關于高職院校檔案管理信息化的可行性分析

李 輝

(湖北工業(yè)職業(yè)技術學院 黨委工作部，湖北 十堰442000）

1 高職院校檔案管理信息化的重要性

高職院校檔案管理是十分重要的一項工作。隨著高職院校在專業(yè)及內涵建設方面的建設，高職院校的辦學質量及辦學效果有了很大的提升。 高職院校的檔案管理記錄著職業(yè)院校發(fā)展的每一個歷程，如何順應教育信息化的發(fā)展。實現檔案的信息化管理是高職院校檔案管理工作人員所要思考的重要問題。 對于高職院校的檔案管理而言，應當結合學院教育信息化的發(fā)展形勢，充分發(fā)揮數字校園數據分析、校情決策的作用，完成檔案管理的信息化建設。 為高職院校開展技能型教學服務提供便捷的檔案信息服務，確保高職院校檔案管理更好的服務于學校人才培養(yǎng)，促進地方經濟產業(yè)升級。總之，高職院校檔案管理信息化不僅僅是高職院校所面臨的現實性問題。同時也是我國現代檔案管理事業(yè)需要全面革新的發(fā)展趨勢。

2 高校檔案管理存在的問題

2.1 管理思想陳舊

教育信息化特別是數字校園的管理工作是對校園資源信息的整合管理，對于高職院校的辦學能力有很大的主導作用。因此，如何順應教育信息化時代的發(fā)展，尋求更加便捷有效的檔案管理模式，是至關重要的。 以往的檔案管理方式過于落后，無法將校園信息進行全面的整合，也無法實現檔案信息的及時快捷分配。 檔案管理工作在高職院校的學校管理功能中并未充分發(fā)揮應有的功效。所以高職院校檔案管理工作需要改革創(chuàng)新，需要更改為現代化的信息化管理模式。 不過在高職院校檔案管理工作的實際開展中，有些學校并未對此投注足夠的重視。 沒有意識到檔案管理工作對于高校發(fā)展的重要，還有一些相關的檔案管理工作者，管理思想陳舊，依然被過去傳統的工作模式所限制，無法看清現在工作的實際需求，對于工作創(chuàng)新缺乏意識，沒有向傳統挑戰(zhàn)的創(chuàng)新精神。總的來說，高職院校的檔案管理人員，沒有深刻認識到工作的重要性，對于檔案信息化管理的意識更是欠缺，所以在工作中固守傳統，制約了高職院校檔案管理信息化建設。

2.2 信息化系統需要進一步完善

而且現在很多高職院校因為教育信息化建設經費有限，便盡量減少用于檔案管理信息化建設的資金開支， 導致檔案管理工作依然停留在原有的狀態(tài)， 沒有明顯的進展， 而檔案信息化建設也就處于紙上談兵的階段，缺少實際性的實施操作。現在大部分檔案管理工作中仍然采取人工操控的情況，信息化建設在高職院校中沒有得到相關的政策支持，人員的信息化素養(yǎng)也無法滿足教育信息化建設的需求， 所以檔案管理信息化建設的開展受到極大制約。 就算是部分高校在檔案管理中配備了信息化的管理系統， 不過由于學校普遍缺乏信息素養(yǎng)習慣， 工作的實質沒有得到改變，依然是人工管理，信息化系統并沒有真正得到充分的利用。

2.3 檔案管理工作人員信息素養(yǎng)有待

有些高職院校結合數字校園建設建成了檔案信息管理系統，不過并沒有盡其所用，主要原因在于專業(yè)軟件工作人員對于檔案管理工作的知識欠缺，導致軟件在實用性上存在缺陷。 而專業(yè)檔案管理工作人員研發(fā)軟件又在技術上有所欠缺，就算勉強開發(fā)出以后，在功能上也遠遠達不到實際所需，無法在日常檔案管理工作中得以推廣使用。 現在，很多高職院校都已經部署了符合校情的檔案管理信息系統，不過卻因為專業(yè)人員不足導致在信息化管理過程中無法順利實施。這極大的制約了高職院校檔案管理信息化工作的開展。組建專業(yè)的信息化檔案管理隊伍，是高職院校面對的重要問題。 信息化的工作模式對于檔案信息化管理的工作人員提出了更高的要求，他們在擁有操作現代化設備操作技能的同時還需要具備檔案管理的專業(yè)知識。

3 高職院校檔案管理信息化建設的必要性和迫切性

教育信息化時代對檔案信息化管理有了更多的需求，因為傳統觀念的束縛，高職院校對于檔案管理工作并未給予足夠的重視，對于檔案管理信息化工作的開展也沒有投注足夠的力度。因此傳統模式下的管理自然無法提供滿足現代人才培養(yǎng)管理需求的信息資源，同時由于缺乏完善體系以及信息技術的支撐。在高校其他工作對檔案信息有所需求時無法及時提供高質量的相關信息。高校工作的開展也因此受到限制。 所以加強高職院校檔案信息化建設是人才培養(yǎng)的時代需求。 確保高校管理工作順利開展的重要環(huán)節(jié)。

4 高職院校檔案建設信息化建設的應對措施

4.1 重視高職院校檔案信息化管理的重要性

隨著我國對職業(yè)教育事業(yè)的大力推動， 以及更大的發(fā)展投入力度。 我國高職人才培養(yǎng)受到了社會更多的關注，教學規(guī)模也在逐漸的擴大，各項事業(yè)的全面開展以及辦公自動化的實施，使高職院校內部的檔案數量直線上升。同時檔案類別的繁多也為檔案管理工作帶來了全新的挑戰(zhàn)， 傳統的手工管理模式顯然已經無法滿足現狀的需求，加上互聯網技術的普及讓高職院校打開了與外界社會交流的平臺，檔案管理工作的限制勢必會對教學人才的培養(yǎng)質量帶來很大的制約。 所以，高職院校檔案管理工作信息化建設迫在眉睫，高職院校應該對這一事項給予高度的重視，應當正確認識檔案信息化管理對于學校發(fā)展的深遠意義，建立完善的檔案信息化人才培養(yǎng)體制，促進高職院校檔案管理信息化建設工作全面開展。

4.2 加大高職院校檔案管理信息化的建設力度

對高職院校檔案信息化管理而言， 資金投注是最基本的保障，只有在足夠資金的前提下才能確保信息系統的部署， 為檔案信息化管理提供必要的軟硬件基礎。推動檔案管理的信息化發(fā)展。同時建立完善的相關管理制度，也是確保檔案管理信息化建設順利開展的重要因素。

4.3 做好高校檔案信息化的數據安全管理工作

現在，隨著教育信息化的普及，高校檔案信息有了更大的用武之地，但是同時也讓檔案信息的安全面臨更多挑戰(zhàn)。 高校檔案信息的數據安全將成為信息化建設過程中十分關鍵的問題。因為高校檔案涉及到校園的內部管理信息，一旦泄露，有可能對于整個學校會造成極大的影響，甚至會使學校蒙受利益損失，直接影響到高職院校的發(fā)展。所以，要針對檔案信息化管理中所存在安全問題的性質，深入分析，設計并完善檔案信息管理系統，同時結合數據備份軟件的使用，遵循相關的信息安全規(guī)定，在確保檔案數據信息的安全問題。

5 結語

總的來說。 隨著科學技術的快速發(fā)展，高職院校檔案管理的信息化建設已經受到了越來越多重視， 同時也將是未來檔案管理工作發(fā)展的方向。所以，我們不僅要意識到高校檔案信息化管理的必要性，也要深入思考做好相關的安全管理工作。對高校而言。檔案管理信息化建設的開展是影響高職院校發(fā)展生存的重要因素， 一定要認識到教育信息化的發(fā)展趨勢，尋求有效的應對措施來確保檔案管理信息化建設的順利開展。

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