水利企業(yè)檔案編研工作探討

張玉婷

水利企業(yè)檔案編研工作探討

張玉婷

企業(yè)檔案全方位反映了企業(yè)活動(dòng)的方方面面，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財(cái)務(wù)、人事等其他活動(dòng)的內(nèi)容，如文書檔案、科技檔案、經(jīng)濟(jì)管理檔案、專利檔案、商標(biāo)檔案、財(cái)會(huì)檔案、人事檔案等，真實(shí)全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術(shù)引進(jìn)、產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、市場(chǎng)營(yíng)銷、經(jīng)營(yíng)決策以及財(cái)會(huì)、人事管理等方面的活動(dòng)，是企業(yè)重要的知識(shí)資源。企業(yè)檔案管理的好壞，直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)等各個(gè)方面。企業(yè)檔案編研是根據(jù)企業(yè)科研、生產(chǎn)、技術(shù)、管理等需要，在對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，按一定專題進(jìn)行加工整理，形成歸類、系統(tǒng)、適用的材料提供給利用者的一項(xiàng)工作。好的編研材料既可以方便檔案使用人員，也可以提高檔案管理的效率，達(dá)到事半功倍的作用。因此要拓展檔案工作的思路，加大編研工作的力度。

一、企業(yè)檔案編研的意義

1.企業(yè)檔案編研能夠滿足企業(yè)檔案各類使用人員的客觀需要

編研人員所做的工作，實(shí)際上就是將檔案里分散的知識(shí)集中起來(lái)，使無(wú)序、孤立、凌亂的知識(shí)系統(tǒng)變得有序化，讓檔案中包含的知識(shí)得到增值。檔案編研既提高了檔案利用工作的效率，又?jǐn)U大了檔案利用的范圍，可以更好地為各類檔案使用人員服務(wù)

2.企業(yè)檔案編研有助于促進(jìn)檔案工作的發(fā)展

開(kāi)展企業(yè)檔案的編研工作，有助于完善企業(yè)檔案工作的職能，促進(jìn)檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，并提高檔案工作者的工作能力和業(yè)務(wù)水平。

3.企業(yè)檔案編研有助于促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

檔案編研不僅在企業(yè)物質(zhì)文明建設(shè)中施展主要作用，對(duì)精神文明建設(shè)也具有

積極意義。這首先表現(xiàn)在企業(yè)檔案編研對(duì)企業(yè)文化建設(shè)的促進(jìn)作用上，編研成果一方面為企業(yè)文化建設(shè)提供了依據(jù)和生動(dòng)真實(shí)的教材，另一方面其本身也是企業(yè)文化建設(shè)的一種精神成果。

二、企業(yè)檔案編研工作的原則

企業(yè)檔案編研工作是企業(yè)開(kāi)發(fā)利用檔案信息的一種重要形式，為了使企業(yè)檔案編研材料具有價(jià)值，達(dá)到提供利用的目的，企業(yè)檔案編研工作應(yīng)遵循以下原則：

1.適應(yīng)需要，突出重點(diǎn)原則

企業(yè)檔案的編研應(yīng)圍繞滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的需要，有重點(diǎn)地進(jìn)行編研。企業(yè)檔案的編研工作不同于專門的學(xué)術(shù)研究和著書立說(shuō)，而是以編研為手段，發(fā)揮企業(yè)檔案史料的優(yōu)勢(shì)，配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的中心工作，確定具有現(xiàn)實(shí)意義的專題，查選檔案材料，研究分析，整理匯編，滿足企業(yè)各部門利用檔案的需求。

2.廣泛選材，實(shí)事求是原則

企業(yè)檔案館藏豐富，基礎(chǔ)工作好，是編研材料的主要來(lái)源。因此，當(dāng)確定選題時(shí)，一定要以本檔案室的檔案史料為基礎(chǔ)，最大限度地選材，以保證編研材料的正確性和完整性。要做到不準(zhǔn)確的資料不引用，不完整的檔案不使用。不能只選中幾份資料就滿足一得之見(jiàn)，以偏概全。

3.忠于原文，保證質(zhì)量原則

企業(yè)檔案編研材料要忠實(shí)于檔案的原件，要保證編研材料的質(zhì)量。企業(yè)檔案是反映企業(yè)歷史的客觀存在，檔案人員的責(zé)任就是通過(guò)編研加工真實(shí)的史料，反映歷史的本來(lái)面目。忠于原文與科學(xué)的編輯加工是不矛盾的，糾正原文的錯(cuò)誤之處，可更準(zhǔn)確地表達(dá)原意。科學(xué)加工的目的，正是為了忠于原文。編研加工檔案時(shí)必須在認(rèn)真研究和仔細(xì)校對(duì)的基礎(chǔ)上，對(duì)原文進(jìn)行考證、糾錯(cuò)，并以一定的方式加以說(shuō)明，這樣才能使編研材料準(zhǔn)確可靠，有根有據(jù)，才能編輯出高質(zhì)量的檔案材料。

三、企業(yè)科技檔案編研工作在實(shí)際工作中的應(yīng)用

以安徽省水利水電勘測(cè)院設(shè)計(jì)院檔案工作為例，為適應(yīng)水利水電事業(yè)的迅速發(fā)展和加快前期設(shè)計(jì)工作的需要，全面開(kāi)發(fā)綜合檔案室現(xiàn)有水工閘門檔案的信息資源，方便用戶查找所需閘門的技術(shù)參數(shù)和迅速調(diào)閱檔案，該院1985年起著手《水工閘門技術(shù)特性匯編》的編制工作，每年將當(dāng)年設(shè)計(jì)歸檔的新閘門技術(shù)特性增補(bǔ)進(jìn)去，至1994年底共匯編收集各種類型閘門259種。為方便使用，《匯編》在整編時(shí)以門型分類即分為平面閘門108種，弧形門27種，其他型閘門104種共三大類。為便于專業(yè)人員查找，根據(jù)水工結(jié)構(gòu)布置和閘門工作特性等條件，對(duì)各類閘門又分別按露頂式、潛沒(méi)式、定輪、滑輪等特性劃分欄目，各欄目順序以閘門的孔口寬度為準(zhǔn)，按其孔口高度及設(shè)計(jì)水頭由大到小依次排列。此匯編在以后的閘門設(shè)計(jì)工作中發(fā)揮了很大作用，得到專家一致好評(píng)。

2005年中央再次提出對(duì)中部四省大型泵站進(jìn)行更新改造的要求，由于這些泵站大多建于二十世紀(jì)六七十年代，受當(dāng)時(shí)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)條件的限制，許多泵站存在設(shè)計(jì)不合理、建筑質(zhì)量差、機(jī)泵選型不當(dāng)?shù)娜毕荨?duì)大型排澇泵站進(jìn)行更新改造，提高運(yùn)行的可靠性、安全性，使其繼續(xù)有效地發(fā)揮除澇減災(zāi)作用，已成為迫切需要解決的重要問(wèn)題。安徽省水利水電勘測(cè)院設(shè)計(jì)院承擔(dān)了安徽省沿江圩區(qū)排澇泵站工程可研項(xiàng)目，為方便用戶查找所需的泵站資料及為設(shè)計(jì)人員在泵站的技術(shù)改造、安全鑒定等工作中提供快捷、準(zhǔn)確的檔案信息資源，收集了排澇泵站的工程規(guī)模、主要技術(shù)特性、參數(shù)等編制了《安徽省沿江圩區(qū)排澇泵站主要技術(shù)特性匯編》，共收錄泵站43座（其中更新改造16座），分別選取其工程規(guī)模、建設(shè)任務(wù)等規(guī)劃設(shè)計(jì)參數(shù)，泵型、裝機(jī)功率等水力機(jī)械基本參數(shù)，輸電線路、高、低壓開(kāi)關(guān)柜、計(jì)算機(jī)監(jiān)控系統(tǒng)等電氣基本參數(shù)、泵站的技術(shù)特性方面包括了該泵站的工程等級(jí)、地震烈度、泵站型式、泵房型式等其他主要技術(shù)特性材料匯編入冊(cè)。

四、企業(yè)科技檔案編研工作應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題

1.必須搞好企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)工作

只有把本企業(yè)各個(gè)歷史時(shí)期、各種門類的檔案收集齊全，不斷豐富館藏，抓好檔案基礎(chǔ)工作，才能圍繞企業(yè)工作中心，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)和各級(jí)管理人員的需要，編輯開(kāi)發(fā)出適應(yīng)性強(qiáng)，既真實(shí)可靠又系統(tǒng)完整的檔案信息。這要求檔案管理人員注重平時(shí)積累，加強(qiáng)材料收集，可以采取表格建賬的形式，將單位每一時(shí)期，每一項(xiàng)變化隨時(shí)登記，如大事記、組織沿革等，同時(shí)還可隨時(shí)復(fù)制有關(guān)文件，做好文件編研材料積累，如文件匯編等。

2.必須處理好檔案保密和利用的關(guān)系

企業(yè)檔案編研工作是一項(xiàng)政治性、科學(xué)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作，既要編研利用，又要注重保守國(guó)家和企業(yè)的商業(yè)秘密。既不能因?yàn)楸Ｃ芏鴮n案永遠(yuǎn)封存起來(lái)，也不能為了利用檔案而失密，在編研工作中應(yīng)盡可能處理好這兩者的關(guān)系。

3.靈活形式、務(wù)求創(chuàng)新

在編研成果形式上，因進(jìn)入信息社會(huì)，紙質(zhì)檔案的“一統(tǒng)天下”正逐步被聲像檔案、電子檔案等多種載體并存的格局所替代，因此，傳統(tǒng)的編研形式也必須進(jìn)行轉(zhuǎn)換和創(chuàng)新。可以利用攝影、錄像、照片和文字說(shuō)明等多種形式和載體記錄企業(yè)發(fā)展，這種生動(dòng)、直觀、說(shuō)服力強(qiáng)的編研成果更能適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展。還可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將館藏內(nèi)容、編研成果等制成網(wǎng)頁(yè)，在企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)中提供利用，把一些編研成果如大事記等放在企業(yè)外部網(wǎng)頁(yè)上，對(duì)企業(yè)起到宣傳作用。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，編研成果形式注定要向多載體、全方位、深層次的方向轉(zhuǎn)變。

隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，企業(yè)要不斷深化改革才能生存發(fā)展，檔案工作者應(yīng)準(zhǔn)確把握企業(yè)改革帶給檔案編研工作的機(jī)遇，適應(yīng)當(dāng)前檔案資源信息化建設(shè)快速發(fā)展的形勢(shì)，及時(shí)調(diào)整檔案編研觀念，強(qiáng)化檔案編研工作，為國(guó)家和企業(yè)的繁榮與發(fā)展作出貢獻(xiàn)■

（作者單位：安徽省水利水電勘測(cè)設(shè)計(jì)院 230088）

（專欄編輯：周 權(quán)）