試論增強檔案利用效果的路徑和手段

姜瑞博

哈勵遜國際和平醫院，河北衡水053000

試論增強檔案利用效果的路徑和手段

姜瑞博

哈勵遜國際和平醫院，河北衡水053000

對于檔案的有效利用是檔案的核心價值的體現，與此同時這也是檔案工作的一個關鍵性的環節，是檔案工作的終極目的。檔案能否被有效的利用，能夠直接影響單位的權益。充分的開發與利用檔案，增強檔案的利用效果，使得檔案的真正價值得以實現，這是目前需思考和解決的一個問題。而醫學檔案的利用也是如此，也面臨著相同的狀況和問題。因此，該研究重點討論了增強醫學檔案利用效果的路徑和手段，以使其能更好地服務于醫學醫院的發展與進步。

檔案資源；利用效果；路徑和手段；醫學檔案

隨著經濟的發展，我國的檔案管理與利用方面已經逐步從比較傳統的實體檔案的利用與管理轉變為電子化信息化檔案的管理與應用。人們對于檔案的現代化信息化也越來越重視了。同時隨著社會的發展，檔案也向多元化發展，檔案的種類不斷增多，而企事業單位對于檔案資源的利用要求也在不斷提升。然而因為多方面的原因，比如我國進入現代化發展的時間不長，還有傳統思想文化的影響等等，在檔案資源的利用上，我國存在著諸多的問題，這也使得我國檔案資源的利用效果不足，而且同樣的問題在醫學檔案利用的效果上也普遍存在。因此，如何解決這些問題，則需要我們探討增強醫學檔案利用的效果的路徑和手段，達到其目的，使醫學檔案能更好地服務于醫學。

1 增強醫學檔案利用效果的必要性和緊迫性

首先，檔案的利用效果，就是指通過利用檔案解決社會問題和促進經濟發展等方面所取得的效益。而在這其中，因為利用檔案而產生的效果有兩種，分別是經濟效益和社會效益。檔案利用的社會效益，一般是指檔案被利用后所產生的學術研究效果、教育效果等，這些效果一般來說是無法量化的。而因為檔案利用而產生的經濟效益，則是指檔案被用于生產、基礎建設時所產生的節省人工、節省資金等作用。社會效益和經濟效益這兩大效益，在檔案被利用時即可以產生，而且對于將來也有很大的幫助。

由此可見，醫學檔案利用的效果如果能夠增強，那么必將在醫學上產生更大的社會效益和經濟效益，對醫學的長遠發展也是十分有利的。而且當下醫學檔案利用的效果還十分一般，有很大的提升空間。因此，對于醫學檔案利用效果的增強是有其必要性和緊迫性的。

2 當下醫學檔案利用工作中所存在的問題

正如上文中所述，目前我國高速發展時期，醫學檔案管理工作中存在許多問題。這些問題集中出現在以下幾個方面。

2.1 對于醫學檔案的深度加工和利用程度低

醫學檔案的深度加工利用方面存在明顯的不足，檔案資源利用的后勁不足。這個問題的產生原因有很多，但是最主要的原因還是發生在檔案初步編研過程中。如果在這個過程中，編研錄入的信息資源不夠，那么就會影響檔案信息更深一層次的開發利用，使其在深度加工利用的后勁上不足。目前我國系統化、精準分析和全面的數據的專業編研材料比較少。雖然相關的醫學檔案部門的確撰寫了不少的編研資料，但是對于檔案的升級更新來說，這些資料，大部分還僅僅是在闡述一般化的、相對比較簡易的匯編，并沒有在本質上提升編研資料的專業性與編研的水平。這些原因使得相關的資料的查找和利用都變得十分得困難，編研的水平也無法得到提高。這些都促成了深度加工和利用的程度地下。

2.2 對于醫學檔案的管理利用意識薄弱，重視程度低

首先如果檔案能夠妥善的利用與管理，那么可以為單位產生巨大的社會效益和經濟效益。由此可見，醫學檔案檔案管理與利用對很多工作來說很重要，理應當關注、重視對于醫學檔案的管理與使用。然而相反的，目前相當一部分人員在檔案的管理與利用中，只注重對于檔案的初步錄入與儲存，忽視檔案的真正利用效果，真正的效益，同時對于檔案的管理也十分疏忽，對于其工作的重要性重視度不夠，這其中不乏部分領導干部。長久下來這使得人們逐漸忽視檔案管理與利用所能夠產生的不可估量的社會效益以及顯著的經濟效益。

其次在醫學檔案的管理與使用中還存在著一個長久的認識誤區。許多人認為檔案的私人的財產，是單位部門的財產，于是長久下來就產生了一種自己編輯錄入的檔案，應該只由自己使用利用的想法。這使得各個部門的檔案與材料無法歸入醫學總檔案，并且檔案更多是個人封檔，而不是移交到檔案部門。這種狀況下的心理使得醫學檔案無法做到資源上的共享。進一步便會讓檔案的真正使用者去花費大量的人力與物力去重新實驗，重新尋找與搜索檔案，以獲得想要的數據，造成了很嚴重的重復試驗重復建設，而這也在不同程度地影響了醫學的發展與醫學工作的進展。

2.3 醫學檔案的管理利用程度低，管理手段落后水平低

在我國，目前在醫學檔案管理與利用中存在一種普遍的現象，就是許多檔案管理人員認為自己的工作與舊時代的倉庫管理工作一樣，只需要看好這些實物檔案就可以了。于是不少檔案管理人員偏安一隅，工作的時候不積極，每天就像是報到一樣，來到工作崗位也不認真工作，僅僅是看看新聞聊聊天喝喝茶，缺乏進取的精神以及積極向上的工作態度。而目前檔案管理人員的工作一般經常只是對于資料的收集記錄而已，并不會立刻的對于歸檔材料進行檢查與整理。這些現象已經對檔案信息的后期開發與利用產生了十分嚴重的惡性影響。

而產生這些現象的最主要原因則是目前我國的檔案管理人員的素質參差不齊。不少人員都沒有經過專業的檔案知識培訓，這使得他們對與檔案的重要性、檔案管理要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務并不了解，他們對于自身職業的使命與任務并沒有很好的認識。這些原因使得我國目前的醫學檔案管理與利用難以有所進展。

3 增強醫學檔案利用效果的路徑和手段

在討論了醫學檔案利用的必要性以及目前醫學檔案管理與利用中所面臨的問題之后，需要討論一下增強醫學檔案利用效果的路徑和手段。路徑和手段是針對目前已經產生的問題以及可能產生的問題與不足而制定的。只有根據出現的問題去應對，才可以產生更好的效果。

3.1 做好醫學檔案管理與利用的基礎設施建設

正如經濟是基礎這種說法一樣，要做好檔案的管理與利用工作，首先必須把基礎設施的建設做到位。如果沒有現代化的檔案管理室與檔案管理工具設備，那么就沒法提高檔案管理與利用的效果，甚至連基礎的檔案管理與利用都沒法做到。檔案的管理工作包括許多環節，其中基礎的環節都需要物質基礎。基礎環節做不好的話，就沒法更好的做下一步的檔案利用，無法更好的發揮檔案的利用的最大效益。因此，一個好的基礎設施的建設，是做好檔案管理與利用的基礎，并且還會直接影響到檔案利用的效果。只有擁有完善的檔案管理室體系，才能更好的完成檔案的收集整理工作，提升檔案的完整性和準確性。只有科學系統的對檔案進行整理和編輯，才能夠使得檔案的下一步利用得以達成，并且方便了檔案的使用者，為提高檔案利用創造效果。

3.2 提前對醫學檔案利用的需求進行研究

首先在增強檔案的利用效果中，檔案管理人員必須對于自身的館藏要熟悉。如果連自身的館藏都不熟悉，那么下一步的工作便無法開展。而在檔案利用工作中，工作人員不僅僅需要熟悉自身的館藏，還要充分知道檔案使用者對檔案的需求。若無法了解到檔案使用者對于檔案的需求，那么就和盲人摸象，檔案的利用工作會變得很盲目。但是要做到了解檔案使用者的需求卻很不容易。第一點檔案管理人員要清楚檔案使用者的身份與使用檔案的目的，不然無從下手，無法提供合適的檔案。第二點，則是要了解使用者相關專業及單位的工作特性和倚重，然后對不同的人群的檔案需求進行比較，這樣才能有針對性地提供不同行業需求的檔案甚至是同行業不同需求的檔案，滿足使用者的需求。如果檔案工作這能夠在工作之前做好這兩個方面的工作，那么就能更好地為檔案的使用者服務，從而提高檔案的利用效益。

3.3 對醫學檔案管理工作人員實行再教育，提高素質，樹立牢固的效益觀念

檔案工作者在檔案的利用中有著不可替代的作用。因為檔案的利用首先必須是通過檔案工作者來達成的。也正是因此，檔案工作者的個人綜合素質就會直接對檔案利用效益的發揮產生很大影響。而我國目前檔案工作者對于自身工作任務和目標的認識還不足，所以需要對檔案工作人員實行再教育，解放工作人員的思想，轉變僵化的觀念，增強檔案的管理和利用意識，走出封閉固化的思維模式，使得檔案工作者樹立終身學習的觀念，培養其學習能力，進一步提高自身的綜合素質，使其能夠積極開發利用檔案信息資源，同時加強整體的人力資源建設，對其進行有計劃、有重點地培訓，充分調動檔案管理工作人員整體隊伍的積極性和創造性，加強對于檔案利用重要性的宣傳，這樣才能實現檔案的價值。

而在提高檔案管理工作人員自身綜合素質的同時，還要讓其形成一種堅定的檔案效益觀。合理利用檔案的能夠產生巨大的雙重效益。所以檔案管理人員也要與時代同進步。能夠提供合適的檔案也是其所需要具備的技能。與此同時，人們不得不忽視許多檔案具有時效性，檔案在不同時間所具有的價值是不同的，所以檔案工作人員要提高工作效率，不能僵化在老的思維模式上。也正是因為如此，檔案人員更加應該轉變自己的思想，樹立一種新式的現代化的服務觀念。檔案管理與利用要變得主動化開放化，要有針對性的去提供檔案，主動去服務，而不是像以前一樣被動得等待使用者來利用檔案。并且對于檔案重使用而不是重藏，這樣才能夠更好地發揮檔案的作用，增強醫學檔案的利用效果。

3.4 做好檔案的編研工作，利用現代化的手段進行檔案編研與管理

在檔案館的基礎建設完善的前提下，應該提高檔案管理利用的服務水平。在這其中，檔案編研參考資料有著十分重要的地位。因此，要使得檔案能夠得到有效的使用，就要吧編研工作努力做好。這個過程中對檔案資料進行多次加工、錄入，同時保證檔案的真實性完整性，這樣使得檔案信息能夠有增值，提高檔案的質量，滿足社會對于檔案利用日益增長的需求。在這個發展過程中，檔案數量的不斷增加以及現代社會的不斷發展，使得傳統的管理方法和利用方法已經沒法滿足人們的需求了。因此，檔案部門應該加速推進檔案錄入的信息化現代化進程，順應時代發展的潮流。同時也不應該放棄傳統的檔案利用方法。利用現代科技，發展出適用于我國的現代化檔案利用方法，增強醫學檔案利用的效果。

4 結語

在新時代中，增強醫學檔案的利用效果是一整套的系統化的工程。因此，不僅僅要從檔案部門的角度出發，來討論提高檔案利用效果的路徑和手段。同時也要以使用者的角度出發來探究、尋找路徑，尋找解決的辦法。只有這樣，雙管齊下，才能夠最大限度地滿足人們日益提高的需求。才能推進整體檔案工作的進一步發展。

[1]申海棠.高校檔案利用工作的新變化及應對策略[J].開封大學學報，2005(3)：73-74.

[2]顧成晰.檔案編研選題的基本原則[J].蘭臺世界.2004⑺：5-6.

[3]張鳳麗，邢偉，胡鉑，等.提高高校檔案利用的新途徑[J].中國環境管理干部學院學報，2009（3）：11-13.

R195.4

A

1672-5654（2014）12（c）-0095-02

2014-09-20）

姜瑞博（1983.11-），女，河北衡水人，本科，檔案管理館員，主要研究方向：辦公室行政管理類檔案、人事類檔案、科學技術研究檔案的管理。