關于治淮工程建設檔案管理的思考

程立

關于治淮工程建設檔案管理的思考

程立

一、治淮工程檔案管理的特點和難點

1.建設周期長

治淮工程前期審批需經過實施方案、可行性研究、土地預審、環境影響評價、移民安置確認、初步設計報批等諸多環節，加之投資大，受國家宏觀政策等因素影響多，前期審批工作歷時很長。以淮河入江水道整治為例，2003年淮河流域大水后，2004年啟動入江水道整治工程前期工作，2011年10月才正式開工建設，歷時近8年。同時，工程建設工期也比較長，計劃工期均超過3年。

2.涉及范圍廣

入江水道整治工程涉及淮安、揚州兩市10縣（市、區）及安徽省天長市，洪澤湖大堤涉及淮安市的盱眙、洪澤、淮陰等3個縣區，分淮入沂整治涉及淮安市清浦、淮陰區和宿遷市泗陽、沭陽縣，跨縣、跨市甚至跨省。此外，工程戰線也很長。入江水道整治工程全線長157.2千米，洪澤湖大堤加固工程全線長70.63千米，分淮入沂整治工程全線長97.5千米，戰線總長超過300千米。

3.項目內容雜

治淮工程建設內容繁雜，包括堤防土方加固，防滲處理、護坡、防汛道路、建筑物等多項工作，建筑物中還包括涵閘、橋梁、泵站、水電站、船閘等多種類型。此外，永久征地、臨時占地、拆遷民房、搬遷企事業單位等工作量也很大。

4.參建單位多

從工程建設管理、設計、施工、監理等參建單位，到省、市、縣政府、水行政主管等部門，每個項目參建的單位都有上百個。同時，工程檔案還涉及水利、交通、通訊、消防、市政、電力、生態環境、建設等方方面面。

5.檔案管理要求高

治淮工程建設過程中，工程檔案是質量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段驗收和竣工驗收，以及日常管理中不可替代的重要依據。也是在工程建成后進行運行、維護管理中不可缺少的重要參考資料，對于資料的準確性、完整性、規范性、及時性要求都很高。

三、對策建議

治淮工程周期長、投資大，環節多，在整個工程建設中形成的檔案數量大、種類多、專業性強。只有參建各方做到領導重視，機構人員落實，檔案管理制度健全，管理網絡順暢，過程控制和全程跟蹤有效，才能保證切實做好工程建設檔案管理工作，滿足水利建設快速發展的需求。當前，工程參建各方對于檔案管理工作越來越重視，水利重點工程檔案管理水平總體提升較快。但仍存在重工程建設、輕檔案管理，規章制度執行不到位，歸檔不及時，人員配備不足、素質不高等問題。針對治淮工程的特點，提出對策建議如下：

1.增強全員檔案意識

治淮工程的建設管理模式是省水利廳組建工程建管局，負責工程宏觀協調；市水利局成立項目建設處，作為項目法人；沿線縣（區）政府、水利局成立項目部，具體負責工程征遷補償，以及縣管工程的實施等。因此，在工程項目開始時，不僅要對施工、監理單位人員進行檔案法律法規的宣傳教育，同時要對省、市、縣（區）有關項目建設單位主要負責人進行宣傳，增強他們的工程檔案意識，爭取各方面的配合與支持，提高做好工程建設檔案管理的自覺性和責任感，增強責任意識。

2.加強人員設備投入

一是要建立健全檔案管理組織機構。工程沿線建設單位較多，因此應要求每個工程建設處都要建立健全相應的檔案管理責任，明確單位主要負責同志作為各自檔案管理責任人，明確檔案管理分管負責人，配備足夠的專職檔案管理人員，形成建設、施工和監理單位相關檔案管理人員組成的檔案管理網絡。對檔案管理工作做到有布置、有檢查、有落實，使檔案工作高效有序地開展。

二是要加強硬件建設。參建各方都要重視檔案管理的硬件設施建設，建設單位要購置必要的標準檔案柜、打印機、復印機、照像機、攝像機、刻錄機等硬件設備；要設立專門的檔案室，按要求備齊滅火、防霉、防蟲用品，落實防光、防蟲、防火、防霉、防塵、防高溫等措施，為檔案資料的長期保存創造條件。由于施工、監理較多，水平不一，應要求他們要根據檔案數量，配備必要的設施。受現場條件限制，不具備保存條件的，應及時交送交建設單位代為保存。另外可以到當地檔案局定制標準檔案盒、卷皮供參建單位歸檔使用，并制定不同規格的標簽模板，保證工程檔案整齊、統一、美觀。

三是加強人員培訓。首先要培訓檔案業務、工程專業基礎知識，使檔案人員對工程文件的形成、收集、整理、歸檔有明確的認識，了解工程施工流程，從而更有利于歸檔工作的開展；其次對工程技術和行政管理人員進行檔案知識培訓，使他們掌握檔案方面的有關規定和要求，督促相關人員嚴格按標準執行；第三是對項目建設單位的檔案專業人員進行工程文件編制的現場指導，通過“傳、幫、帶”的形式，提高參建各方專兼職檔案人員的業務素質和專業技能。

3.建立完善檔案管理制度

根據國家及行業的有關法律、法規，結合工程建設情況完善制度，建立科學、合理、適用、可操作性強的工程建設檔案管理制度，對組織體系、職責、考核，以及文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、移交等流程，都應明確規定，實現檔案管理規范統一、有章可循；制定工程建設檔案管理工作約束機制，將工程檔案管理工作納入工程建設目標管理，并將其納入有關部門的職責范圍，明確責任指標，嚴格考核；提高執行力，嚴格落實檔案管理規定，實行檔案工作與工程建設“三同步”，執行檔案人員“三參加”，落實檔案工作“四納入”，從源頭上為竣工資料的建檔打好基礎。此外，應建立檔案督查制度，每半年至少組織一次檔案專項檢查，工程建設處每季度應組織一次檢查，及時發現問題，要求整改。

4.強化過程控制

根據治淮工程的特點，為保證歸檔及時和案卷的真實性、完整性、準確性，要做到事前介入、事中控制、事后把關，使其滲透于工程建設各階段、各環節。在啟動工程時就應預先謀劃，建立健全檔案管理體系，制定明確的目標和計劃；在工程開工準備階段統一標準，明確各方的職責，并將有關檔案管理制度標準和要求傳達到到各參建方；在工程施工階段實時監控，在檢查工程項目質量、進度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況，重點檢查和指導各參建單位項目檔案人員如何立卷，檢查案卷質量是否符合要求，對于容易疏忽的問題和容易出錯的案卷材料重點檢查；在工程竣工驗收階段，重點加強案卷整理，做好缺陷工程和未完工程及暫時未歸檔的文件材料的跟蹤、檢查。

5.加強電子文件管理

目前，計算機應用較為廣泛，有條件利用計算機進行檔案輔助管理。工程建管局應牽頭購買網絡版的檔案管理軟件，建立網上管理網絡。檔案管理軟件的選擇上，既要能迅速完成目錄輸入、修改、打印，又能準確、快速地進行數據審核、轉儲、查詢、統計等操作。加快紙質檔案信息的錄入速度，推進檔案信息資源共享，建立檔案目錄系統數據庫；加強電子檔案的管理，實現紙質檔案與電子檔案的同步管理，開發重要檔案全息數據庫，實現重要檔案的全息機檢，真正實現檔案資源共享，為工程建設管理服務。

6.重視竣工圖的編制

工程竣工圖是完建工程的最終真實反映，也是以后工程決算和財務審計的重要依據，竣工圖編制質量好壞直接影響工程運行管理及今后的維修、加固，是資料整編工作的重中之重。但根據以往檔案驗收經驗來看，施工單位對于竣工圖編制的重要性認識不夠。因此，建設單位在開工之初就應明確有關要求，施工單位應根據施工過程中產生的設計變更內容如實編制竣工圖，確保竣工圖圖面整潔、美觀。竣工圖編制初步完成后，由施工單位技術負責人復核，最后經監理工程師審核，逐一加蓋竣工圖章。形成的竣工圖要圖面清晰、準確，折疊規范，履行完備的簽字手續，確保反映工程實際情況。同時，竣工圖要保存電子版本，為以后的網上檢索提供條件■

（作者單位：江蘇省水文水資源勘測局南京分局 210000）

（專欄編輯：周 權）