陜重汽檔案管理系統的設計與實現

顧 瓊

（陜西汽車集團有限責任公司，陜西 西安 710200）

行業研究

陜重汽檔案管理系統的設計與實現

顧 瓊

（陜西汽車集團有限責任公司，陜西 西安 710200）

針對陜重汽檔案信息化落后，管理效率低下，以及檔案業務現狀，設計與實現了陜重汽檔案管理系統，分別從系統功能設計、模塊設計、數據庫設計和系統實現的主要技術這四部分來闡述。

陜重汽；檔案信息化；系統

CLC NO.: C93 Document Code: A Article ID: 1671-7988(2014)10-01-03

1、背景與現狀

陜重汽公司的檔案分十二大類，大約20萬件。檔案數量龐大，且隨著公司生產經營規模的擴大，檔案每年都在成倍的增加，再加上子公司眾多，大量文件在文件柜里儲藏，使得管理效率極其低下。陜重汽檔案的管理模式落后，目前采用分散、紙質、手工的管理模式，能夠提供的查詢能力極其有限，更難以實現檔案的“主動推送服務”以及在允許的前提下的“及時獲取”能力。檔案的繼承性差，有經驗的老員工一旦退休，很多檔案以及管理經驗會隨之丟失，新員工無法借鑒過去的經驗，需要重新開始學習。

陜重汽公司一直無檔案信息管理系統，采用的是紙質、手工的管理模式，采用傳統的檢索方式——檔案人員從一本一本的目錄中，找出所需的檔案來，然后根據上面的記錄到庫房里去找出來，過程費時、費力，不能滿足基本的業務需求。更談不上實現檔案的“主動推送服務”以及在允許的前提下的“及時獲取”。

2、陜重汽檔案管理系統需求分析

2.1 需求的獲取與來源

為了獲取陜重汽檔案管理系統的功能需求，公司從實施陜汽《檔案歸檔范圍及保管期限表》項目就開始調研各部門及子公司的業務和需求，掌握了大量第一手的一線技術人員、檔案人員、管理者的需求。將這些需求匯總分類，結合其他汽車行業調研的情況，得到了一個適合陜重汽特點的較全面的功能需求資料，并以此為基礎，形成了陜重汽檔案管理系統需求方案。

2.2 系統整體需求

陜重汽檔案管理系統應采用B/S架構，能實現不同檔案類型、檔案管理員的同時錄入，能提供多種檢索方式，支持報表打印及檔案盒脊打印等功能，支持檔案資料的批量掃描及錄入，可對各類檔案進行分類統計并生成統計報表。檔案利用部分可以提供紙質和電子兩種形式檔案的利用。能提供多種檢索方式：分類檢索、復合檢索、模糊檢索，實現跨庫檢索，可直接檢索至卷內目錄級。

2.3 系統功能需求

報表打印：提供所需標準報表及功能強大的報表編輯器。可打印標準年報，可匯總打印年報，可對年報進行數據校驗，既支持國家檔案局標準報表，同時也支持本單位的年報格式。

支持TWIN標準，掃描時可自動生成圖像文件名，并可進行批量掃描，檔案數據可倒出保存到光盤、磁帶等介質。

用戶客戶端不需安裝任何程序可實現瀏覽器方式的查詢、瀏覽，并只能瀏覽、查看歸檔后的文件目錄。

按銷毀日期自動生成目錄打印消毀清冊。

檔案統計：各類檔案都可按題名、案卷年度、保管期限、密級、歸檔部門等進行統計，并按要求生成相應的統計報表等。

3、陜重汽檔案信息管理系統的設計

3.1 系統相關技術

陜重汽檔案管理系統采用CS + BS的架構模式，CS端主要負責檔案的管理工作，基于PowerBuilder開發工具進行開發，使用的是PowerScript開發語言。BS端主要提供檔案信息的在線查閱與利用服務，基于Flex(富客戶端)技術和WebService技術進行實現，所使用的開發語言為Action Script 和Java。

用戶訪問層：提供多種信息訪問渠道，實現基于消息的實時快速傳遞，從而達到加快企業檔案業務的流轉速度，提高企業的服務響應速度和能力。

業務支持層：基于構件技術構造面向檔案的業務邏輯框架，提供快速開發、部署檔案系統的構建和集成方案，并在其之上構架面對最終用戶的應用系統，以滿足用戶的最終需求。

數據訪問層：提供各類關系數據庫、非關系數據資源、以及支持跨平臺異構分布數據資源訪問。

系統安全框架：為系統提供安全解決方案，安全解決方案包括網絡、硬件、操作系統、數據庫、應用系統、人員管理等多個層次，是一個綜合的解決方案。

3.2 系統運行環境

由于Java及Lotus Notes/Domino具有良好的平臺無關性，系統可以很好地運行在Windows、Unix、Linux等操作系統上。系統中所有的配置采用INI和XML兩種技術，INI配置文件為系統的正常運行提供配置參數，如數據庫的連接信息。

3.3 系統總體設計目標

陜重汽檔案管理系統能實現在系統內對檔案進行遠程上傳、文件流程化審批、集中管理、統計分析、安全維護等功能。

第一年將產品檔案錄入系統，并在2-3年內分批、逐步將文書、基建等檔案錄入系統，實現設計、生產、經營、財務、材料、管理、服務等有關系統相銜接，最終完成全部檔案的信息化建設。

系統應實現各種不同類型的檔案能夠在同一時間、不同的地點由具有不同權限的系統管理員同時錄入的功能，以節約錄入時間。

實現快速為公司相關業務單元提供檔案服務的功能。提供不同用戶不同權限的查詢、瀏覽、以及申請下載所需相關檔案資料和技術文件的能力。

3.4 系統流程設計

陜重汽檔案管理系統提供建庫、數據錄入、文檔掃描、立卷歸檔、數據轉換、檔案統計、檔案編研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失找回、年報管理、庫房實體管理、報表輸出、光盤制作、查閱、借閱以及網絡化瀏覽、下載、打印等功能。其中“信息采集”、“業務管理”及“信息利用”三個部分包括了用戶日常檔案管理的主要內容，實現了檔案信息的收集、整理、管理、利用的網絡化和電子化。系統設置和安全防護是整個檔案管理系統安全運行的基礎。系統的安全防護主要提供對用戶訪問系統權限的嚴密管理以及對電子檔案數據的安全存儲管理。

3.5 數據庫設計

系統數據存儲采用FTP與數據庫兩種存儲平臺，FTP主要負責電子文件的存儲，采用IIS FTP或Serv-u Ftp。數據庫主要負責系統基礎信息與檔案業務目錄數據的存儲，系統支持當前主流的關系型數據庫系統ORACLE、SQLSERVER。

4、陜重汽檔案信息管理系統的實現

4.1 系統登錄及用戶權限模塊

系統打開后登錄界面如圖1所示，進入后可在用戶權限模塊中可以實現對用戶名稱及權限的設置，系統允許按角色、按組進行權限的設置。具體操作如下：依次點擊“高級管理”，

“權限管理”，“權限管理”，如圖2，建立用戶組，用戶，并對其分配權限。

4.2 檢索模塊

在本模塊中可以進行檔案數據的跨全宗、跨類型及跨年度的檢索操作；可大大提高檔案管理人員的檢索效率；對檢索出的數據還可直接進行查、借閱登記；具體操作如圖3：

4.3 立卷歸檔模塊

在本模塊中，用戶可以進行“立卷部門”、“立卷方式”及“形成目錄”等的設置，還可設置進行機構+部門的立卷方式及立卷層次等，如圖4；

4.4 借閱下載模塊

在本模塊中可以實現對文件庫中所有文件的檢索、文件查、借閱登記及文件查、借閱管理。

4.5 統計報表模塊

本模塊在左側的功能展現區，出現文件管理的五大模塊分別為：文件管理、文件報表打印、查詢借閱、文件統計和文件保管。如圖5所示：

4.6 掃描打印模塊

在實際工作中，用戶一般會先進行數據的錄入，再進行原文的掃描，這樣，就需要在原文掃描完畢后，將掃描文件批量上傳到服務器中，以實現原文的批量掛接；在本模塊中，用戶即可以將已掃描好的文件上傳到原文服務器中。

5、陜重汽檔案信息管理系統的驗證與總結

5.1 驗證計劃

為了更好的的使用陜重汽檔案管理系統，系統布置后在內部進行了三個月的測試使用。主要對用戶管理、權限設置變更、基本信息錄入、信息修改、信息刪除、普通檢索、高級檢索、全文檢索、檔案借閱流程、立卷規則選擇、掃描路徑及掃描效果、報表內容及準確性、以及統計年報、光盤制作等進行了全方位的測試。對發現的程序及系統問題及時進行了修改，對流程問題也和相關部門進行溝通對流程進行修改，或者采取新的流程。經過三個月的使用，陜重汽檔案管理系統驗證結束，效果良好。

5.2 使用總結

陜重汽檔案管理系統符合國家檔案管理標準規范的，適合陜重汽各部門的全文檔案管理軟件。該系統開發堅持通用化、系列化、用戶化的方針，“以文檔一體化”為原則，在同一應用系統下實現從文書處理、自動組卷歸檔、檔案管理都使用同一套數據，實現文書與檔案數據的共享，一次輸入、多次輸出、多處使用，不僅極大地節約了人力、物力、和財力，避免了人為造成的不必要的主觀錯誤，并且有效保證了所建檔案的一致性、有效性和完整性。在功能上，包括了整個文書處理過程，包括：收文、發文、內部文件、資料等的登記、處理、傳閱、催辦、分發等。檔案管理過程，包括：檔案的收集（著錄）、整理、保管、統計、檢索、編研、開發利用工作等，同時，它還能實現全文檢索。該系統極大的提高了陜重汽檔案管理水平、為技術人員使用檔案提供了快捷的方式，提高檔案的使用率、準確率。

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Design and implementation of Shaanxi Heavy-Duty Truckfile management system

Gu Qiong
(Shaanxi Automobile Group Co., Ltd., Shaanxi Xi'an 710200)

For Shaanxi Heavy-Duty Truck file information backward, inefficient management, as well as archives business situation, design and implementation of the Shaanxi Heavy-Duty Truck file management system, respectively, from the system functional design, module design, database design and system implementation of these four parts to the main technical elaborate.

Shaanxi Heavy-Duty Truck；File information；system

C93

A

1671-7988(2014)10-01-03

顧瓊，就職于陜西汽車集團有限責任公司汽車工程研究院。