新形勢下醫院檔案管理現代化問題及相應對策

丁紅

[摘要] 伴隨醫療改革的不斷深入，醫院管理工作日益嚴格，醫院檔案管理在整個醫院管理中較容易被忽略，應引起相關工作人員的重視。傳統的醫院檔案管理工作體制不健全，存在較多弊端，管理人員意識不夠，信息資料的完整性和連續性難以保證。為了解決這一問題，本文從分析傳統醫院檔案管理存在的問題中得出新形勢下醫院檔案管理工作的新思路。

[關鍵詞] 醫院檔案管理；新醫改；現代化問題；對策

[中圖分類號] R197.3 [文獻標識碼] C [文章編號] 1673-9701（2014）02-0116-03

The problems of modernization of hospital archives management and countermeasures under the new situation

DING Hong

Personnel Section，Xiangyang Hospital Affiliated to Medical College of Hubei，Xiangyang 441000，China

[Abstract] With the deepening of the medical reform， the hospital management becoming more and more strict， and the management of hospital archives is easily overlooked in the management of the hospital，so it should cause the relevant staff attention.The traditional hospital archives management system is not perfect， and there are many drawbacks， management consciousness is not enough， so the integrity and continuity of information is difficult to guarantee .In order to solve this problem， the paper draws the new ideas of hospital archives management under the new situation from the analysis of the file management in the traditional hospital.

[key words] Archival management in hospital； New medical reform； Modernization； Countermeasure

伴隨我國新醫改方案的逐漸落實，政府日益深化新醫改，新醫改對醫院管理工作提出了更高的要求和挑戰。醫院檔案是一種特殊的信息資源，是醫院各項活動形成的歷史記錄，主要包括文件、圖表、音像、磁盤等不同的信息材料，可為臨床醫學提供依據。醫院檔案管理是整個醫院管理的重要組成部分，加強醫院檔案管理，使其科學化，糾正以往的檔案管理的弊端，保證醫院檔案的完整性和連續性[1，2]。

1 傳統醫院檔案管理存在的問題

1.1 檔案管理體制不健全，標準不統一

醫療設備檔案管理制度不健全以及相關的操作不夠規范是如今醫院醫療設備檔案管理工作的主要問題。檔案管理工作主要涉及職能科室、使用科室和檔案室，但在實際工作中，職能科室、使用科室和檔案室的責任和分工不夠明確，工作不協調，不能充分發揮各個科室的職能，檔案管理機構的設置較為混亂分散，且各個部門的檔案由不同的人員分開管理，信息資料的完整性和連續性難以保證，且可能重復收集信息，浪費資源的同時增加了查找的困難，不能實現管理的科學化[3]。

1.2 缺少專業管理人員，缺乏專業精神

大部分醫院檔案管理人員并非是專業人員，行政、護理、醫技等人員均可能轉行從事檔案管理工作，文化水平差異較大，人員流動性大。由于醫院檔案管理缺乏專業的管理人員，兼職人員對檔案管理工作缺乏專業精神，重視度不夠，不能集中精力專心從事檔案管理，導致檔案管理工作發展緩慢，難以創新[4，5]。另外，目前從事檔案管理的工作人員法制意識較為薄弱，在工作中難以做到有法可依。

1.3 現代化管理水平低

由于目前醫院檔案管理機構的設置較為混亂分散，檔案管理人員缺乏專業精神，檔案管理的現代化步伐緩慢。傳統的檔案管理采用手工提取數據，出錯概率較高，且難以保證相關數據的準確性，難以適應新形勢新醫改的發展趨勢[6]。在實際工作中，多數醫院只重視對醫療設備的考察、論證、引進。引進新的醫療設備后只重視醫療設備的安裝、驗收和調試，對醫院醫療設備檔案管理工作抓得不到位，沒有專人負責管理醫療設備檔案，導致醫療設備檔案資料收集不全甚至丟失。

1.4 重管輕用

目前絕大多數醫院的檔案管理普遍存在重管輕用的現象，醫院在收集整理保管檔案后就很少再被利用，難以開發檔案信息資源，浪費了許多極為寶貴的對醫療、科研、教學具有重要意義的病歷檔案。不能充分利用醫院檔案信息，則失去了檔案管理的意義。傳統的檔案管理查找困難，信息不全。由此可見，重管輕用嚴重阻礙了醫院檔案管理的進一步發展[7，8]。

1.5 檔案管理重視度不夠，不能很好地利用檔案

在醫院，通常更加重視醫療工作，將醫療工作視為醫院的首要頭等大事，但醫院常常忽略了對檔案管理的重視，領導干部在思想意識上缺乏對檔案管理工作的重視，領導干部將醫院的經濟效益放在首位，沒有考慮到醫院衛生檔案對醫院未來的發展、對醫院醫療經驗的傳承、對科研工作等多方面的重要性[9]。醫院領導機構對醫療衛生檔案管理工作投入較少，甚至忽略檔案管理工作，這將導致檔案管理工作者對做好醫療衛生檔案管理工作的意識更加淡薄，不能與時俱進，總是持著舊的思路來工作，不能充分利用檔案，檔案利用率低，檔案室在醫院形同虛設。endprint

1.6 檔案管理工作不規范，檔案歸檔內容不清晰

伴隨社會的日益發展，現代化社會科技發展與日俱進，醫院衛生檔案管理工作的標準日顯陳舊且不規范，檔案管理工作者甚至不能很好地界定歸檔內容，醫院總是根據自己的需要來收集管理醫療衛生檔案，具有較大的盲目性和隨意性[10]。許多有價值的醫療衛生檔案資料沒有得到足夠重視和有效收集，造成資源的浪費，破壞了檔案工作的完整性。伴隨醫院檔案管理的變化，醫院必須制定一套統一規范的管理標準和模式對醫療衛生檔案進行管理，否則將無法適應新形勢下醫院經營管理的新模式。

1.7 檔案管理制度不完善，歸檔工作不及時

大部分的醫院在醫院的管理考核體系中缺乏對檔案管理工作考核的具體內容，缺乏專業的檔案管理組織架構、沒有統一的檔案管理流程和制度、檔案管理工作人員職責不明確，缺少對檔案管理工作具體情況檢查考核評價措施。檔案管理制度不完善、檔案管理措施不到位，檔案管理工作者工作積極性不高，檔案移交不及時、檔案收集難度大、檔案管理工作效率低，大大降低了醫院檔案信息的有效利用率[11]。

1.8 檔案監管機制不完善、檔案信息安全無法保障

目前部分醫院的檔案管理仍處于各個臨床科室分散管理的狀態，沒有統一的監管機制[12]。這種管理方式極其不利于檔案的統一規范管理，難以發揮檔案信息資源的整體優勢，無法保障檔案的信息安全。借閱檔案人員，不能及時歸還借閱的檔案，造成檔案遺失、破損，喪失了檔案應有的價值。

2 醫療衛生檔案對醫院管理及醫院發展的意義

2.1 醫療衛生檔案可以為醫院的管理工作提供發展動力

醫療衛生檔案屬于無形資產的一種，是醫院資產的重要組成部分之一，醫療衛生檔案對醫院的管理具有精神推動作用，把醫療衛生檔案貫穿整個醫院的管理、經營、臨床、科研等實踐活動中，并對其進行完整地記錄，可為醫院的可持續發展提供前進的動力[13]。與此同時，醫院檔案資料中蘊藏著極為豐富的智力資源和極有價值的科研潛力，把這些智力資源和科研潛力應用到醫院的管理實踐中，可調動醫院全體職工的工作積極性，在工作中發揮員工的主動性和創造性，有助于促進醫學知識創新與現代化和科學化的醫院管理。

2.2 醫療衛生檔案是醫院管理工作的信息來源

醫療衛生檔案真實地記錄了往復不斷的現象和過程，使瞬間的疾病有了永恒的記錄，為人們研究疾病的本質、準確尋找疾病的內在規律提供可靠的依據。憑借真實記錄的醫療衛生檔案，有助于醫務人員了解過去、把握今日、創新明日。醫療衛生檔案通過文字、數據、表格、影像、彩圖等資料真實地反映出醫療、教學、科研等信息，這些檔案資料作為原始素材有助于提高醫療技術水平和服務質量，醫院管理者可通過醫療衛生檔案總結過去、把握現在、開創未來，加快醫院的全面協調和可持續發展。

2.3 醫療衛生檔案為醫院管理者提供科學決策依據

醫院的日常管理中，醫療衛生檔案信息應滲透到管理工作的每個環節，通過積累和傳承各種檔案信息資料，促進醫院管理工作發展。利用醫療衛生檔案促進醫療質量的進步，為新業務、新技術的開展提供科學的原始依據，醫療衛生檔案是醫院落實“以質量為核心”的根本保證，醫療衛生檔案可促進醫學科研成果與技術的發展，可通過醫療衛生檔案綜合研究各種常見病、多發病和疑難病，提高醫學診療技術。醫療衛生檔案還可推動醫院管理決策更加科學化、系統化、規范化，有助于提高醫院管理者的能力和水平。

2.4 開發利用檔案應為醫院發展戰略服務

醫療衛生檔案可真實反映醫院建設與發展的歷史，醫療衛生檔案是醫院提高醫療質量和技術水平的必要條件。醫院在制定其長期發展規劃戰略和工作目標時，醫療衛生檔案可為其提供翔實依據，有了醫療衛生檔案的資料與信息的支持和保障，醫院的發展規劃才能長久可持續。有效合理f 開發利用醫院檔案資源，為醫院業務、醫院管理及患者服務是醫院檔案管理的主要目的。

3 新形勢下醫院檔案管理工作新思路

3.1 健全檔案管理制度，規范管理模式

健全醫院檔案管理制度可從多方面開始執行：如完善檔案的利用及保管，制定檔案保管的期限，制定相應的考核和獎懲制度，充分調動各個科室及檔案管理人員的工作積極性[14]。同時醫院制定的檔案管理制度應符合醫院的具體情況，選擇從事檔案管理時間較長的具有管理經驗的人員組成檔案管理小組，同時檔案管理小組中應包括相關的技術人員，必要時給予專業技術指導，檔案管理小組應廣泛收集各臨床科室的意見，認真總結臨床科室的具體要求，同時結合檔案管理的經驗，制定切實可行的管理制度，規范管理模式，讓醫院檔案管理真正做到有章可循，有法可依，規范化管理，保證檔案資料的完整性和連續性。

3.2 強化管理意識，提高業務水平

醫院檔案管理人員的業務水平直接影響醫院的檔案管理質量[15]。醫院檔案管理工作，并不是將各臨床科室的檔案簡單集中起來進行保管，醫院檔案管理是將醫院檔案管理工作科學化、規范化、制度化、現代化，這就要求檔案管理人員具備一定的業務水平。但當今醫院檔案管理人員素質普遍較低，醫院可通過組織業務培訓等方法來強化管理人員的管理意識。醫院應將培養醫院檔案人員納入人才培養計劃重視培養復合型人才。專業培訓、繼續教育等方法均可提高檔案管理人員的業務水平和業務素養。檔案管理工作人員也應定期進行考核、制定獎懲制度，充分調動工作人員的積極性，使其熱衷于檔案管理工作，有利于發揮檔案管理的創新性。提高醫院所有人員對檔案的管理意識，得到領導的支持，提高全院對檔案管理的重視，同時還應提高檔案管理人員的法制觀念。

3.3 引進現代化檔案管理技術

現代化設備，有利于現代化檔案管理，利用計算機來管理醫院檔案可大大減少檔案的儲存空間，操作簡便，易于保存，可大大節約人力、物力、財力，大大提高檔案管理的工作效率，計算機管理檔案是當今社會醫院檔案管理的必然趨勢。以電子文件形式存儲醫院檔案，可擴大存儲的內容和范圍，延長儲存時間，但電子文件形式并不能完全替代傳統的檔案儲存方式，應兩種形式結合用于檔案管理。醫院檔案的網絡化管理應做到：人事檔案、病歷檔案以及文書管理的網絡化。醫院應根據自身實際情況逐漸發展，循序漸進走向醫院檔案管理的網絡化發展，避免資源浪費。endprint

綜上所述，在新醫改、新形勢下，醫院檔案管理尤為重要，面對醫院檔案管理應積極探索，努力創新，不斷發展，適應社會的要求。這就要求完善醫院檔案管理制度，提高檔案管理人員的專業素質，取得院領導及臨床各科室的積極配合，增加對醫院檔案管理工作的重視度，充分利用醫院檔案信息。

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（收稿日期：2013-09-25）endprint