數據透視表輔助功能在醫院人力資源系統中的應用

李 梅張云宏史江云

數據透視表輔助功能在醫院人力資源系統中的應用

李 梅①張云宏①史江云①

目的：利用數據透視表將工資表中當月新增、減少人員以及人員不增不減但金額和工作科室有變動的數據信息快速提取。方法：利用數據透視表尋找差異，通過增加輔助列標識(1、-1)解決人員工資中存在不同。結果：動態了解醫院員工的流入和流出情況，以便掌握醫院人力資源成本的變化情況。結論：數據透視表輔助功能可節約人力資源成本，方便快捷，提高工作效率和準確率。

人力資源；管理系統；數據透視表；差異

醫院人力資源系統，是對全院人員基本信息、崗位設置及薪酬等全過程管理的系統，將數據整合到醫院人力資源管理信息平臺，為醫院全成本核算及績效管理系統提供準確的人力成本數據[1-2]。由于軍隊醫院招聘人員數量大、流動性快，核對和維護數據的工作任務繁雜，利用數據透視表就能很好的解決。

1 數據透視表概況

數據透視表是一種交互式報表，可以快速分類匯總，比較大量的數據，隨時選擇頁、行和列中的不同元素，以快速查看數據源的不同統計結果，同時還可以隨意顯示和打印出操作者所需區域的明細數據，有機地綜合了數據排序、篩選及分類匯總等數據分析方法的優點。可以方便地調整分類匯總的方式，靈活地以多種不同方式展示數據的特征[3]。

2 數據來源

人力資源辦公室制作的EXCEL工資數據透視表(如圖1所示)。

圖1 醫院人員工資明細表匯總后數據透視表界面圖

2.1 計算原理

數據透視時數據匯總只有求和、計數及求最大值等，無求差，只需將減項改變為加負值即可通過數據透視表求和，將上月的工資數值均變為負值，兩表粘在一起再透視即可。兩者相減，為0者說明數據相同，為1者表明本月新增的人員，為-1者表明本月減少的人員；標識為0應發數不為0，表明工資有變動(如圖2所示)。

2.2 核對與維護項目

每月將當月與上月之間員工及工資變化情況(如員工姓名、崗位職務、基礎級別與員工工資等)找出，然后在人力資源系統進行各項目維護，此方法可用于比較兩表結構相同(各字段名對應相同)，但記錄數可異的EXCEL工作表的數據增減情況。

圖2 數據透視表比較不同差異顯示明細(某月)界面圖

3 制作透視表的前提條件

科學規范的EXCEL管理表單，是實現人力資源管理高效化的基礎。

3.1 規范表單

①取消合并單元格；②將非法的日期轉換為標準日期，使用函數、查找和(或)替換；③刪除數據區域內的所有小計行；④將文本型數字轉化為純數字；⑤將空白單元格填充為0；⑥將數據源中包含的空白行和空白列的記錄刪除[4-5]。

3.2 編輯加工表格

①增加輔助列“標識”，分別以1(代表本月數據)、-1(代表上月數據)賦值[6]；②全選表格→復制→編輯選擇性粘貼→值→確定。此步是為了將表中帶公式的數據轉為數值；③用選擇性粘貼乘-1的方法，將上月的實發數轉換為相反數，數據透視表自動匯總時對兩月數據中一正一負數據進行抵消，標識為0的數字即不變的數據，標識為1、-1和0且金額不為0的即為需要修改和維護的數據[7]；④將兩月數據粘貼到一起，上月表頭不復制。

4 建立數據透視表的步驟

(1)數據菜單→數據透視表和數據透視圖→保持默認設置→下一步→下一步→選新建工作表單選按鈕→完成[8-10]。

主要包括以下幾個方面：一是各地農村飲水安全工程建設中管材選型，二是各地農村供水工程管材使用的經驗，三是各地農村供水工程管材使用中存在的問題。通過調研，對工程建設中管材的采購方式、政府主管部門對管材質量的監管、材料選用、施工安裝及工程運行過程中存在的問題等進行全面了解。

(2)將姓名拖入行字段、標識和實發金額拖入值字段。

(3)對標識字段進行排序。排序前去掉分類匯總，點右鍵進入表格選項菜單，去掉列總計項，將光標定位到姓名字段，右鍵調快捷菜單選字段設置里的高級選項，選降序單選按扭，點擊下拉框選擇求和項標識作為排序依據，再點確定。

(4)分別對值為1，0，-1的數據按姓名行字段分組。組合文本型項目唯一的方法是運用手動方式進行組合(首先進行排序)，選中需組合的單元格區域→右健單擊組合[11]。

(5)組合數據時可能會彈出“選定區域不能分組”的錯誤提示對話框，是因為進行分組字段的數據源包含有空白單元格或文本型的日期、數字。

(6)解決方式：①空白單元格：填充日期或數字；②數據類型不同：修改成統一的數據格式；③日期格式不同：將文本轉換為數字，運用type函數[=type(a1)]，檢測結果1代表數字，2代表文本；④引用區域失效：用透視表向導檢查數據源并重新指定；⑤文本型數字改為常規類型；⑥日期或數字存在文本格式，則修改成統一數據格式[12]。

(8)添加分類匯總項。得到不同分組的匯總情況時添加分類匯總項。生成明細，查詢增加、減少及金額變動的所有明細數據，雙擊匯總行最后一個單元格即可，在另外一個工作表中生成所有原始明細數據。

(9)透視表明細分類比較。①批量隔行插入空行；②批量錄入公式。選定數據區域，F5→定位條件→空值→確定(A4單元格輸入公式=A2=A3，ctrl+回車鍵)[13]；③條件格式批量顯示不同。利用條件格式管理表單，更加清晰、美觀和實用。設置顯示方式可迅速顯示差異。選定數據，格式菜單→條件格式→條件選單元格數值→條件選等于→條件值輸FALSE，格式選字體為紅色(如圖2所示)。此時紅色標識為FALSE的即為需維護的變動數據。

5 結語

通過向數據透視表中數據源添加輔助列標識，實現數據的差異顯示，利用數據透視表強大的數據分析和處理功能。使用條件格式，突出顯示差異不同數據作為修改和維護的重點，從而動態了解醫院員工的流入和流出情況，以便掌握醫院人力資源成本的變化情況，從而解決手工方式核對工作量大，準確度不精準的實際，實現對人力資源的科學高效管理[14-15]。

[1]郭慧,曲建睿,韓玉珍.信息化人力資源管理在三級醫院應用與實踐[J].中國醫院管理,2013,33(01):61-63.

[2]張渝,段然,郭培芝,等.建立軍隊醫院聘用人員管理信息系統的意義[J].當代醫學,2012,18(32):16-17.

[3]EXCELHOME.EXCEL數據透視表應用大全[M].北京:人民郵電出版社,2009:6.

[4]韓小良,王小偉.EXCEL2003-2010數據透視表從入門到精通[M].北京:中國鐵道出版社,2011:9.

[5]wgenjre.數據透視表制作的七項注意事項[EB/OL]. (2011-11-19)[2014-03-16]http://www.excelpx. com/thread-208585-1-1.html.

[6]黃朝陽.雪藏1.5年的重復關鍵字的數值差異查找方法[EB/OL].(2008-1-11)[2014-03-16]http:// club.excelhome.net/forum.php?mod=viewthrea d&tid=292738&extra=page%3D1%26filter%3Ddige st%26digest%3D1%26digest%3D1.

[7]歲月無痕.選擇性粘貼功能的入門介紹[EB/OL]. (2011-12-18)[2014-03-16]http://club.excelhome. net/thread-805835-1-1.html.

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[9]黃學忠.Excel在建立人事考核測評數據分析系統中的應用[J].中華醫學科研管理雜志,2009(5):296-298.

[10]王曉春.基于數據集運算技術的醫院績效工資管理系統設計與開發[J].中國數字醫學,2013(3):60-62.

[11]mn860429.數據透視表常見問題&診斷[EB/OL]. (2010-12-12)[2014-03-16]http://club.excelhome. net/thread-660447-1-1.html.

[12]朱明.數據透視表不能分組的原因分析及解決辦法[EB/OL].(2008-10-17)[2014-03-16]http:// club.excelhome.net/thread-362057-1-1.html.

[13]wsxy.批量錄入(利用定位數來處理)[EB/OL]. (2011-3-15)[2014-03-16]http://club.excelhome. net/forum.php?mod=viewthread&tid=692811.

[14]趙伯誠,薛以鋒,朱元元,等.醫院精細化績效管理信息系統設計與實踐[J].中國數字醫學,2012,7(11):32-34.

[15]盧敬泰,姜合作,晏春,等.醫院跟蹤績效管理考評系統設計與實現[J].中國醫院管理,2009(4):63-64.

Research on the application of pivot table auxiliary function in hospital human resources system/

LI Mei, ZHANG Yun-hong, SHI Jiang-yun//
China Medical Equipment,2014,11(11):70-72.

Objective: To use pivot tables will pay the most valuable information in the table, add, reduce staff this month, and does not increase don't decreases but the amount of personnel data extract and work department is changed. Methods: Use pivot table to find differences, by adding auxiliary column identifier (1,-1) to solve the existing in the personnel salary is different. Results: Dynamic understanding of the inflows and outflows of hospital employees, in order to grasp the change situation of hospital human resource cost. Conclusion: It saves the human, fast and convenient, improves the work efficiency and accuracy.

Manpower resource; Management system; Pivot table; Difference

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.11.026

1672-8270(2014)11-0070-03

R197.324

A

李梅,女,(1973- ),本科學歷，會計師。蘭州軍區烏魯木齊總醫院經濟管理科，研究方向：醫院精細化的科級全成本核算和戰略績效管理、高值耗材條形碼管理的實施。

2014-02-11

①蘭州軍區烏魯木齊總醫院經濟管理科 新疆 烏魯木齊 830000

[First-author’s address]Financial Center in Urumqi, Lanzhou Military Region General Hospital, Urumqi 830000, China.