淺談提高醫(yī)療設備歸檔及時率

任慶惠尹 軍張和華

淺談提高醫(yī)療設備歸檔及時率

任慶惠①尹 軍①張和華①

目的：闡述提高醫(yī)療設備歸檔及時率的重要意義。方法：通過對近年文獻的參考和工作實踐經(jīng)驗總結(jié)，從醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理的內(nèi)容、存在問題及解決辦法等方面進行研究。結(jié)果：對醫(yī)院醫(yī)療設備檔案管理特點進行綜合分析，結(jié)合管理工作實踐，歸納總結(jié)醫(yī)療設備規(guī)范化檔案管理關(guān)鍵點。結(jié)論：提高歸檔及時率和檔案利用率，使醫(yī)療設備檔案在實際工作中發(fā)揮應有作用。

醫(yī)療設備；檔案；及時率

醫(yī)療設備檔案是現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療、教學及科研的重要信息來源。醫(yī)療設備檔案管理的最終目的是充分利用設備全生命周期的信息資源，發(fā)揮設備最大效益。而醫(yī)療設備歸檔及時率是檢驗設備檔案管理水平的重要指標，為醫(yī)療設備的技術(shù)管理、經(jīng)濟管理和為領(lǐng)導機關(guān)提供科學決策有著重要的現(xiàn)實意義[1]。

1 醫(yī)療設備檔案歸檔及時率的必要性

醫(yī)療設備檔案歸檔及時率是反映檔案資料完整性、時效性的重要表現(xiàn)。歸檔是否及時影響著設備的使用率和完好率；也關(guān)系著醫(yī)院的服務質(zhì)量及經(jīng)濟效益，所以強調(diào)設備歸檔及時率十分必要[2]。

2 醫(yī)療設備檔案的基本內(nèi)容

每臺醫(yī)療設備檔案都完整記錄著申請、安裝、使用、維護、保養(yǎng)、報廢這些動態(tài)的過程，并隨著設備的變化不斷跟蹤補充相應資料，主要內(nèi)容包括：

(1)設備申購階段的資料。包括各臨床科室填報的醫(yī)療設備購置申請表、引進大型醫(yī)療設備可行性論證報告、大型醫(yī)療設備配置申請表，談判過程中產(chǎn)生的招標文件、投標文件、談判記錄和簽訂的商務合同等資料[3]。

(2)開箱驗收及安裝調(diào)試階段的資料。包括驗收報告、培訓記錄、裝箱單、固定資產(chǎn)表、發(fā)票復印件、設備技術(shù)資料、售后服務承諾書。如是進口產(chǎn)品，還需收集外貿(mào)合同、外貿(mào)配置單、報關(guān)單，增(免)稅證明及商檢報告等一系列資料[4]。

(3)設備運行過程中的動態(tài)資料。包括使用情況記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、年度設備使用評價表以及使用過程中需要歸檔的動態(tài)資料。

(4)設備報廢資料。包括設備報廢評估報告、報廢申請單、報廢設備處理方案、上級對設備報廢的申請批復以及固定資產(chǎn)變更資料。小型設備報廢后檔案留存一年；大型設備及重要設備的檔案資料則需永久保存[5-6]。

3 醫(yī)療設備檔案管理存在的問題

目前醫(yī)療儀器設備管理存在的問題可用歸檔因果魚骨圖說明(如圖1所示)[7]。

(1)管理意識薄弱，崗位能力有限。醫(yī)療設備檔案管理工作在醫(yī)院并未上升到應用的層面，醫(yī)療設備管理人員對檔案管理未引起足夠重視，個別檔案管理崗位人員責任心不強，管理能力與水平參差不齊。

(2)檔案內(nèi)容繁多，缺乏協(xié)調(diào)機制。醫(yī)療設備檔案管理內(nèi)容涉及面廣，不同采購類型，所需資料不同，參與醫(yī)療設備購置、安裝、使用及維修參與部門多，檔案資料分散，很難收集，如收集不全或遺失，會直接影響醫(yī)院管理。如果各部門不積極配合主動把資料交至檔案室存檔，會在維修時因找不到技術(shù)資料，加大維修成本使醫(yī)院蒙受經(jīng)濟損失。

圖1 歸檔不及時因果魚骨圖

(3)欠缺嚴謹制度及標準化管理模式。醫(yī)療設備檔案管理目前尚缺乏系統(tǒng)的標準化、制度化。只評借經(jīng)驗管理會造成醫(yī)療設備檔案資料缺漏或失實，不能有效地為檔案查詢及維修提供真實完整的支持。

(4)缺乏信息化網(wǎng)絡技術(shù)支持。在信息化快速發(fā)展的今天，有些醫(yī)院醫(yī)療設備檔案還停留在紙質(zhì)檔案記錄和Excel表格記錄方式上，管理起來既耗時又費力，不利于檔案長期保存的要求。管理及使用科室人員不能快速準確獲取設備信息，無法建立設備的技術(shù)與經(jīng)濟效益評估體系[8-9]。

4 有效提高醫(yī)療設備檔案歸檔及時率

(1)增強歸檔意識。檔案管理是否完整和及時，關(guān)系到醫(yī)療設備正常使用運轉(zhuǎn)。做好醫(yī)療設備的檔案管理應認真貫徹《檔案法》，增強法治觀念，讓醫(yī)務人員特別是設備操作和維修人員認識檔案歸檔及時率的重要性，并不斷推進檔案管理制度化、標準化及規(guī)范化進程[10]。

(2)加強各部門之間的協(xié)調(diào)。落實責任制，明確各階段檔案資料管理崗位權(quán)限和歸檔時限。檔案管理員應變被動為主動，各部門相互配合，共同管理，確保設備檔案的完整性、準確性及系統(tǒng)性[11]。

(3)建立健全檔案室管理制度。醫(yī)院要建立醫(yī)療設備檔案分管領(lǐng)導、科主任、專(兼)職檔案管理員崗位責任制，實行嚴格考核并配套獎懲措施[12]。同時，要根據(jù)《科技檔案工作條例》、《工業(yè)企業(yè)技術(shù)檔案管理暫行規(guī)定》、《科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的相關(guān)規(guī)定，制定醫(yī)療設備檔案管理和醫(yī)療設備檔案的借閱制度，保證醫(yī)療設備檔案歸檔及時率目標的實現(xiàn)。

(4)加強信息化網(wǎng)絡建設。將設備檔案網(wǎng)絡管理列入醫(yī)院信息化建設中，實現(xiàn)動態(tài)電子檔案，通過各科室網(wǎng)絡連接，隨時查閱各自科室醫(yī)療設備使用信息[13-14]。對未及時存檔的資料和缺失信息，各科室督促補充。設備維修工程師在辦公室可通過固定資產(chǎn)電子臺帳了解設備技術(shù)狀態(tài)；設備采購人員可以為購置新設備提供技術(shù)依據(jù)，避免盲目采購。利用信息化網(wǎng)絡，方便快捷，節(jié)約資源。更重要的是通過資源的共享共用，提高醫(yī)療設備檔案歸檔及時率[15]。

5 結(jié)語

醫(yī)療設備檔案在醫(yī)院管理中占據(jù)著重要位置，是現(xiàn)代化醫(yī)院建設與發(fā)展的一項重要工作，應做好醫(yī)療設備檔案管理，重視檔案歸檔及時性，將其作為檔案安全保管、科學使用的一項基礎(chǔ)性工作[16]。

[1]喻洪流.醫(yī)院設備管理與維修[M].南京:東南大學出版社,2010:156-161.

[2]高莉.淺談醫(yī)療儀器設備檔案管理體會[J].醫(yī)療裝備,2011,24(12):58.

[3]段錫林.淺談醫(yī)院醫(yī)療設備的檔案管理[J].醫(yī)療裝備,2013,26(2):44-46.

[4]羅俊.淺議醫(yī)療設備的檔案管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備, 2010,31(3):239.

[5]王敏.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理與體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2013,34(3):123-214.

[6]戴啟兵.淘汰報廢醫(yī)療設備管理的注意事項[J].檢驗醫(yī)學與臨床,2012,9(8):1020-1020.

[7]袁丹江.醫(yī)院醫(yī)療設備管理實務[M].北京:人民衛(wèi)生出版社,2011:186-190.

[8]黃桂敏,陳露萍,劉蕓.醫(yī)療設備檔案管理工作的現(xiàn)狀分析與對策[J].右江醫(yī)學,2013,41(3):458-459.

[9]李振華.淺談如何做好醫(yī)療設備檔案管理[J].中國保健營養(yǎng),2013(7):942-943.

[10]張婧.淺析醫(yī)療設備檔案管理[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè), 2012(25):168.

[11]王倩.醫(yī)療設備檔案管理的思考[J].中醫(yī)藥管理雜志,2011,19(3):292-293.

[12]周麗萍.醫(yī)療設備檔案管理之我見[J].醫(yī)療裝備, 2013,26(2):42-43.

[13]楊菲林.醫(yī)療設備檔案管理的思考[J].醫(yī)療裝備, 2010,23(2):44-45.

[14]周學武.我院醫(yī)療設備檔案管理的做法和體會[J].中國醫(yī)療設備,2011,26(6):88-89.

[15]王敏,洪范宗,鄭月瓊,等.醫(yī)院醫(yī)療設備檔案的管理與體會[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備,2013,34(3):123-124.

Discussion on improving timely rate of medical equipment archives

/
REN Qing-hui, YIN Jun, ZHANG He-hua//
China Medical Equipment,2014,11(11):98-99.

Objective: To improve the medical equipment timely filing rate. Methods: Through the literature reference and practical work experience, based on the research of medical equipment archives management content, problems, solutions. Results: According to the comprehensive analysis of the literature in recent years is introduced and all levels of hospital medical equipment archives management and practice management work experience, summarizes the paper, summarized and further improve the management of medical equipment archives. Conclusion: To improve the timely filing rate, improve the utilization of archives, and find out the existing problems of hospital medical equipment archives management, the medical equipment archives play a major role in the practical work.

Medical equipment; Archives; Timely rate

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.11.036

1672-8270(2014)11-0098-02

R197.39

A

任慶惠,女,(1985- ),本科學歷,工程師。第三軍醫(yī)大學第三附屬醫(yī)院醫(yī)學工程科，從事醫(yī)療設備檔案管理工作。

2014-06-09

①第三軍醫(yī)大學第三附屬醫(yī)院醫(yī)學工程科 重慶 400042

[First-author’s address]Medical Engineering Department, The 3rdAffiliated Hospital, The 3rd Military University, Chongqing 400042, China.