電力企業中的檔案管理

鄭余秀

摘要: 電力檔案已在電力行業現狀的發展起著舉足輕重的作用，以及檔案管理是企業管理權力的重要組成部分，該倡議是電力企業直接相關，才能贏得市場競爭。本文主要闡述了電力企業中檔案管理的意義及存在的問題和改進措施，。

關鍵詞:電力企業，檔案管理，意義

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

檔案管理在電力行業管理的一個重要環節，對企業的發展有重要的影響。隨著電力行業改革的迅猛發展，企業檔案管理變得越來越重要。

檔案的形成及作用

1.形成

檔案是文件的條件形成的、是過去的、已經完成的歷史參考價值的文件，具有實用和指導實踐的文件，在文件中尚未完成其傳達或當前的任務是不被轉移到檔案保管賬戶。檔案是具有一定查考和利用價值的文件，是經過檔案專業人員鑒定挑選的在質量數量上相對穩定的文件精華，是按照有關標準及要求立卷歸檔后形成的文件組合，不是雜亂或單一的文件，是宣傳教育的素材及社會歷史的憑證，是人們實踐活動中自然形成的歷史真實紀錄。

2．作用

檔案在工作中是領導決策的得力助手，是機關工作的參謀。領導在作出決策之前，都要參閱大量的檔案文獻，熟悉各有關的基層工作情況，研究不同時期的有關經驗教訓，從中找出決策的論據。機關的工作總結、計劃制定、調查研究和處理問題，需要了解情況、掌握材料和熟悉政策，必須查閱大量的即有文件和資料。這些文件和資料都保存在有關檔案里，所以，齊全、完整的檔案，是企業工作人員得以順利開展各項工作的有力助手和得力參謀。

二、檔案管理在電力企業中的意義

檔案管理是電力企業管理工作中不可或缺的組成部分，具有非常重要的作用。作為企業生產經營活動的原始記錄和原始憑證，電力檔案包含著許多內容，涉及到方方面面，范圍廣、門類多、信息容量大。檔案是企業成長、發展歷程的真實寫照，涵蓋著豐富的科技資源和知識信息，是一筆不可估量的財富。檔案管理是保證電力企業健康穩定發展的客觀需要，是提高工作質量和工作效率的有效手段。目前我國電力企業的檔案管理還存在著許多問題，相關部門應結合實際，轉變思想，以科學創新的理念加快企業檔案管理的規范化建設，構建合理、有效的管理機制，不斷完善檔案管理工作，為促進企業發展壯大提供有力的信息保障。

三、電力企業檔案管理中存在的問題

1.檔案管理體系不健全

一方面，當前對各電力企業管理人員往往僅對工程進度、工程質量有較高的要求，比較重視，對檔案管理、檔案資料的收集卻很忽視。導致檔案管理的基礎性工作投入不夠，檔案管理人員的工作處于被動的局面，只能依靠手工操作和憑經驗進行管理，從而嚴重了檔案功能的發揮，與當前電力工程日益增多的工作需要極不適應。另一方面，多數檔案歸檔不及時，沒有從簽訂合同準備開工就開始，而是等到工程接近完工時，才加班加點進行檔案歸檔，導致部分文件資料遺失，有的甚至依靠回憶補記錄等方法進行整理，從而使歸檔文件材料缺乏系統性、完整性和規范性。讓一些應該歸檔的材料沒有歸檔，而不應該歸檔的材料卻歸檔了。

2.管理的專業化程度不高

在管理人員上，大部分電力企業從事檔案管理的人員并非檔案管理專業的專門人才，他們并不熟悉檔案管理相關業務，也沒有意識到在電力企業發展過程中檔案管理工作的重要作用，只是將檔案管理簡單地看作是收集、分類和存放資料而已。在管理機構上，許多電力企業檔案管理部門不單獨存在，常與其他機構和部門共同管轄或組合。這將使電力企業在數據存儲上產生混亂，把不應該保存的檔案保存，長期歸檔大多是無用的數據，這不僅會使企業成本增加，從而也大大影響了檔案在企業發展中所起的作用。

3.檔案記錄不完善

一方面，當前很多電力企業檔案管理只注重整理收集技術數據資料，對生動、形象的聲像檔案卻完全忽視了，有的單位雖然配置錄音、照相或者攝像等設備，但卻沒有發揮其應有的作用，有的即使進行了相關聲像資料的收集，卻沒有按檔案管理要求送檔案室歸檔保存，造成了多數聲像資料的流失，影響了聲像檔案的長久保存和有效利用。另一方面，部分人員在檔案管理的細小方面也不規范，比如檔案記錄方法方面，同樣一個事，就有幾種不同的記錄方式，這些細節方面極大程度影響了計算機的檢索，降低了檢索效率。

4.檔案管理信息化建設落后

信息化是檔案管理工作的發展方向，也是提高檔案管理水平的有效途徑。目前，電力企業檔案管理的信息化建設還比較落后，主要表現在以下幾個方面：企業對檔案信息化建設的投入不夠；相關政策、制度、標準不健全，實際開展過程中缺乏具體的措施和依據；很多企業雖然配備了相關的數字化硬件設施，但利用率很低；企業對檔案信息資源的開發利用不足，未能實現資源共享；專業人才匱乏，制約了企業檔案信息化建設的發展。

四、提高電力檔案管理的措施

1.健全電力檔案管理體系

首先根據電力企業單位實際水平和工程的相關需求，建立健全相應的電力檔案管理制度與實施規范，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、整理分類、以及竣工文件的編制、交接驗收等都要提出具體要求，最有效的辦法是在工程開始之前，就由企業檔案室制定詳細的管理制度下發到各施工單位，進而做到標準統一、職責分明。其次是建立相應的檔案管理工作監督激勵機制，落實相應的領導責任制，嚴格獎懲措施，以此來增加檔案管理的規范性和系統性，從而更有效地進行檔案管理，真正做到工程開工有報告、工程進行過程中有記錄、工程進場時有合同，對照有標準、變更有手續、驗收有依據。最后是規范電子文件的歸檔，嚴格按照相關規定對檔案進行數字化，要求統一載體、統一格式，以此提高檔案信息的實效性和檢索的便捷性，實現在企業各部門之間實現資源共享。

2.積極提高數字信息化程度

隨著社會的不斷發展，大量的電子文件的應用，極大地推動了數字化檔案室的建設，為檔案信息管理注入了新的活力，從文本、圖形、圖像，使更多的歷史數據，如更多的影像顯示，所以我們必須積極主動地提高數字信息化檔案管理。首先是電力管理信息系統具有實用價值，根據企業的實際需求，設計和開發，管理信息系統，規范各種文本，音頻和視頻文件、軟件、硬件設施的升級，在對數字信息的需求。其次是電力系統內部網絡的建立是有效的，共享和促進電力檔案，提高檔案利用的權力。最后，還應不斷提高檔案管理人員的能力素質，尤其是信息技術培訓，提高檔案信息采集的信息化程度，發展和轉移。

3.提高檔案管理人員的思想認識

作為檔案管理工作的具體執行者，檔案管理人員的工作態度、工作效率直接影響著檔案工作的質量和結果。檔案工作不僅是一項業務性工作，同時也是一項服務性工作。檔案人員除了要有扎實的業務功底，還要具備較強的服務意識，增強工作責任感。檔案管理人員應明確自身的職責，規范各類檔案資料的管理，保證檔案的完整性、真實性和保密性，同時，還要對檔案的信息資源進行開發利用，以更好地為企業服務，促進企業發展。因此，首先要讓管理人員從傳統的檔案管理模式中轉變過來，明白數字信息化檔案管理、聲像檔案管理等的重要性，認識到檔案管理基礎設施、人員配備等的重要性；其次，可以通過檢查等方式，使工程技術管理人員、檔案管理人員等從思想上認識到檔案管理工作的重要性，認識到檔案管理工作的重要價值和作用。

4.加強檔案管理信息化建設

電力企業應充分利用現代先進的信息技術、改革的方式、檔案管理，加強檔案管理信息化建設。企業應充分認識檔案信息化建設，統籌規劃，合理安排的重要性。制定相關法規，檔案資源的深入研究和開發利用，實現資源共享的信息，充分利用現代數字設備，信息人才引進高層次，復合、有效的進行的檔案管理工作的信息化建設。

五、結語

電力檔案是一個電力工程全過程的真實寫照，是一個可以使用的有價值信息，隨著社會的發展，檔案管理人員應加強檔案收集、整理和利用，提高自己的能力和素質，提高信息化管理水平，充分發揮檔案價值的作用，務實的工作作風，一點一滴，與進俱進，為本單位乃至整個電力行業提高優質的服務。