論高職檔案管理的創新與優化

劉艷春

（泰州職業技術學院 綜合檔案室，江蘇 泰州 225300）

論高職檔案管理的創新與優化

劉艷春

（泰州職業技術學院 綜合檔案室，江蘇 泰州 225300）

文章就如何優化高職院校檔案的管理工作進行了論述，提出如何創新檔案管理工作，使高職院校檔案管理工作效率得到進一步的提高，有效地提高檔案的利用率。

管理創新；高職檔案；檔案管理；管理優化

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分，隨著教育改革的步伐出現在我國教育領域內并逐漸增多，高職院校的檔案管理工作也隨之產生，作為具有保存學校發展、建設歷史、學生學習生活、教師工作生活的歷史記錄，高職院校檔案管理工作是高職院校發展中不可缺少的重要組成部分，《高等學校檔案管理辦法》的頒布實施使其進入了一個新的發展時期。

1 高職檔案管理優化的必要性

1.1 高職院校檔案管理的作用

隨著新時期高校教學改革的不斷推進，各高職院校除了完成既定的教學任務外，還不斷有新的教學成果、科研成果產生，對這些重要成果的記錄、保存就是高職院校檔案管理工作的內容之一，并成為檔案管理工作中數量和內容較多的一部分。

除此以外，檔案的另一項重要作用，就是對歷史的記錄。從高職院校建校起，學校的檔案也就隨之產生，學校的發展、建設、教學工作都可在檔案中得以體現，高職院校檔案保存了對于學校和社會來說有價值的所有圖文、影像資料，使之前的所有與學校相關的資料都有史可查[1]。另外，高職院校檔案在教學評估過程中也具有重要的作用，檔案對高職院校教學工作的方方面面都進行了記錄，是教學評估的第一手原始資料，所以做好檔案管理工作對學校通過教學評估具有重要的意義。

1.2 高職院校檔案管理的必要性

檔案管理工作的首要目的就是服務于學校的各項建設、教學工作，所以首先要提升檔案管理工作的服務質量，以實效性和實用性為重點，提高檔案管理工作的質量和水平。為了實現以上目的，在提高高職院校檔案管理工作服務質量的同時，也要推進檔案管理工作的信息化程度，檔案管理信息化程度的提高，勢必會使檔案管理的效率和實用性得到更大的提升。還應強化檔案意識，提高對檔案管理工作的重視，并加強檔案法規的執行力度。

2 高職檔案管理所面臨的問題

2.1 對高職檔案管理意識的缺失

目前高職院校普遍存在對檔案管理工作不重視的現象，一般認為高職院校的工作重點是教學管理工作，對于檔案只有在需要使用或查詢時才能引起關注，日常工作中經常忽略檔案管理工作的重要性，使得檔案管理工作常常處于學校管理工作的較底層位置。

2.2 檔案管理人才與設備的缺失

目前高職院校的檔案管理工作正在逐步走向信息化、自動化，但是由于大部分校園網絡及數據庫建設的滯后，導致檔案管理信息化受到了嚴重的制約，使得目前大部分高職院校的檔案管理工作仍沿用人工管理模式[2]。紙質檔案的保存和管理也存在一定的問題，缺乏正規的、四防的檔案存儲設備，使紙質檔案存放混亂，檔案存在損毀、丟失等現象。

目前部分高職院校缺乏專業的檔案管理人才，一些院校檔案管理工作甚至由兼職人員來完成。即使有專門的檔案管理人員有些也沒有經過專業的檔案管理培訓，缺乏檔案管理的專業知識，使檔案的分類、保管、查詢等不能達到令人滿意的水平。在檔案管理日漸信息化的同時，大部分檔案管理人員計算機水平的低下也對檔案管理工作造成了一定的阻礙。

2.3 高職院校檔案管理的缺失

由于上述檔案管理人員及管理制度的缺失，高職院校的檔案還存在缺乏完整性的問題，檔案管理人員人數的不足，使得在應歸檔資料的搜集、整理方面存在較大的問題。高職院校內其他工作人員不明確哪些資料應整理歸檔，而檔案管理人員與其他部門的溝通不足，不能及時了解其他部門產生的應歸檔資料有哪些，導致一些應歸檔資料，例如某些校外會議資料等不能及時歸檔。

3 高職檔案管理優化的方式定位

3.1 檔案使用登記制度的完善

在檔案資料的使用過程中必須建立完善的借閱登記制度，使檔案資料的使用處于有據可查的狀態，防止檔案資料的損毀和丟失。充分提高檔案資料的使用效率，有使用人員的簽名也防止了信息的泄露，即使造成了信息泄露也便于追查相關責任人。借閱登記制度的建立還同時限定了不同職能人員的借閱權限，可杜絕超范圍使用造成的信息泄露。

3.2 檔案信息分類匯總的完善

無論是仍然沿用人工紙質檔案信息管理模式的高職院校，還是已經逐漸走向檔案信息電子化的高職院校，在對檔案信息進行搜集、匯總后，還要根據檔案信息的內容進一步地分類整理，根據檔案內容的不同類別，如教師培訓類的內容、教學成果及創新類的內容等等分別歸檔[3]。便于日后的查詢及使用，另外檔案信息的分類歸檔也有利于以后對檔案信息中的內容進行梳理和對比。

3.3提高檔案信息的使用效率

可將檔案信息使用方式分為有償使用和公共資源兩種，對于一些基礎資源，可在數據庫進行存儲時即以非加密狀態進行存儲，方便使用者隨時查詢。對于一些特殊的檔案信息或涉及個人信息部分的內容則應加密存儲，查詢時要賦于查詢者不同的使用權限加以區分，非范圍內的檔案信息不能查詢使用，以保證檔案信息的保密性。

4 高職檔案管理的具體應對策略

4.1 建立檔案管理部門的獎懲制度

本著“以人為本”的原則，如果要將檔案管理工作提高到一個新的臺階，檔案部門的人員素質與工作態度是一個較為關鍵的點。由于目前檔案管理工作在高職院校各項管理工作中沒有受到重視，所以對于檔案管理人員的認識也存在一定的誤區，認為檔案工作內容枯燥、簡單，兼職人員足以。即使有專職人員從事檔案管理工作，也沒有受到足夠的重視，造成了人才的缺乏和流失。為了提高檔案管理人員的專業素質應積極為其提供培訓和學習的機會，并建立相應的獎懲制度，在改善工作環境的同時，進一步改善檔案管理人員的待遇等，使其充分認識到檔案管理工作的重要性和發展前景以調動其工作積極性[4]。

4.2 促進檔案信息化的進程

檔案管理的信息化與紙質檔案管理相比，提高了檔案管理的工作效率，并為使用者的查詢使用提供更為便利的方式，讓更多的使用者體會到便利性，更好地配合檔案管理工作的進行。檔案管理工作的無紙化進程中，最重要的一點是要有配套的硬件設備，目前大數高職院校出于資金或檔案意識方面的問題，沒有建立相應的檔案數據庫并接入校園網絡，無法實現電子檔案的匯總查詢，也無法實現各院校、校內各系之間的檔案信息交流。因此，應提高相關領導和部門的檔案管理意識，加大硬件方面的投入。

5 結語

基于以上論述，在增強檔案管理工作意識的同時，扭轉大家對檔案管理工作的錯誤認識，提高高職院校在檔案管理方面的硬件建設、專業人才的培養、完善檔案管理制度等。做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務質量與服務意識，立足于檔案管理工作是服務于院校建設的基本點，進一步推動檔案管理的數字化建設，為高職院校的發展做出應有的貢獻。

[1]周麗.高職檔案管理探索[J].時代金融，2012，（20）：80，85.

[2]許敏.民辦高職檔案管理創新之我見[J].科技信息, 2012，（33）：283，310.

[3]李曉萍.關于高職院校檔案管理工作的幾點思考[J].遼寧高職學報,2011，（5）：103-104.

[4]常暉.基于中等專業學校檔案管理分析研究[J].成功（教育）,2013，（11）：188.

（責任編輯 劉紅）

Discuss the Innovation and Optimization of Archives Management in Higher Vocational College

LIU Yan-chun
(Taizhou Polytechnic College, Taizhou Jiangsu 225300,China)

Archives management is an important part of the work in higher vocational colleges, which has important significance and the effect that cannot be replaced. This paper discusses the importance and the problems existing in the archives management work under the new period. How to improve and innovate archives management and how to enhance the work efficiency is worth to be explored, in order to increase the utilization of archiveseffectively.

management innovation; archival work of higher vocational college;archives management; optimalmanagement

G717.24

B

1671-0142（2014）04-0037-02

劉艷春（1977-），女，江蘇興化人，館員.