企業如何做好設備檔案管理

呂志芳，史梅云，李勁松

（中油濟柴動力總廠，山東 濟南 250306）

中油濟柴動力總廠在經濟開發區建立了新廠區，新購了機加工、熱處理、總裝等生產設備和研發設備一百多臺套，并進口了數控加工中心幾十臺，如何保證這些設備檔案的完整、準確成了一個重要的問題。

一、目前企業設備檔案管理存在的問題

1.對設備檔案重視不夠

只重視設備的使用、不重視設備檔案的管理，導致設備檔案收集不全，影響了設備的正常使用和維護。

2.設備檔案收集不全

設備檔案的收集應包括購置、安裝、調試、運行、維修、改造到報廢的全過程每個環節的資料都需要收集齊全，以保證設備檔案系統、完整。

設備檔案收集不全包括：設備的招投標資料不全、安裝調試記錄不全；進口設備的出國考察、培訓、談判協議資料不全，以及缺少翻譯；特種設備的檢驗報告、檢測記錄不全。

3.設備檔案的案卷質量不符合要求

主要體現在裝訂不合要求、書寫材料不合格、紙張不合格、圖紙繪制不規范等。

二、設備檔案管理中應注意的問題

1.企業應重視設備檔案管理工作

設備檔案是設備的歷史記錄，它對于設備的正常運轉起著重要的作用，如起重設備、鍋爐管道設備、電梯等特種設備定期年檢時都離不開合格證、檢驗報告等資料，設備檔案完整、準確是保證設備連續正常運行的前提。因此企業應高度重視設備檔案管理，以提高企業持續發展的能力。

2.制定完善的設備檔案管理制度

企業應該根據自身情況，制定出相應的設備檔案管理方法和制度。如我廠制訂了《普通設備檔案管理辦法》、《重要設備檔案管理辦法》、《特種設備檔案管理辦法》和《IT設備檔案管理辦法》。針對進口數控加工中心設備如蘭迪斯數控磨床、大型數控龍門加工中心、曲軸復合加工中心、凸輪軸復合加工中心等，制定了《進口設備檔案管理辦法》，明確規定了這些設備從招投標到安裝使用各個階段應歸檔的內容、文件質量要求，以及各個歸檔單位的職責。

3.將設備檔案的內容、質量等要求納入設備購買合同中

我廠在與設備廠家洽談購買設備事宜時，就針對設備檔案的內容、質量問題進行溝通，將應交付的設備檔案內容、套數、案卷質量等要求詳細寫入合同及協議中。在設備到貨驗收時，依據合同內容驗收資料。

4.實行檔案歸檔備案確認制

在設備檔案歸檔時，我廠實行設備檔案歸檔備案確認制。由檔案室列出每臺設備應該歸檔的內容及實際歸檔的內容，由檔案室及各歸檔單位領導簽字確認。缺少的資料由歸檔單位出具理由并由領導簽字確認，使應該歸檔的資料、實際歸檔的資料及沒有歸檔的資料都明確清晰、有據可查、可以追溯。

5.建立考核機制

為了加強設備檔案管理，我廠建立了考核機制。將設備從招投標、購置、到貨驗收、安裝、調試、試運行等各個階段產生的資料落實到具體單位、具體人員，并納入部門職責及崗位職責，建立和形成考核機制。出現問題運用考核機制進行考核、追責。

6.配備專職及兼職設備檔案管理人員

為了更好地管理、利用設備檔案，應配備專職設備檔案人員負責設備檔案的管理工作。如我廠檔案室設立了專職的設備檔案管理人員，各個分廠設有兼職的設備檔案管理人員。設備檔案人員應該熟悉設備檔案的構成、整理規范、著錄規則等，這樣才能確保檔案的完整、系統、有條理及標準化。

7.設備檔案管理人員參與設備開箱驗收

我廠要求設備檔案管理人員在設備的各個階段進行跟蹤管理，深入現場，指導設備檔案的收集、整理。設備到貨開箱驗收時，設備檔案管理人員要參與全過程，登記隨機資料，填寫驗收單并簽字，確保新設備資料能夠完整、準確地歸檔。

8.對設備檔案管理人員進行培訓

檔案管理人員的學識水平和專業技術水平直接決定著管理水平。為此我廠組織相關人員參加培訓班，通過學習和培訓，使設備檔案管理人員具備了系統的設備檔案管理知識，加強了設備檔案管理工作。