建立文書檔案數字化管理模式的必要性

顧玉紅

（農業部人力資源開發中心，中國 北京 100125）

0 引言

在社會經濟不斷發展的背景下，信息技術水平也不斷提高，從而促進了文書檔案管理模式不斷創新。文書檔案管理工作人員在日常工作中，應該通過整理和收集各種文書檔案電子文件資源，不斷完善文化檔案數字化管理方法，是當前文書檔案管理過程中迫切需要解決的問題。在現代信息技術不斷提高的背景下，文書檔案的數字化管理模式主要應用的是先進的數字化技術，其中主要包括：數字化壓縮、文件掃描、影音文件以及視頻文件等。其中這個先進的數字化技術主要是通過應用文字識別技術來獲得圖片文件，然后再使用先進的儲存管理技術將這些文件資料有效儲存于數據庫中。這樣為文書檔案數字化管理檢索提供了方便，通過依賴先進的網絡技術對實現文書檔案的數字化管理起著非常重要的作用。在文書檔案數字化管理模式下，有利于實現網絡資源共享和文書檔案的遠程傳遞，快速準確的建立起全面完善的數字化檔案管理系統，能夠最大限度的提高文書檔案管理資源的利用效率。

1 建立文書檔案數字化管理模式的必要性

隨著現代信息技術快速發展，我國各個領域數字化檔案管理也發生了較大的變化。憑借先進的計算機技術、儲存技術、以及掃描技術在當前社會中快速發展，逐漸形成了現代文書檔案數字化管理模式。換句話說，以信息數字化作為載體的檔案信息儲存方式被稱為文書檔案數字化管理。在文書檔案數字化管理過程中，主要包括以下幾個環節：信息掃描、信息儲存和檔案數據庫等。然而在現代文書檔案的管理過程中，我們應該堅持紙質檔案與電子檔案共存的形式。這樣的現象在較大的程度上增加了數字化檔案管理的內容，即將原來紙質檔案通過處理，采取一系列的數字化管理工作。文書檔案數字化管理有利于提高傳統檔案保護的力度，以免防止檔案信息出現流失的現象；同時又能夠將紙質檔案和數字化檔案有效結合起來，最大限度的節省了資源。現代檔案數字化管理的必要性主要表現在以下幾個方面：

1.1 是現代信息交流的基本要求，提高檔案信息的利用效率

在現代經濟快速發展的背景下，文書檔案的重要性也不斷顯現出來。各個領域之間的交流越來越多，迫切需要方便快捷獲取各種文書檔案信息的方法。因此，針對這種情況便需要建立一種科學合理、效率較高的文書檔案數字化管理模式。在日常工作和生活中，通過應用這種管理模式能夠有效實現各個部門之間的文書檔案信息共享。當前信息數字化技術水平不斷提高，并且應用到了眾多的領域中。因此，不斷加強文書檔案的數字化管理成為了當前文書檔案信息資源管理的重要因素。

1.2 是現代檔案管理的主要方式，能滿足當前社會經濟發展需要

隨著現代社會經濟快速發展，要想文書檔案充分發揮作用，最大限度提高文書檔案管理的利用效率，便需要采取數字化管理模式。數字化管理模式是現代檔案管理中一種非常重要的方式，其中數字化管理模式主要是利用現代數字技術，如：現代計算機技術、互聯網等。通過加強文書檔案數字化管理，有利于最大限度的提高文書檔案管理工作的效率，以便滿足現代社會經濟發展對檔案資料的利用和要求。

1.3 是完善檔案管理的有效措施，以實現現代檔案管理科學化

在現代社會的各個領域中，不斷創新文書檔案管理模式，應用現代數字化管理方式是當前文書方案發展的主要方向。文書檔案數字化管理是不斷完善現代檔案管理的重要措施，要想這個措施取得良好的應用效果首先就應該突破傳統文書檔案管理模式的要求；然后再選擇相對開放、先進的數字化管理模式，以便真正實現文書檔案管理的科學合理化。文書檔案管理模式的不斷完善能夠為社會創造更多有利的價值，推動社會更好的向前發展。

1.4 是強化檔案信息安全選擇，可確保文書檔案信息安全性

在現代信息技術水平不斷提高的背景下，網絡信息技術不斷滲透到社會工作的各個領域中。這樣的現象導致了檔案信息安全成為了當前管理過程中一個非常重要的內容，引起了社會各界人士的關注。我國社會各個領域的工作人員都將檔案信息安全管理放在重要的位置上。當前社會經濟形式非常惡劣，加強文書檔案數字化管理工作，確保文書檔案信息的安全性成為現代信息管理的重要選擇。

2 提高文書檔案數字化管理模式水平的對策

2.1 創建科學合理的檔案信息管理機制

在現代信息技術快速發展的背景下，信息技術應用的范圍不斷擴大，各個行業內的管理水平也得到了快速提升。為了有效提高文書檔案數字化管理模式水平便需要創建科學合理的檔案信息管理機制，優化檔案信息管理策略。

2.2 構建文書檔案管理數字化平臺網絡化建設

在文書檔案數字化管理不斷發展的過程中，針對文書檔案管理工作內部各個環節創建了文書檔案數字化工作模式。但是在現代文書檔案數字化管理過程中，不斷加強各個部門之間信息的溝通和交流，是實現文書檔案數字化管理的重要問題。尤其是在文書檔案的閱讀和使用過程中，為了能夠在較短的時間內達目的，以便加強各個部門的信息溝通和交流。因此，便需要不斷完善文書檔案數字化內部管理方法，創建文書檔案數字化平臺網絡化建設；同時在條件允許下，還應該構建一個完善的網絡信息化共享系統，有效實現文書檔案數字化網絡管理的遠程檢索和傳播，最終實現文書檔案數字化管理與電子信息技術的無縫對接。

2.3 轉變傳統的文書檔案管理思想

在各個單位發展過程中，相關負責人都應該提高文書檔案數字化管理的重要性，為文書檔案信息化管理創造良好的發展環境。在條件允許的情況下，還應該將文書檔案數字化管理納入到單位整體規劃中。其中具體表現為：各個單位在財務預算中，應該將文書檔案數字化建設所需要的費用計劃到其中。以便更好的處理文檔資料不斷增多、技術手段不斷變化等現象，同時將這些資金應用到購買現代信息設備、計算機、數碼相機等，從而為文書檔案數字化管理創造良好的條件。

2.4 有效提高文書檔案管理工作人員的綜合素質

在現代社會快速發展的背景下，文書檔案管理工作是非常重要的一個組成部門。形成這種現象的主要原因在于文書檔案記載了全社會發展的歷史過程，文書檔案內容是社會朝著良性發展的重要指標。為了更好的應用文書檔案數字化管理過程中出現的問題，便需要不斷提高文書檔案管理工作人員的綜合素質，不斷創新文書檔案管理方法；堅持與實際情況相符合的原則，不斷從采用先進的數字化信息技術，深化文書檔案管理，有效提高文書檔案專業知識。

3 結論

文書檔案的數字化建設是一項長期、全面而又具體的艱巨工作，它需要文書檔案管理人員和其他各部門工作人員的積極配合。新穎的管理方式、先進的計算機技術等逐漸成為文書檔案科學化的核心，極大地提高了文書檔案管理工作的效率和正確性，為檔案管理工作總體走上科學化、數字化的發展道路提供了基礎。

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