關于對水利科技檔案資料收集工作的認識

杜建民

（水利水電規劃設計總院 北京 100120）

關于對水利科技檔案資料收集工作的認識

杜建民

（水利水電規劃設計總院 北京 100120）

水利科技檔案的收集工作是水利檔案工作的基礎和起點，完整、準確、系統的水利科技檔案，是進行項目鑒定（驗收）的必備條件，也是體現水利行業水利科技工作歷程和成果積累的重要方面。本文從加強制度建設、增強歸檔意識、拓寬檔案收集渠道、嚴把歸檔材料接收關、做好檔案信息化建設等方面，總結提出了對如何做好水利科技檔案的收集工作的認識。

水利 科技檔案 收集

前言

水利科技檔案，是指在水利科技活動過程中形成的，具有保存價值的，各種形式與載體的歷史記錄，是應歸檔保存的水利科技文件材料。水利科技檔案全面、真實地反映了水利科學技術研究、勘測與規劃設計、基礎數據觀測與分析、項目建設與運行維護、設備儀器制造等水利科技活動的過程與結果，是進行項目鑒定（驗收）的必備條件，也是一項重要的信息資源和知識寶庫。它是衡量水利行業科技工作歷程和水利規劃、設計、科研的總體水平的重要方面，是水利可持續發展的必然要求。要做好水利科技檔案工作，首先要做好資料收集工作，只有收集完整、準確、系統，才能全面反映科研設計單位水利工作的歷史原貌，為今后水利管理、決策提供完整的歷史積累資料和可靠數據。筆者結合本人工作實踐，總結提出了對做好水利科技檔案收集工作的認識和建議。

1 加強制度建設，使檔案收集工作規范化、制度化

制度建設是做好水利科技檔案收集工作的根本保障。2010年水利部重新印發了《水利科學技術檔案管理規定》》（水辦[2010]80號），對收集歸檔等工作做出了明確規定，為做好水利科技檔案的收集工作提供了制度保障。從事水利工作的科研、設計、管理等單位，應結合各自的水利和檔案工作的實際，做好檔案收集工作相關的具體制度建設，細化管理要求，明確責任分工，加強監督檢查，將檔案收集工作與單位內各部門的考核評優緊密掛鉤，從而將制度建設落到實處，保障檔案收集工作的順利實施。

（1）要根據單位實際，制定切實可行的科技檔案管理制度及歸檔范圍，確保科技檔案收集完整性、準確性和系統性；（2）要結合單位實際和修訂的科技檔案管理制度，進一步明確各部門及各崗位的職責，做到分工明確，責任落實；（3）要完善收集工作的日常積累、檢查考核制度，制訂出相應的考核細則，對各部門、各崗位的檔案收集情況進行定期檢查，公開通報檢查評比結果，并將檢查結果直接與年度考核或獎金掛鉤，對不按規定要求歸檔的部門和個人用經濟手段給予懲罰。

2 加強過程管理，使檔案收集工作貫穿項目實施的全過程16

檔案收集工作既要重視階段性，又要強調經常性，僅靠項目全部結束后進行歸檔，很難做到歸檔資料的完整性。因此，要加強過程管理，使檔案收集貫穿項目實施的全過程。（1）要將檔案工作與科研、設計、勘察等工作實行“四同步”管理，即在下達項目計劃或簽訂項目合同、協議時，應同時明確項目文件材料的收集、整理和歸檔要求；在項目進度檢查時，應同時檢查項目相關文件材料的收集、整理情況；在進行項目鑒定（驗收）時，應先期或同步檢查、驗收項目文件材料的整理與歸檔情況；在部門和科技人員考核時，將歸檔工作完成情況作為重要內容。（2）要把項目文件材料管理納入項目管理工作程序，列入有關部門及人員的職責范圍，明確從分管領導到各職能處室，從項目經理到設計人員，從總監到監理工程師，從專職檔案員到兼職檔案員等有關人員應負的責任，確保水利科技檔案收集工作落到實處。

3 加強培訓教育，增強全員歸檔意識

鑒于水利科技檔案的特殊性，水利科技檔案的資料收集工作僅靠檔案人員單方面的努力是難以完成的，還需要生產設計人員的理解、支持和緊密配合。因此，必須加強全員的培訓，提高全員尤其是設計人員的歸檔意識。

（1）要結合本單位的企業文化建設，提高員工對檔案工作重要性的認識，增強主人翁精神和大局意識，像對待設計工作一樣認真對待歸檔工作，在歸檔中不怕麻煩和繁瑣。（2）加強對相關法律法規的宣傳教育，按照《中華人民共和國檔案法》第十條規定：“對國家規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，定期向本單位檔案機構或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。”應該讓生產設計人員深刻認識到，歸檔是每個設計人員應盡的責任和義務，不得將應歸檔的材料據為己有，同時要通過相關制度建設，保護設計人員的創新成果和知識產權，使設計人員敢于提供完整的技術資料、計算模型和創新成果，并防止相關資料和成果對外泄密。（3）要增強設計人員的安全生產意識，要認識到，資料保存在自己手里并不安全，整理歸檔之后，不但便于使用而且更加安全。（4）增強檔案部門的服務意識，檔案部門和管理人員有責任有義務進行檔案法規的宣傳和對檔案知識的培訓，同時，檔案管理人員，要積極跟蹤生產項目的進展情況，主動上門服務，提醒和協助生產人員及時歸檔。

4 把握新時期水利工作的特點，轉變工作方式，拓寬檔案收集渠道

過去水利項目一般較少，一個項目的工作周期較長，檔案收集跟蹤往往具有臨時性和相對滯后的特點，生產部門和檔案部門各自為政，檔案部門被動等待，生產部門敷衍交差，造成檔案資料積累殘缺不全，這樣既給檔案的整理歸檔帶來困難，也使形成的檔案失去了時效性，利用價值不高。隨著新時期水利事業的快速發展、國家對水利工作的重視和水利市場化的不斷完善，設計單位的生產任務成倍增加，歸檔工作量也相應大幅度增加。因此，要根據新時期水利工作的特點，轉變觀念，拓寬檔案收集的渠道。

（1）對全國性的重大規劃和戰略研究項目，往往項目復雜，涉及協作單位多，工作周期較長，資料和中間成果多，檔案部門應重視對各流域、省區上報基本資料、中間匯總協調成果及其專家評審會的跟蹤，可分為項目啟動及工作大綱階段、基本資料及中間協調匯總階段、成果評審及驗收階段等進行檔案收集；（2）對周期長的工程設計項目，從項目投標到工程竣工的階段比較多，形成的文件資料涉及面廣，內容繁雜，涉及專業和人員多，稍有疏忽，就可能遺漏；檔案部門要加強與項目設計和管理部門的聯系，及時掌握工程進展情況，采取分階段收集的方式，并加強催收力度，盡力避免檔案原始材料的散失。（3）對于工程周期短或一些小項目，項目業主大多要求急，設計周期短、形成的文件數量不多，不易引起檔案人員的足夠重視；檔案部門平時要加強指導，并督促技術部門有針對性地收集檔案資料，待工程完工后，可采取集中收集，一并歸檔到檔案部門。（4）對設代處和監理處等現場工作的項目，檔案部門定期派出檔案人員深入到工地，采取追蹤收集，指導設計代表或監理代表積累、整理在現場形成的文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔。

5 嚴把歸檔材料的接收關，確保科技檔案的質量

根據歸檔材料要真實、完整、準確、系統、及時和載體質地優良、字跡圖像清晰的總體要求，結合當前科技檔案收集工作實際存在的問題，要從以下幾個方面把好歸檔材料接收關。

（1）避免一般性材料多，關鍵性材料少的問題。要說服設計人員將基本資料、計算參數、技術模型、關鍵技術問題的解決方法等關鍵性材料歸檔，不能只交一般性的材料，解決檔案“含金量”不高的問題。

（2）避免最終成果歸檔多、基本資料和中間成果歸檔較少的問題。基本資料特別是經審定的基本資料，以及中間成果和專家評審意見，是成果的重要內容，也是重要的備查資料和單位發展的技術積累，要及時歸檔，解決科技檔案可追溯性問題。

（3）避免紙質材料多，其它載體材料少的問題。除了紙質材料外，要同時將電子文檔、模型軟件、CAD文件及其他多媒體文檔一同歸檔，解決科技檔案材料單一、不便于利用的問題。

（4）要避免歸檔材料不規范、簽發不齊全、漏頁及裝訂不合格等問題。檔案人員要加強對歸檔材料的把關，重點審核，發現問題及時與設計人員溝通，要求補齊或整改，解決單個檔案質量不高的問題。

6 加強檔案信息化建設和檔案人員綜合素質建設，提高檔案資料的利用效率

水利工程檔案的形成是生產技術人員勞動智慧的結晶，通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案工作者提供給水利工作者利用。通過加強檔案信息化建設，不僅可以提高歸檔質量和效率，保障檔案資料的安全可靠，而且極大提高檔案資料的使用效率，盤活檔案資源，促進單位的可持續發展，同時使生產人員親身體驗到檔案信息的價值，進一步增加做好歸檔工作的積極性和主動性，使生產—歸檔—使用形成良性循環。

水利科技檔案的特點，客觀上對檔案工作人員的素質提出了更高的要求。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，懂與水利工程相關的一些專業類別檔案，懂不同類別的檔案的分類整理。這就要求從事水利工程檔案工作的人員，一方面要加強水利相關專業的學習，擴大專業知識面，對工程項目各個設計階段、各個專業必須歸檔的文件材料，要做到心中有數；同時要加強計算機方面的學習，運用現代化的管理手段，及時、準確、高效地開發檔案信息資源，進一步做好水利科技檔案的收集和服務工作。

1. 淺談如何做好水利科技檔案的收集工作,肖向明，《城市建設理論研究》， 2012年第1期

表4 甘肅省灌區灌溉用水有效利用系數閾值范圍測算結果

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.08.016

G272

C

1672-2469（2014）08-0050-03

16作者簡介：杜建民（1964年—），女，經濟師。