論如何對水利工程檔案實施有效管理

石秀瓊

摘要：水利工程檔案具有重要的利用價值，如何才能做好水利工程檔案管理工作，是項目建設管理的需要，也是國家和水利部的共同要求。

關鍵詞：水利工程；檔案管理；問題；措施

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引言

水利工程檔案是水利工程建設與管理工作的重要組成部分，是水利科技工作者辛勤勞動智慧的結晶。做好水利工程檔案管理工作必須認識到水利工程檔案的重要性，制定有效的管理制度，重視檔案人員的知識更新，做好水利工程檔案的開發利用工作。

一、水利工程項目檔案的管理重要性

不同階段形成的不同技術人員收集歸檔的水利檔案，不管是在檔案文件信息的形成過程中還是在檔案形成之后長期的管理和使用的過程中，出現任何的一個小紕漏均會給水利工程帶來安全隱患，甚至有可能引發重大的責任事故。因此，加強水利檔案管理工作是保證水利工程運行安全的前提。此外，水利工程的檔案資料是其正常運行最基本的保障，可靠完善的水利檔案對于水利工程的管理單位和相關技術人員熟悉工程的一般狀況，搞好水利工程的維修和改造，提高對水利工程的管理水平也有著重要的意義。總之，加強水利檔案管理工作能夠確保水利工程的安全運行和正常效益的實現。

二、水利工程檔案管理存在的問題

1、工程檔案管理人員業務水平不高

在水利工程建設過程中，檔案工作人員一般都是工程技術人員多，有的是臨時抽調，且身兼數職，沒有經過業務培訓，缺乏工程檔案專業知識，對水利工程檔案管理相關法律和制度不熟悉，有些檔案工作人員不直接參加工程的施工管理工作，缺乏水利工程管理的經驗，這些都可能使水利工程檔案案卷質量差、不規范，影響歸檔質量。

2、檔案管理意識淡薄

管理意識淡薄，影響檔案完整政府職能的轉變，行政審批制度的簡化，水利工程建設管理體制的變革，項目法人負責制、招標投標制、建設監理制度、竣工驗收備案制和質量終身制等制度的逐步完善，均促使水利工程檔案的管理內容、形式、規定、制度及各種檔案載體發生了相應的變化。但水利工程檔案管理手段落后的情況沒有根本改變。個別單位負責人及檔案管理者，對水利工程檔案管理的重要性認識不足，重視程度不夠，沒有把檔案工作滲透到水利工程建設的全過程，缺乏相應的管理制度來規范日常的水利工程檔案管理行為，致使水利工程檔案的收集、整理不及時，甚至延誤，影響了檔案收集整理、歸檔的時效性和完整性。

3、缺乏專業的檔案管理人員，缺乏實際經驗

任何檔案的管理工作都需要專業的管理人才，否則很難管好檔案，對于水利工程檔案管理來說更是如此。但在實際的檔案管理過程中，由于一些項目是臨時動工，項目部的人員都是臨時組成的，普遍專業素質差，管理水平低，沒有經過專業的水利工程檔案管理培訓。檔案管理人員一般都是學習文秘、人力資源管理、中文專業出身，不是水利工程專業畢業，對水利工程專業知識了解少，因此，缺乏水利工程檔案管理的經驗，在進行檔案的接收過程中，由于自身知識的缺乏，只接收了工程項目負責人員提交的資料，根本無法考察資料是否齊全，保存的是否完整，因此，就會導致一些不規范的現象發生，常常會發生水利工程檔案的資料內容缺項、漏項、簽章手續不齊等。

4、水利檔案管理規范存在一定的缺陷

水利檔案的檔號不規范、案卷標題不規范、大量的案卷沒有卷內目錄以及組卷混亂等等。水利檔案的檢索效率不高。我國水利檔案的檢索方式以手工檢索為主，雖然在手工檢索途徑上做了不少改進，但是新開發的檢索工具存在求多不求精的問題，不能有效緩解檔案資源利用不充分、檢索效率不高的難題。缺乏對水利檔案保密工作的重視。我國水利檔案管理部門對檔案信息的保密工作重視不夠，在信息化日益深化的今天。加大了涉密水利檔案的泄密、失密的風險。

三、做好水利工程檔案管理工作的建議

1、加強宣傳，提高對檔案工作的認識和重視

領導重視是做好檔案工作的前提， 也是做好檔案工作的關鍵所在。針對領導對檔案工作的不重視現狀，檔案人員應通過各種途徑提供檔案信息，如利用每年向《水利年鑒》、《水利志》提供圖片、資料的機會，向領導介紹檔案對服務水利工作的作用；圍繞水利工作重點，提出做好檔案管理的合理化建議。在領導重視的基礎上，健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導，逐步建立統一領導、逐級負責、條塊結合的檔案管理體制，將檔案管理工作目標分解細化，層層加以落實，列入年度崗位目標責任制中，具體落實到有關人員的職責中。

2、建立完善的管理制度

想要實現水利工程檔案管理信息化，除了要有一套先進的管理設備，還必須建立一套完善的管理機制，只有這樣才能在水利工程檔案管理信息化建設的過程中不會出現問題。所以，為了使水利工程檔案管理人員明白相關制度規范，明確自己的責任，保障設備的安全運行，就必須根據實際情況出發，建立一套完善的檔案管理機制。

（1）明確自己的職責，熟悉檔案管理的業務流程和技術。

（2）制定出詳細的管理條例，細化檔案管理的工作環節和每個步驟。

（3）制定必要的安全管理措施，特別是對于一些已損壞的紙質文件檔案，必須注意存放環境及擁有良好的保護意識，確保水利檔案的安全性和完整性。

在完善管理機制的同時，還要注意對水利工程的檔案管理實現統一的標準化管理，只有人人做到規范化，自覺地遵守，才能更好地實現信息化的水利工程檔案管理。一般來說，水利工程的檔案管理規范化一般包括：水利檔案的整理規范、檔案的統計規范、管理人員的服務規范、管理人員的技術規范等，實現水利工程檔案管理的規范化，可以說是衡量一個管理人員工作效率高低的尺度。如果沒有這些標準的規范，那么水利工程的檔案數據將缺乏安全性，而且水利工程的檔案管理部門如果不遵守標準的規范，那么實現信息化的檔案管理將成為空談。

3、加強培訓，提高業務水平

水利工程檔案管理工作具有復雜、細致和瑣碎的特點。其科學性、服務性及技術性特征，要求水利工程檔案管理者要具備很高的素質，而加強培訓是提高其業務水平的重要途徑。水利工程檔案管理者不僅需要精通檔案管理的專業知識，熟練應用現代化的管理手段，還要熟悉水利工程特點和流程。同時，要提高業務素養，愛崗敬業，強化服務意識。檔案管理者只有具備現代管理素質和合理的知識結構，才能切實擔負起水利工程檔案管理的重任。

4、優化管理手段，提高利用效率

檔案的生命在于利用，只有對水利工程檔案充分利用，才能體現其真正的價值。要充分利用水利工程檔案，就要改變傳統落后的管理手段，應用現代化的計算機技術，在不斷豐富水利工程檔案內容的同時，提高其信息的檢索和查閱功能，努力實現資源共享，只有這樣，才能進一步提高水利工程檔案的使用效率。

結束語

總之，我們應運用現代化手段提高檔案管理水平，完善管理體制，做好檔案的收集、保管和應用三方面工作，加快檔案信息化進程,在充分發揮原有檔案作用的同時,積極探索和嘗試建立文檔信息服務、檢索中心現行文件利用中心,以及借助網絡、電子傳輸等現代化手段, 借助檔案平臺，為水利提供信息資源，更好地服務于現代水利。

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