讓館藏盤點常態化——圖書館RFID盤點系統之改進*

楊國棟（杭州師范大學圖書館 浙江 杭州 311121）

館藏盤點是圖書館典藏工作的重要內容，然而，由于館藏文獻量龐大、文獻種類多樣及技術欠缺等原因，圖書館往往把館藏文獻盤點視作難以進行的工作而很少或干脆不做。隨著RFID（Radio Frequency Identification，射頻識別）技術在圖書館應用中的不斷發展和完善，其具有的非接觸自動識別、多標簽讀取等優勢改變了傳統的館藏文獻盤點模式，因而其大大提高了盤點的效率和質量[1]。但是，改善后的盤點流程依然十分耗時，與原有模式只不過是“五十步”與“百步”的區別，圖書館依然很少進行圖書盤點，電子科技大學圖書館曾進行過一次54.5萬冊圖書的盤點工作，其使用了60名工作人員15天的時間，平均每人每天盤點圖書605冊[2]，實施盤點所耗人力可見一斑。

1 館藏清點與館藏盤點

圖書館在新舊圖書館搬遷、館內格局調整、圖書編目、圖書入庫、圖書借閱的過程中產生的圖書丟失、圖書錯庫、圖書漏編、圖書信息不一致等問題[3]，將給讀者和圖書館管理者帶來不便，館藏清點也就應運而生?！扒妩c”一詞按照字面意思可翻譯為“check”，即“檢查”。限于各圖書館投入人力的多少及技術手段的制約，館藏清點所檢查的內容在目錄卡片時代、機讀目錄時代及RFID技術條件下都有著些許差異。例如，在目錄卡片時代，館藏清點主要檢查圖書和目錄卡片的對應情況；在機讀目錄時代，館藏清點主要檢查圖書、條形碼與機讀目錄的對應情況；而隨著RFID技術的興起，館藏清點在RFID條件下不僅可以檢查圖書、RFID標簽和機讀目錄的對應情況，還可以檢查圖書與圖書之間的位置對應（即亂架）情況等。而“盤點”一詞，原指定期或臨時地對庫存商品的實際數量進行清查、清點的作業。圖書館領域的“館藏盤點”之說是隨著RFID技術在圖書館的應用而出現的，意味著RFID技術可以讓館藏清點工作更方便，圖書館可定期或隨時進行。

2 現有RFID盤點流程介紹

現有的RFID盤點基本步驟如下（限于各館在盤點時的人力投入及要求不同，筆者選取常規步驟）：

（1）整架 按索書號對圖書進行細排架，方便查找問題圖書。

（2）人工計數 對各層在架圖書實行人工計數，并分別記錄各層在架圖書數據。

（3）圖書掃描 比對每層書架中圖書的數量，并對各種情況進行判斷及分類處理。

（4）進行各種統計。

3 盤點系統的改進思路

RFID條件下的館藏盤點完全以圖書RFID標簽替代了原來的條形碼，使得館藏盤點時不需要將每本書都翻開再掃描條形碼，而是同時讀取非接觸式多個標簽。這種盤點方法雖然節約了大量的人力資源，但是也有標簽的漏讀、誤讀及管理人員的操作失誤等多種情況發生，更增加了盤點時意外情況的發生，使得工作人員要花費更多的時間在各種情況的確認及處理上。所以，通常情況下，在盤點過程中，掃描圖書的時間所占的比例其實并不大，占用較多時間的是工作人員確認和處理各種情況的重復勞動所耗費的時間。掃描和確認是館藏盤點系統工作的兩個方面，隨著RFID掃描技術的發展，系統自動確認技術也必須及時跟進，才能使盤點工作更高效、更常態化地運行。筆者設計的新盤點系統的基本改進思路和原則如下。

3.1 相信但不盡信現有的分類全排架成果

隨著RFID技術的興起，許多圖書館對于分類、排架的執行力度有所降低，其大都進行不同程度的粗排架。筆者認為，粗排架確實可以減少部分工作人員上架的工作量，但是這樣造成的一本圖書有多個位置皆可放置的情況也給工作人員的巡架、理架造成了困擾，工作人員很難通過直觀觀察判定圖書錯架情況，而必須借助于“累贅”的盤點車或RFID閱讀設備。同時，粗排架也給讀者帶來了許多不必要的麻煩，造成讀者找書時“有上沒有下”、“有前沒有后”、“相似圖書相隔太遠”等問題。而且，長此以往，圖書會越來越亂，讀者僅能通過OPAC（Online Public Access Catalogue，聯機公共目錄查詢）系統才能查到需要的圖書。因此，也有許多圖書館看到了這一方面的問題，堅定不移地執行著圖書的全排架。筆者設計的館藏盤點系統正是在圖書分類全排架結果的基礎上建立而成的，相信但不盡信現有的分類全排架成果即認為，現有的圖書排架結果大部分都是按照分類法全排架，只有少部分錯架圖書、錯架及缺架圖書由系統判定并反饋給工作人員手動處理。即無需在館藏盤點之前執行整架步驟 （如果圖書有大量亂架情況，筆者還是建議整架）。

3.2 相信但不盡信工作人員的掃描結果

由于在現有情況下RFID標簽的漏讀、誤讀問題還無法有效地解決，所以圖書館只能要求工作人員在盤點、理架時進行多次掃架，以降低錯誤發生的幾率[4]171，這就造成了大量的重復勞動。相信但不盡信工作人員的掃描結果即認為，工作人員的掃描結果大部分都是準確的，只有少部分有錯誤，誤讀、漏讀等情況應通過系統及掃描設備來判定并反饋給工作人員進行手動處理。即無需在館藏盤點之前執行人工計數環節。

3.3 人性化地改進館藏盤點流程及系統設備

筆者認為，在館藏盤點流程改進時，圖書館和RFID系統廠商應結合圖書館的實際工作需要，全面地考慮館藏盤點中的哪些流程可完全自動化、哪些流程可部分自動化、哪些流程應被替換及哪些流程需要新增等問題，優化盤點流程，以減少工作人員的重復勞動。

在館藏盤點系統的改進過程中，圖書館和RFID系統廠商還應轉變設計理念，完善館藏盤點設備。例如，現有RFID盤點系統的設備提供專門為讀者查找圖書服務的架位導航圖，卻缺乏提供面向工作人員的架位導航圖。筆者認為，在系統的改進中，圖書館和RFID系統廠商應設計面向工作人員的架位導航圖，方便工作人員在館藏盤點時更快地找到所需圖書。又如，現有RFID盤點系統閱讀器的提示及掃描設備的故障警報的內容較為單一，系統改進人員應對其加以改進，使其提示和警報的內容更豐富和人性化，以便于工作人員進行識別。

4 新盤點系統的運行步驟

基于以上基本思路和原則，筆者擬設計的新盤點系統的運行步驟如下。

（1）標簽掃描，將掃描結果上傳到館藏盤點系統。從掃描設備看，遠望谷品牌的超高頻掃描設備的掃描效率比高頻的感應拍更具有優勢，可是該品牌的盤點車過于“累贅”，不如阿法迪品牌的手持式閱讀器方便。筆者比較傾向使用超高頻的掃描槍搭配手持RFID閱讀器。在掃描過程中，如果碰到有重復掃描的圖書，則閱讀器進行提示：“該圖書已在第*架第*層被掃描，確認要改變嗎？”同時掃描槍會發出不同聲音的警報，此時就需要工作人員確認該書是在該層還是在前面的掃描中被誤讀，這樣就可以有效地解決標簽的誤讀問題。

（2）把掃描結果上傳到服務器并進行系統運算。工作人員針對每個書庫甚至書庫中具體的每個工作人員所負責管理的書架做匯總，通過對所掃描的結果與該書庫中所有的圖書信息進行比較可以推測出，某些層位多出的幾本書可能是其他書庫的亂架圖書，或是由于歸還操作失敗導致沒有歸還成功的圖書；某些層位缺少了應該有的幾本圖書則可能是圖書遺失、被藏或標簽漏讀。

（3）把掃描結果以架位導航圖的形式予以清晰標記，并反饋給工作人員進行一一處理、確認。圖書館可以將架位導航圖打印出來，也可以使其同時在RFID閱讀器中顯示出來。這樣就解決了標簽的漏讀、損壞及圖書的丟失等問題。

（4）系統運算，進行亂架指導。現有的RFID系統的亂架整理功能，是指把每本圖書當前所處的位置與原來所處的位置進行比對，如果位置不同，系統就會提示為錯架。這種方法使得工作人員在對圖書的每次隨機整理之后，都要再通過閱讀器掃描定位變化位置的圖書，處理過程甚為繁瑣。在相信但不盡信現有的分類全排架成果的基礎上，其實只需工作人員執行系統算法，就可以找出亂架圖書。首先，設計圖書分類號的比較函數，由分類號來確認圖書的先后位置。其次，對需要進行檢測的書庫第1層位中的所有圖書進行人工檢測，以確認該層沒有錯架圖書，然后由第2層開始，將該層的每本圖書與第1層的每本圖書調用圖書分類號比較函數進行比較。如果發現比較結果中第2層與第1層有不同的圖書，則說明這其中至少有1本是錯架，工作人員應在系統中將不同的圖書予以標記并繼續執行程序。最終，被多次標記的圖書可基本確定為亂架圖書，工作人員予以二次標記，確認后的亂架圖書不再參與與下一層位圖書的比較。依此類推，第3層與第2層比較，第4層與第3層比較……第N層與第N-1層比較，最后可以得出所有亂架圖書的位置信息。這種系統算法通過對相鄰層位圖書分類號的比較，可將圖書的亂架情況精確到層位，至于亂架圖書在層位中的具體位置則無法判斷，仍需要上架人員嚴格按照分類號進行全排架。

（5）把亂架信息在架位導航圖中予以清晰標記，并打印或發送給工作人員。由工作人員手持掃描設備掃描對應層位的圖書，當聽到不同聲音時表示掃描設備已經讀取到錯架圖書，工作人員則可以很方便地對照閱讀器上的數據在對應位置取出錯架圖書。如果錯架圖書就在附近書架，工作人員可直接將其上架，如果不在附近書架，則可安排其集中上架。

（6）以上步驟完成后，盤點系統中對應的架位信息庫則應更新為此次處理后的數據，以為架位導航系統提供支持。

（7）進行各種統計及制作相關報表，如圖書的丟失率及遺失圖書清單、在架圖書清單、書庫錯架率及錯架清單、未在架清單等。

第2步與第4步的系統運算過程完全由系統自動執行，可以合并。筆者將其分開的原因是對亂架圖書和其他問題圖書做分開處理，以減少工作人員重復判斷的可能。當然，如果書庫中的問題圖書不多，也可以將這兩步并作一步執行。

從以上步驟可以看出，新的盤點系統的人力花費主要集中在了掃描圖書及按照系統提示處理問題圖書上，有條件使用智能書架技術的圖書館則省卻了掃描的步驟，而只需在盤點前開啟智能書架獲取一次圖書信息即可；而隨著盤點工作的常態化進行，問題圖書數量也會維持在一個相對較低的水平，也許到那時，圖書館每天都可以進行館藏盤點了。

5 新盤點系統與現有盤點系統的比較

相對于現有的盤點系統而言，新盤點系統具有如下方面的優勢。

5.1 盤點時的人力花費大大減少

由于省去了盤點前期的整架和人工計數的步驟，獨立出了標簽掃描的步驟，這使得工作人員無需在掃描時應對出現的各種情形，加快了掃描的進程；由系統自動判定問題圖書的位置，工作人員依架位導航圖便能找出問題圖書進行處理。由此可以看出，當盤點工作常態化運行時，問題圖書的數量一定會維持在一個相對較低的水平，盤點也會更省力。

5.2 減少日常工作負擔

圖書館工作人員在保證圖書分類全排架的基礎上，還需要保證導航系統的準確性，所以在日常上架、整架、小規模倒架等操作后，其還要進行再定位操作。而新系統省去了圖書定位掃描的流程，讓工作人員可以專心應對日常工作。

5.3 盤點更加靈活、機動

盤點工作由于耗時太長，大部分圖書館都選在閉館期間進行，以免影響讀者對圖書館的正常使用，且需要工作人員分組協調、多人配合才能完成。而新系統運行步驟中的掃描和處理兩大環節都可在圖書館開放狀態中進行，對讀者使用圖書館的影響甚微。所以，工作人員可隨時對全部或者部分書庫或者書庫的某一部分進行盤點操作，并且可多人同時進行，互不干擾。

5.4 減少了設備使用頻率和工作時間

現有盤點系統對掃描設備及閱讀器的使用效率較低，掃描設備很多時候都處于開啟狀態，而此時操作設備的工作人員卻往往在忙于處理問題圖書，或者為了精確比對數據而不斷重復掃描，甚至把圖書下架逐本掃描。而新系統只需要使用設備熟練的工作人員掃描一遍圖書即可，這就使得圖書館可以安排一小部分固定的工作人員使用掃描設備，既節約了培訓資源、增加了掃描的準確率，也讓很多館員可以安心地投入到日常的上架、整架等工作中。

5.5 系統具有容錯性

現有盤點系統在盤點時，很多問題圖書必須得到及時處理，否則就一定要等下一次盤點時才能找到。而新系統由于可以常態化運行，無法及時處理的問題圖書在下一次盤點時也會被系統標示出來，工作人員可以繼續按照標示找出問題圖書再進行處理。

5.6 可進行錯架統計，對工作人員有無形的監督、促進作用。

傳統亂架率的獲取通常采用抽檢的方法，抽檢結果往往以偏概全且工作量大。而新系統的錯架統計不僅準確、全面，而且還可以詳細到每個書庫及書庫內的某一工作人員負責的書架，這可以作為對工作人員考核的依據。

5.7 結合分類排架成果，實現圖書精確定位。

當前，幾乎所有國內的RFID廠商所使用的圖書盤點定位方法都是RFID標簽與層標相結合的方式，即在圖書中粘貼的RFID標簽與其對應的層標標簽相關聯，一個層標標簽對應多本圖書標簽信息，通過層標就可以定位所有放置在這一層的圖書。這種方法定位圖書的最大精度為書架的某一層，至于這一層中圖書是如何排列的，RFID盤點設備也無法做出精確的判斷[4]46。而在本系統中，本著相信但不盡信圖書分類全排架成果的原則，工作人員可以在各層的在架圖書中由系統根據分類號大小自動排列圖書位置，這樣就實現了圖書的精確定位，甚至可以提取每本圖書的頁碼及裝幀方式等信息用以確定圖書的厚度，使圖書更精準地在定位導航圖中予以標示。

6 結 語

由于圖書館RFID系統是由物流系統發展而來的，在諸多系統功能上尚未達到圖書館的期望，所以需要更多致力于此研究的圖書館同仁和廠商來不斷完善其系統功能，不斷發展RFID技術在圖書館中的應用，相信RFID技術一定會為圖書館帶來更多的便利和驚喜。

[1]施小培,孫 琳.基于RFID技術的館藏圖書盤點實踐與啟示[J].農業網絡信息,2013(9):51-53.

[2]李 斌,陳 琳.RFID技術環境下圖書盤點的實踐與探索:以電子科技大學圖書館為例[J].四川圖書館學報,2012(3):5-7.

[3]王玉波.國外圖書館社區服務的進展研究[J].圖書館,2008(5):55-56.

[4]陳 進,鄧景康,景詳祜.圖書館RFID技術及應用[M].上海:上海交通大學出版社,2013.