淺談我院醫療設備檔案的電子化管理

曾冬梅，張正軍

太和醫院湖北醫藥學院附屬醫院后勤服務中心， 湖北 十堰 442000

0 前言

完整的醫療設備檔案不僅可以提高醫療設備的使用率，為使用科室提供準確、有效的技術支持，為設備后期的維修保養提供原始的資料和準確的數據，還可以為醫院購置新設備時提供科學的依據，保證醫院的經濟效益和社會效益。

我院現有編制床位2300張，員工近3500人，總資產10多億元。其中100萬元以上醫療設備有45臺，50萬元以上醫療設備有90臺，50萬元以下設備有8730臺，按照1機1檔（1萬元及以上設備都要建檔），龐大的紙質檔案使用很不方便，利用現代技術建立電子檔案，實施醫療設備檔案的電子化管理勢在必行。

1 檔案電子化管理特點

檔案電子化管理就是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求、開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程，又稱檔案的信息化管理。具有操作方便、存儲空間小、多種表現形式、復制時不容易丟失信息、傳遞快捷、實現資源共享等特點，為人們提供了紙質檔案無法比擬的便利，可極大地提高工作效率。

2 我院醫療設備檔案電子化管理的具體做法

2.1 建立健全電子檔案管理制度

（1）全院首先建立了統一的醫療設備電子檔案管理制度，規范電子檔案的制作、收集整理和歸檔的時間與方法；明確劃分其保管期限；統一規定文件的載體形式與質量、規格和格式；確認醫療設備文件的有效性與完整性；在檔案存儲過程中要求文件的內容、結構、背景信息要一并保存；嚴格填寫歸檔電子文件登記表。規定對所有醫療設備電子檔案實行定期檢查，計算機和移動硬盤的不定期抽查，要求光盤每4年進行一次機讀檢查，發現問題及時采取措施[1]。

（2）制定了醫療設備檔案信息網絡和信息安全管理制度、電子檔案應用系統的安全操作制度、網絡安全的保密制度、電子檔案管理人員的管理制度[2]，醫療設備電子檔案的備份與恢復系統以及檔案管理的記錄系統。

2.2 專人專管

我院設專人負責保管醫療設備檔案，并由專門的計算機儲存醫療設備電子檔案，以保證檔案資料的有效性和完整性，隨時歸檔，隨時了解網絡運行、信息發布情況，不定期或定期檢查網絡運行工作情況，以防檔案的缺失、流程的遺漏和病毒的破壞等。中心檔案室將電子檔案拷貝2套，1套封存保管，1套提供利用。所建立的醫療設備檔案均實行電子和紙質歸檔的雙軌制，確保檔案的完整、準確、系統和安全。由中心檔案室編寫的電子檔案文件登記表內容包括：載體形式、形成單位、文件題名、形成時間、硬件環境、軟件平臺、應用軟件、保管期限、設備金額、設備購置時間、設備運行情況、規格型號、生產廠家、使用科室及維護該設備的工程師等，方便每年的檔案清查工作，使檔案查閱更精確、更快速，醫療設備檔案管理真正進入信息化的管理領域[3]。

2.3 建立醫療設備電子檔案共享平臺

我院建有院內局域網（OA網），全院中層以上干部及科室業務骨干均開辟上網專線，每人1個獨立上網密碼。在OA網上開設醫療設備檔案專區，實施醫療設備檔案的遠程傳輸和查閱，以科室為單位建立檔案目錄，目錄下按年度劃分檔案類別，建立醫療設備電子文件自動上傳的窗口，全院有27名兼職檔案管理員及時收集和捕捉有用的醫療設備檔案信息，通過OA網及時傳送給檔案部門，用電子數碼簽名封簽認證，中心檔案室工作人員則接收登記，接收后馬上給每份檔案編制一個唯一的檔案號，并給出相應的分類號，歸檔同時進行主題詞標收、著錄。用戶利用時只須給出檔案分類號或主題詞即可找出相應的檔案和附件，從而減輕檔案人員的勞動強度[4]，實現科室與科室、科室與院管、醫院與社會的資源共享[5]。

2.4 創新的檔案服務方式

我院專門建立了醫療設備檔案的工作服務網頁，一方面單位自己制作網頁對外發布信息，另一方面是收集網上數據和信息，為院內外用戶提供服務，擴大社會影響，拓寬服務范圍[6]。院外人士只要注冊登記成為我院電子檔案中心會員，通過遠程登錄等方式，經電子檔案中心進行身份確認并確定查閱權限獲得許可后，即可查詢有關的電子檔案信息，并進行借閱登記和繳納查詢費用。醫院在新設備采購論證過程中，借助網絡對設備的外觀大小、各種指標性能和功能、操作流程甚至遠程操控進行系統整合，讓使用科室對設備有充分的了解，通過比較選出適合自己科室的設備，也使醫院領導能做出更明智、更有效的選擇[7]。設備的安裝調控、維護和維修資料的數據均直接從廠家傳輸過來，利用網絡聯合廠家共同維護設備，建立專門的醫療設備報損報廢網頁，傳送需要報廢設備的數據信息，使用科室通過網絡填寫設備電子申請報廢單，傳至醫院設備管理部門，由院主管領導、設備審核委員會審核，申請科室可通過網絡直接查看申請設備報廢的情況，臺賬管理部門則直接對已報廢、損毀和丟失的醫療設備及時進行核銷，但報廢后的信息仍保存在檔案管理系統中便于日后查詢。設備使用的效益分析也在檔案網頁中公示，為醫療設備科學，有效、安全的管理和利用提供了最基礎、最完整的數據，使之更好、更有效地服務于醫院。

2.5 建立完善的醫療設備檔案管理網絡安全防范制度

嚴格控制醫療設備電子檔案的可轉換性以保證檔案的安全，設定訪問限制級別，不同的科室及人員有不同的使用權限，分別進行權限認定。電子檔案在形成過程中隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證檔案在傳輸處理過程中不出現資料的變更以及惡意程序的篡改等錯誤，以確保檔案室收到電子檔案的原始性。部分檔案設定特定的保護，按照不同的功能要求開放限度，有的為只讀模式，確保利用時的準確性及醫療設備電子檔案的法律憑證地位。

2.6 改善庫存環境

我院檔案庫房在遠離醫院醫療區域的4樓，庫房坐南朝北，醫療設備檔案與其他檔案同在一個庫房，但放置在專門防磁的檔案柜內，嚴格按照電子檔案的保管要求，存放的檔案遠離醫院臨床科室的磁場、強熱源、隔離有害氣體及強紫外線，庫房內室溫始終控制在17～20℃，相對濕度保持在35%～45%。通過對電子檔案管理環境的改善，同時也優化了檔案庫房條件，使醫院檔案管理硬件上了一個新臺階。

3 效果

我院通過從設備申購到報廢的整個環節的網絡管理，為醫院提供了完整的醫療設備信息資源[8-9]。① 院領導通過院內OA網上開設的醫療設備檔案專區可隨時了解本院醫療設備的分布使用情況、維修記錄、報廢管理等，為設備的更新提供參考；② 檔案管理人員主動學習檔案數字化管理，提高檔案管理的責任感和緊迫感；③ 各科室各階段的經辦人員積極主動上交醫療設備資料，使設備檔案的收集更加及時完整；④ 醫療設備檔案的利用率由原來的20%增加到85%，改變了以往重管輕用的局面，真正實現了全院資源共享，完善了檔案工的職責，既優化了工作流程也減少了不必要的勞動，設備的維修通過互聯網傳輸，與廠家共同查找問題，節約了時間、降低了成本、減少了醫療事故的發生。醫院購置的各種醫療設備也得到了最大效益的回報，大大提高了醫院的服務質量和效率，使醫院在推行醫療設備檔案電子化管理的同時也貫徹了精益管理的理念，提升了醫院的競爭力。

[1]竇麗娟,姬良波.如何做好照片檔案的電子化管理[J].黑龍江史志,2012,(5):31-32.

[2]沈娜,李詩,李長庭.醫院檔案電子化管理探討[J].行政事業資產與財務,2012,(2):144.

[3]曾冬梅,張正軍.精益管理在醫療設備檔案管理中的應用[J].中國醫療設備,2013,28(2):63-64,57.

[4]何彩平.醫療設備檔案的建立與管理[J].中國醫學裝備,2011,8(12):58-60.

[5]李珍香.淺析醫院檔案電子化管理[J].中國中醫藥現代遠程教育,2010,(2):153.

[6]張詩琳.檔案電子化管理的發展趨勢[J].蘭臺內外,2010,(5):24.

[7]李濤,李怡勇,米永巍,等.醫療設備管理中互聯網技術的應用思考[J].醫療衛生裝備,2013,(4):125-126.

[8]周嬙.我院醫療設備檔案管理工作的探討[J].中國醫療設備,2013,28(5):105-106.

[9]王雪琴.淺談檔案電子化管理的幾點認識[J].檔案天地,2010,(8):53-58.