高校畢業生檔案管理問題研究

錢泓霏

（襄陽汽車職業技術學院，湖北 襄陽 441021）

近年來，隨著高校的擴張和大學生的數量激增，高校畢業生的數量也在逐年增加，高校畢業生檔案管理問題也凸顯得越來越明顯，已經嚴重影響到了高校的正常教學秩序和畢業生的就業安置。高校畢業生檔案是學生在校期間各方面表現的記錄材料，也是學校對學生管理的重要工具。高校畢業生檔案包含了高校畢業生登記表，各學期成績表，總結鑒定表，獎懲材料，畢業生就業通知書，入團、黨材料和高考材料等重要內容，目前高校實行改革，高校普遍鼓勵大學生自主創業，在這種情況下，一些高校為了節約教學資金，違反規定讓學生自己攜帶檔案離校，而大學生為了輕松離校，大部分選擇將檔案留在學校但高校畢業生對畢業檔案并不了解，認為畢業檔案對自己無用，出現棄檔、檔案丟失等一系列問題的產生。在高校畢業生就業或報考公務員時，需要用到畢業檔案，便不知所措，這不僅給畢業生的發展帶來嚴重困擾，也加重了高校檔案管理的任務量，不利于高校教學秩序的維持。目前隨著高等教育的快速發展，政府對人才就業多元化的期望，畢業檔案的管理成為高校管理中尤為重要的一項內容。畢業生檔案是記錄學生信息的最可信的材料，也是用人單位選擇畢業生的重要依據。近年來，雖然高校畢業生檔案管理已經受到重視，但仍有一些高校在畢業生檔案管理上存在很多問題，在畢業生檔案管理人員、畢業生檔案管理經費、檔案材料收集、檔案查詢服務、檔案傳遞等很多方面都有待加強。筆者在下文簡要分析了畢業檔案的特點和作用，對當前高校畢業生檔案管理中存在的問題提出自己的見解，并給出加強高校畢業生檔案管理的幾點建議。

一、高校畢業生檔案的特點和作用

高校畢業生檔案不同于人事檔案，也不同于普通的學生學籍檔案，它具有以下幾個特征：第一，畢業生檔案是針對畢業生本人的，同樣的材料不能證明其他的同學。第二，高校畢業生檔案作為畢業生步入社會的敲門磚，涵蓋了畢業生在校期間的所有信息。第三，高校畢業生檔案含有畢業生的個人隱私，不能讓其他人隨意翻閱。另外，檔案在傳遞過程中必須保證專遞性，負責人員、運輸方式和接受方式都要有專遞性。第四，高校畢業檔案來源廣泛，部分材料如體檢表、綜合素質評定表等材料僅有一份，一旦發生丟失，只能在一定程度上進行補充說明。

目前高校畢業生甚至是檔案管理人員仍不了解畢業生檔案的作用，對此，筆者做簡單介紹：畢業生檔案的作用主要體現在為用人單位或人力資源部門提供真實的依據。畢業生檔案是畢業生在校期間的真實的記錄，通過檔案可以了解畢業生在校期間的各方面經歷，以及畢業生的特長、社會實踐能力、創新能力等綜合素質。高校畢業生檔案在畢業生走入社會后，將會轉成個人的人事檔案，在畢業生進入企業或單位后，企業將以個人檔案為依據，對畢業生進行嚴格的審查，以確定職位。另外，畢業生有了檔案才能享受到相關人事、勞動保障和各種社會保障服務。

二、畢業生檔案管理中存在的問題分析

當前高校畢業生檔案管理中主要存在以下幾個問題：

1.檔案材料混淆、不完整，當前高校檔案材料混淆問題，主要表現在部分檔案的記錄與本人不符，畢業生檔案具有不可再生性，一旦發生混淆，會給畢業生就業帶來嚴重困擾，給高校檔案管理工作帶來諸多不便。另外，目前高校檔案材料不完整現象比較嚴重，多數畢業生檔案對直接反應畢業生在校情況的材料如體檢表、學籍管理表等關鍵性材料不夠齊全，關鍵材料的丟失帶來諸多不便。

2.檔案材料自身手續不完整，高校畢業生登記表中的個別材料缺少必須的有學校統一的畢業印章和畢業意見，從而導致畢業生學歷無法認定，檔案用紙、檔案字跡等都有嚴格的要求，在高校進行畢業檔案整理、登記時有很多不合格的。

3.檔案轉遞不及時或不準確問題。在學校檔案管理中，檔案的轉遞占據了十分重要的作用，但目前有些高校學生離校多年，但個人檔案仍保留在學校，未及時地轉遞，還有部分學生的檔案被誤轉到其他地區。

對當前高校畢業生檔案管理存在的問題的原因分析。高校畢業生檔案存在問題的原因有兩方面，其一為高校方面。具體而言：1.畢業生檔案管理人員和管理經費缺乏。高校對畢業生檔案不夠重視，導致校內沒有專門的畢業生檔案管理機構，畢業生檔案的管理部門也沒有明確的規定，大部分高校中的畢業生檔案管理部門是其他部門的附屬。高校畢業生檔案管理人員大多數是由其他部門管理人員兼職的，檔案管理工作繁瑣復雜，加之管理人員大多身兼數職，處理負責檔案管理外，還要處理就業指導、學生咨詢等工作，使得管理人員很難投入十分的精力到畢業檔案管理上去。畢業生檔案要求嚴格，投遞等流程更需要管理人員有很強的業務能力，兼職人員很難將檔案管理工作完成。學校經費投入不夠導致的辦公場地窄小，辦公設備落后。有的甚至檔案存放都成問題，檔案隨意堆積，這些硬件條件的缺失導致畢業生檔案管理顯得捉襟見肘。2.畢業生檔案收集范圍和力度欠缺。畢業生檔案需要該學生的全部資料文件，中學時代的學習材料、大學成績表、入團（黨）材料以及學位授予證明和大學期間的獎懲記錄，這些材料的收集往往涉及到了很多管理部門，由于高校畢業生檔案管理的力度不夠，在檔案資料的收集上往往顯得力度不足。在檔案的傳遞過程中，各個部門之間各行其是，往往導致檔案的投遞上出現滯后、材料缺失等情況。另外，學校的畢業生檔案沒有科學、規范的規章制度，對材料收集范圍、材料保管、學籍檔案整理上并沒有明顯的標準，導致畢業生檔案管理不規范問題嚴重。3.檔案傳遞工作不規范。檔案管理工作主要是檔案的收集和傳遞，目前高校畢業生檔案的投遞工作中，由于大學生檔案意識弱化和高校檔案管理不規范，往往出現“棄檔”“死檔”現象，嚴重影響了學生就業和社會企業的招聘工作。4.檔案查詢服務功能不夠齊全。檔案的查詢服務屬于檔案的利用，畢業生檔案的重要作用也集中體現在查詢服務上，當前高校出現的檔案信息化程度低、信息共享手段落后等情況都給大學畢業生的就業帶來了諸多不便，導致高校畢業生檔案的查詢服務效率大大降低。

三、關于高校畢業生檔案管理的幾點建議

1.增加畢業生檔案管理的經費投入，加快建設畢業生檔案管理隊伍

高校畢業檔案管理的硬件條件差是制約高校畢業生檔案管理的主要條件，加大高校畢業檔案管理的資金投入，保障檔案管理的條件達到管理條例的相關標準。同時，社會也要加強對高校檔案管理設施的檢查力度，監督并督促高校完善檔案管理的硬件條件的建設。另外，檔案管理隊伍的建設對高校畢業生檔案管理業至關重要，畢業生檔案管理需要有專職的人員負責畢業生檔案的管理，學校加強對檔案管理人才的吸收。其他部門的兼職人員的工作只涉及檔案材料的收集，畢業生檔案管理人員要定期開展檔案管理的培訓，有關畢業生檔案管理的流程、檔案投遞、檔案材料的整理、檔案歸置等各方面業務要熟練地掌握，必要的時候可以通過專家講座等形式提高檔案管理人員的整體素質。

2.從思想上認識到畢業生檔案的重要性

檔案管理出現以上幾點問題，很大程度上源于學校、畢業生對畢業檔案的不重視，此外，社會層面的不重視也是造成畢業生檔案管理問題重重的原因之一。所以，提高我們認識畢業檔案的重要性要在三個方面展開，即高校、學生和社會。對于高校而言，高校要重視畢業生檔案的價值，規范檔案投遞，高校要杜絕隨意擱置檔案、自帶檔案等不規范的現象出現。檔案管理部門涉及多個部門，所以檔案管理首先應該使領導層認識到畢業生檔案管理的重要性，而后，層層遞推，加深各個部門對畢業生檔案管理的認識。對學生而言，首先要加強宣傳。提高畢業生對畢業檔案重要性的認識，高校要做好畢業生檔案咨詢服務，通過授課、多媒體等多種渠道講述有關畢業生檔案的管理知識，讓廣大的畢業生認識到畢業檔案關系到今后就業、生活的各個方面，并不是可有可無的。宣傳工作要從兩方面展開，一方面加強微觀教育，讓學生了解國家有關畢業生檔案管理的一些規范性文件，讓畢業生知道檔案形成的規律和作用，及畢業檔案在傳遞、存放、管理上的過程，對自己的檔案有一個全面的認識。對于社會而言，加強畢業檔案的社會宣傳。畢業檔案涉及到了社會、國家發展，關系到畢業生是否能夠真正融入到社會生活中去，因此我們應該利用電視、媒體等加強高校畢業生檔案的社會宣傳，讓全社會重視畢業生檔案。

3.加強高校檔案規范性管理

畢業生檔案管理是高校畢業生步入社會的唯一證明材料。檔案材料的內容是否齊全關系到了高校畢業生能否順利就業等多重問題，高校在畢業生檔案的管理中，一定要按照相關規定，做好檔案材料的收集、整理、歸檔、轉遞等工作。值得強調的是，檔案管理和收集等規章制度存在很多模糊不清的地方，各校應當結合學校的實際情況，制定符合高校實際的統一的檔案類型和檔案歸檔的標準，明確檔案材料是否完整，檔案材料的內容是否與學生符合，一些具有輔助作用的材料收集，例如受到的批評處分、獎勵、榮譽稱號的材料的整理要有明確的界定，以方便檔案材料的歸檔。在學生檔案的轉遞過程中，高校及時按照規定將畢業生檔案傳遞到相關的企業單位或者人才市場。

4.加強畢業生檔案信息化建設，保障畢業生檔案的后期利用

高校畢業生檔案管理的專職人員較少，要想實現畢業生檔案管理的充分利用，必須實現檔案管理信息化，增強檔案管理的信息化服務的建設。另外，學校加強檔案材料收集的建設和檔案查詢手段的建設，為畢業生能隨時查詢自己的檔案提供方便。畢業生檔案要實行統一管理，按照畢業生的班級、學號、專業等進行統一整理，設立多種檢索途徑，方便學生進行檔案查詢。同時，檔案管理人員要增強自身的服務意識，學生查檔時，在合理的手段下，管理人員要給予學生幫助。另外，對于學生檔案中的政治審查、學生成績查詢和身體狀況登記表等，關系到學生個人事跡情況的材料，服務人員要積極協助，保障檔案物盡其用，增強畢業生檔案的后期利用。

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