以存放膠片檔案時是將其置于低溫、通風的環境，通常環境溫度在2℃～18℃左右，相對濕度在30%～35%左右為佳，使用惰性耐火材料進行存放。

此外，傳統檔案的擺放也有要求，紙質檔案和膠片檔案都應該平放，可以避免紙張的蜷曲；磁帶檔案則應直立放置，避免重力關系造成磁帶偏向。

以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體的電子文件是依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。磁盤是以金屬材料或者玻璃作為盤基，然后用粘接劑將磁性介質附于盤基上，表面再附著保護涂層，通過改寫磁性物質的排列順序和強度來達到存儲的目的。而光盤介質是在碳酸鹽聚合物的基底層上附上金屬反射鍍膜層。電子文件的載體對熱、潮、塵、磁、光和振動十分敏感，高溫和高濕將導致磁盤的粘接劑會失去粘性和發霉，造成磁性介質的脫落等，盤基也可能受熱變形；而光盤的金屬反射鍍膜層則在潮濕和高溫的環境下容易氧化，從而造成資料的丟失。而低溫和濕度過低會使盤基脆弱，過于干燥會產生靜電，吸附空氣中的塵埃顆粒，從而導致讀取出錯，資料缺損。根據國家標準《電子文件歸檔與管理規范》中規定電子文件存放的環境溫度范圍：17℃-20℃；相對濕度范圍：35%-45%。通常上對溫濕度環境變化也有嚴格的控制，要求24小時內溫度變化不得超過±3℃、相對濕度變化不得超過±5%。

磁盤和光盤都是高密度存儲器，金屬鍍膜層結構精密敏感，受擠壓或盤面如果有劃傷都會損害資料的完整性，空氣中的塵埃也會引起磁盤和光盤表面的涂層受損，造成物理損害；塵粒中還含有霉菌等微生物，這些微生物如果吸附在載體表面，其分泌物中的酸性物質和酶將會使電子載體受損，產生霉斑和菌斑，影響載體的壽命。為了避免載體過多接觸空氣中的塵粒，使用亞克力，純聚丙烯等化學性質穩定的材料制作的保護盒存放電子文件，庫房也不鋪設地毯，避免堆積塵粒。電子文件是依靠載體的磁性介質記錄信息的，而當磁性介質受到外界磁場干擾容易改變載體中磁介質的強度和排列方向，破壞記錄信息，也會引起退磁或消磁反應從而造成資料丟失。電子文件可使用金屬柜子或者金屬箱子進行保管貯存，可以對外界磁場進行屏蔽。

磁帶檔案保存時則需要考慮的是如何防止外界磁場干擾，避免檔案消磁，同時濕度、光線和高溫也會引起磁帶材質的老化、磁帶發霉、磁粉脫落和材料變形。通常磁帶檔案要求保存的環境在18℃～23℃，相對濕度為35%～50%，將磁帶檔案存放在絕緣盒子中放置于遠離磁場的位置。

傳統檔案形成后，載體和信息緊密的結合在一起，只要按照要求保管好，可以無障礙閱讀使用。但是電子文件受技術發展影響很大，因為電子檔案記錄時所使用的編碼規則、壓縮算法、記錄格式和文件格式都可能隨時因為技術發展而被淘汰，而且用來讀取這些電子文件的軟硬件環境也可能會逐漸消失，如果不采取適當的技術和管理措施，電子文件有可能會因為技術失效而導致壽命終結。所以每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年。

從紙質檔案的誕生到現在已經有上千年的歷史，只要保存管理得當，紙質的檔案的壽命可以達到上千年。而電子檔案的產生到現在也不過只有十幾年歷史，雖然還無法得知電子檔案到底可以保存多少年，但是通過對電子檔案的載體的物理性質和老化試驗分析，在良好的環境下，電子檔案可有近百年的壽命。

［1］GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規范[S].

［2］DA/T15-95磁性載體檔案管理與保護規范[S].

［3］郭莉珠，主編.檔案保護技術學教程[M].2版.北京：中國人民大學出版社.

［4］所桂萍，主編.檔案保護技術學[M].河南：河南人民出版社.

［5］李德萬.檔案保護技術綜述：以加拿大國家檔案館為例[J].光盤技術，2007(6)：8－10.

［6］管先海.檔案館數字檔案信息保存技術思考[J].檔案管理，2010(4)：30－32.